Aufgeräumt - Papierlos - Schnell

Hoch-Produktiv arbeiten mit Mac, iPhone und iPad.

Wenn Sie ohne Stress mehr erreichen wollen und Ihre Apple-Produkte sowie Tools effizienter für die Arbeit nutzen möchten, sind Sie hier richtig.

Nicolai Wirth

Coaching

Im Mac Business Coaching sorgen wir dafür, dass die Technik reibungslos für Sie arbeitet, damit Sie den Kopf frei haben für Ihre eigentliche Arbeit - persönlich und vertraulich.

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Webinare

In Webinaren und Inhouse- Seminaren bei Ihnen im Unternehmen optimieren Sie die Nutzung von Grundfunktionen und fortgeschrittenen Tools für Mac, iPhone oder iPad und steigern Ihre Produktivität.

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Club

Der Mac Business Coaching Club hilft Ihnen durch regelmäßige Beratung, Ihren effizienten Umgang mit Mac, iPhone und iPad immer up to date zu halten. Mit kostenfreier Basis-Mitgliedschaft!

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Über Mac Business Coaching

Coaching Beispiele

Jeder Anwender hat individuelle Schwierigkeiten und Herausforderungen. Die folgenden Coaching Themen und Beispiele geben Ihnen jedoch einen Eindruck, in welchen Bereichen wir Ihnen helfen und Sie weiter bringen können.

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Vorgehen beim Coaching

Das Coaching kann bei Ihnen vor Ort oder Remote über eine Internetverbindung stattfinden. Dabei können gegenseitig die Bildschirme gesehen werden, um eine schnelle Lösung Ihres Problems und einen hohen Lerneffekt zu erzielen.

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Für wen ist das Coaching?

Mac Business Coaching richtet sich mit seinen Themen an unterschiedliche Unternehmenstypen und auch Mitarbeiter innerhalb der Unternehmen, die mit Macs, iPhone und iPad arbeiten.

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Referenzen

Kunden von Mac Business Coaching berichten über Ihre Erfahrungen und was Ihnen die Sitzungen im täglichen Arbeitsleben gebracht haben. 

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Wo Sie uns auch finden

Mac Business Blog

endlich papierlos mit Mac Business Coaching

Immer mehr Unternehmen und Selbstständige setzen auf das papierlose Büro - und doch sind beim Thema „Papierlos“ viele hin- und hergerissen. Die meisten halten es für erstrebenswert, vor allem, weil es effizienteres Arbeiten ermöglicht. Aber viele scheuen die Arbeit, die mit der Umstellung auf ein papierloses Büro verbunden ist. Da lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Papierlos wird ein Büro nicht von alleine

Etwas Zeit und in den meisten Fällen auch Geld muss schon investiert werden, um die Umstellung auf den Weg zu bringen. Deshalb erst mal ein Blick auf die Gründe, die für papierloseres Arbeiten sprechen.

Schließlich machen Investitionen nur Sinn, wenn der Nutzen auf Dauer größer ist als der Aufwand. Aus meiner Sicht sind das die 5 wichtigsten Vorteile eines möglichst papierlosen Büros:

5 Gründe, warum Ihnen das papierlose Büro viel Arbeit spart

1. Büro und Leben sind aufgeräumter

Der offensichtlichste Effekt eines papierlosen Büros: Es gibt keine Papierstapel mehr, die Beachtung finden müssen und die Ordner werden weniger oder es kommen zumindest keine neuen dazu. Manche meinen ja, sie brauchen das kreative Chaos, um existieren zu können. Die meisten sind aber froh, wenn sie in ihr aufgeräumtes Büro kommen und konzentriert an den Dingen arbeiten können, die in dem Moment wichtig sind - und nicht wahllos irgendeinen Zettel in die Hand nehmen, der gerade zufällig ganz oben auf dem Stapel liegt.

2. Entscheidungen zu einzelnen Blättern, Briefen oder Material sind getroffen

Der Prozess hin zum papierlosen Büro bedeutet ja nicht, dass Sie einfach alles scannen oder wegwerfen. Es bedeutet, dass Sie für jede Sache, die vorher auf Papier existierte, eine Entscheidung getroffen haben. Dieser Entscheidungsprozess macht enorm produktiv und ist am besten mit der Getting Things Done-Methode zu erklären. Da geht es u.a. darum, sich sehr bewusst darüber zu werden, welches Zeug überhaupt alles im eigenen Leben existiert. Zu diesem Zeug gehören auch alle unbearbeiteten Papierstapel.

3. Mobiles Arbeiten wird ermöglicht - Zugriff auf alles, immer und überall

Nur wenn Sie digitalen Zugriff auf alles haben, auf alle Dokumente, Notizen, Termine, Kommunikation – und zwar immer und auf allen Ihren Geräten – ist mobiles Arbeiten wirklich gut möglich. Dann können Sie auch jederzeit und überall neue Informationen ablegen. Und mit Mitarbeitern, Kollegen, Kunden, Geschäftspartnern auf aktuelle Dokumente zugreifen. Außerdem brauchen Sie später nicht lange überlegen, an welchem Ort bzw. auf welchem Gerät sie jetzt das entsprechende Dokument abgelegt haben. Die wichtigsten Elemente dieses vollen Zugriffs: E-Mails per IMAP oder Exchange; Office Dokumente z.B. in Dropbox; Notizen und Referenzmaterial z.B. in Evernote sowie Bilder, Filme, Musik.

4. Der "Steuerkram" wird einfacher - Starten Sie mit "Digitaler Buchführung"

Anfang 2016 habe ich die letzte physische Zusendung der USt-Unterlagen an meinen Steuerberater gemacht. Ein Seminar zum Thema digitale Buchführung hat mir die Schwierigkeit der Umsetzung einer kompletten papierlosen Buchführung vor Augen geführt. Seitdem haderte ich damit, endlich die letzte echte Papierbastion bei mir auch noch loszuwerden. Es macht aus meiner Sicht absolut keinen Sinn (mehr), Ausdrucke von zu fast 100% digitalen Belegen zu versenden, zumal die Papierflut für mich jedes mal ein unglaublicher Aufwand ist. Daher habe ich zumindest die Belege-Verarbeitung komplett digitalisiert.

Die Erleichterung kommt sowohl beim Sammeln als auch beim Sortieren zustande: Sobald eine Rechnung per E-Mail ankommt kann sie z.B. vom iPad oder iPhone so abgelegt werden, dass Sie damit später am Mac reibungslos weiter arbeiten können. Und durch geschickte Bezeichnung der Dokumente sortiert sich Ihre Buchführung fast von selbst.

5. Es entsteht kein neues Papier, weil es viel bessere "Zu Lesen" Abläufe gibt

Früher war das Ausdrucken von Internet-Artikeln zum späteren Lesen der übliche Weg. Natürlich landeten diese Ausdrucken auf einem der Stapel - und wurden höchstwahrscheinlich NICHT gelesen.

Mit "Read Later"-Systemen wir Pocket oder Instapaper ist das Speichern, Lesen und Weiterverarbeiten von Internet-Artikeln heute wesentlich leichter und macht Spaß - und es entsteht gar kein Papier. Also auch keine Arbeit beim Sortieren und Durchsuchen.

Kurz: Das papierlose Büro erspart viel Sucharbeit, ermöglicht mobiles Arbeiten, bringt Klarheit in den Kopf und macht einfach produktiver.

Und 3 Gründe, warum das Erreichen des papierloseren Büros zunächst Arbeit macht

1. Entscheidungen müssen getroffen werden

Die oben angesprochenen Entscheidungen über alle papierenen Dinge müssen auch getroffen werden. Das kann anfangs ein langer und anstrengender Prozess sein – zumindest, wenn er allein durchgeführt wird.

Gemeinsam ist es leichter Entscheidungen zu treffen. Drei Möglichkeiten gibt es, wenn wir nach den Prinzipien der Getting Things Done-Methode vorgehen:

  • Das Papier landet im Müll, weil es keine Relevanz für Sie hat
  • Sie haben einen nächsten Schritt definiert, der sich aus dem Papier ergibt - und Sie halten diesen Schritt fest, dann können Sie das Papier wegwerfen oder scannen
  • Das Papier enthält eine Information, die Sie für den nächsten Schritt oder einfach als Referenzmaterial benötigen - dann scannen Sie es ebenfalls und legen es ab, wo Sie es schnell wieder finden

2. Ablagesysteme und Abläufe müssen geklärt werden

Für das Speichern, Lesen und Verarbeiten der digitalen Inhalte müssen die Abläufe geklärt werden. Sie müssen einmal grundlegend darüber nachdenken, wo und wie alles abgelegt wird und ob Sie z.B. auf die Verwaltung ihrer eigenen Musikbibliothek (die womöglich noch als CDs existiert) komplett verzichten und stattdessen auf Streaming Dienste setzen.

3. Ein sehr guter Scanner sollte angeschafft und richtig eingerichtet werden

Auch wenn neue papierbasierte Inhalte zunehmend seltener werden, wird es immer welche geben. Was Sie daher auf jeden Fall brauchen: einen hervorragenden Scanner – einen intelligenten Mitarbeiter.

Was muss der unbedingt können?

  • Superschnell und beidseitig scannen
  • Auf die Größe des Blattes zuschneiden
  • Direkt in den gewünschten digitalen Ort scannen
  • Texterkennung beherrschen

Und je nach Ihren Bedürfnissen noch einiges mehr.

Es reicht aber nicht, diesen Scanner nur zu kaufen und aufzustellen. Sie müssen auch noch Zeit investieren, um Ihren intelligenten Mitarbeiter gut einzuarbeiten. Es gibt dort eine Reihe wichtiger Einstellungen, die Ihnen zusätzlich Arbeit ersparen.

Unterschätzen Sie nicht den Nerv- oder Spaß-Faktor

Je schneller und problemloser Sie Ihre Belege, Gebrauchsanweisungen, Vorlagen, Unternehmensinfos, Abläufe, Checklisten uvm. digitalisieren und in ein gut durchdachtes Ordnungssystem ablegen, desto mehr Spaß macht papierloses Arbeiten. Deshalb ist die Denkarbeit am Anfang so wichtig.

Erst wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe wirklich einmal gründlich durchdacht haben, wird das papierlosere Arbeiten nicht nur nervigen Zusatzbelastung, sondern zum Effizienz-Booster.

 

Lassen Sie sich unterstützen beim Umstieg aufs papierlose Büro

Damit es schnell geht und auf Dauer Spaß macht, bieten wir Unterstützung bei der Umstellung auf das papierlose Büro an.

Im Paket von Mac Business Coaching ist übrigens ein Rabatt-Gutschein auf einen der besten Scanner inklusive.

Laden Sie sich hier das Angebot herunter und machen einen Termin für ein kostenloses Informationsgespräch unter 030-746 949 98 oder per E-Mail This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. aus.