Aufgeräumt - Papierlos - Schnell

Hoch-Produktiv arbeiten mit Mac, iPhone und iPad.

Wenn Sie ohne Stress mehr erreichen wollen und Ihre Apple-Produkte sowie Tools effizienter für die Arbeit nutzen möchten, sind Sie hier richtig.

 

Coaching

Im Mac Business Coaching sorgen wir dafür, dass die Technik reibungslos für Sie arbeitet, damit Sie den Kopf frei haben für Ihre eigentliche Arbeit - persönlich und vertraulich.

erfahren sie mehr

Webinare

In Webinaren und Inhouse- Seminaren bei Ihnen im Unternehmen optimieren Sie die Nutzung von Grundfunktionen und fortgeschrittenen Tools für Mac, iPhone oder iPad und steigern Ihre Produktivität.

erfahren sie mehr

Club

Der Mac Business Coaching Club hilft Ihnen durch regelmäßige Beratung, Ihren effizienten Umgang mit Mac, iPhone und iPad immer up to date zu halten. Mit kostenfreier Basis-Mitgliedschaft!

erfahren sie mehr
Über Mac Business Coaching

Coaching Beispiele

Jeder Anwender hat individuelle Schwierigkeiten und Herausforderungen. Die folgenden Coaching Themen und Beispiele geben Ihnen jedoch einen Eindruck, in welchen Bereichen wir Ihnen helfen und Sie weiter bringen können.

mehr erfahren

Vorgehen beim Coaching

Das Coaching kann bei Ihnen vor Ort oder Remote über eine Internetverbindung stattfinden. Dabei können gegenseitig die Bildschirme gesehen werden, um eine schnelle Lösung Ihres Problems und einen hohen Lerneffekt zu erzielen.

mehr erfahren

Für wen ist das Coaching?

Mac Business Coaching richtet sich mit seinen Themen an unterschiedliche Unternehmenstypen und auch Mitarbeiter innerhalb der Unternehmen, die mit Macs, iPhone und iPad arbeiten.

mehr erfahren

Referenzen

Kunden von Mac Business Coaching berichten über Ihre Erfahrungen und was Ihnen die Sitzungen im täglichen Arbeitsleben gebracht haben. 

mehr erfahren
Wo Sie uns auch finden

Mac Business Blog

In Tausenden Coaching-Stunden mit meinen Kunden ist mir immer klarer geworden, worauf es wirklich ankommt, wenn jemand effizienter und produktiver mit seinem Mac, iPhone und iPad arbeiten will. Heute nehme ich den fünften Jahrestag von Mac Business Coaching zum Anlass, die elementaren Prinzipien vorzustellen, die meine Kunden und ich im Laufe der Jahre als erfolgsentscheidend erkannt haben. 

Mac Business Coaching Bausteine Erfolg

5 Produktivitäts-Bausteine braucht es, um auf entspannte Weise hochproduktiv zu sein:

  • Produktivitäts-Baustein 1: Technik für sich arbeiten lassen statt umgekehrt
  • Produktivitäts-Baustein 2: Alle Apple-Geräte nutzen und konsequent synchronisieren
  • Produktivitäts-Baustein 3: Auf beste Tools setzen
  • Produktivitäts-Baustein 4: Radikal aufräumen
  • Produktivitäts-Baustein 5: Professionell managen, nicht irgendwie

 

Artikel ist zu lang zum Lesen? <Am iPhone oder iPad Text vorlesen lassen> (in Connect im Basis Club)
 

Wer als Selbstständiger oder in leitender Position mit Mac, iPhone und iPad arbeitet und wirklich erfolgreich sein will, muss zum führenden Manager in eigener Sache werden und überdurchschnittlich produktiv mit seiner Technik umgehen – auf Dauer!

Ein hoher Anspruch – ich weiß. 

Den braucht es aber, wenn man nicht vom Tagesgeschäft überrollt werden, sondern dieses mit digitalen und methodischen Arbeitsabläufen gestalten will. Nur wenn man zum führenden Manager in eigener Sache wird, behält man die Hoheit über seine E-Mails, Termine, Aufgaben, Projekte und Ziele – statt unklaren To-Dos hinterher zu hecheln. 

Und nur, wenn wir die Technik und Tools, mit deren Hilfe wir unsere Arbeiten organisieren, wirklich effizient für uns arbeiten lassen, können wir richtig viel hochwertigen Output produzieren und dabei entspannt leben! Dann entsteht Raum für Kreativität und wir erschaffen wertvolle Ergebnisse von hoher Qualität. Nicht manchmal, sondern mit langem Atem.

Vor kurzem sagte ein Kunde aus der Bau-Branche zu mir: „Als ich vor ein paar Jahren komplett auf Apple-Geräte umgestellt habe, hatte ich wohl die Hoffnung, dass mein Workflow damit automatisch schneller und reibungsloser abläuft. Irrtum. Zeit freischaufeln muss ich mir letztlich selber.“ Stimmt. Mac, iPhone und iPad können auch nicht zaubern – zumindest nicht, wenn man nicht gelernt hat, sie dazu zu bringen. Sich für die Optimierungen seiner Arbeitsabläufe Zeit freizuschaufeln, lohnt sich aber sehr. 

Welche Produktivitäts-Bausteine braucht es jetzt, um auf entspannte Weise hochproduktiv zu sein?

 

Produktivitäts-Baustein 1: Technik für sich arbeiten lassen statt umgekehrt

Den Kopf frei haben für das Wesentliche, statt sich - wie so viele - von nur unzureichend genutzten Apple-Geräten und Apps Zeit und Nerven rauben zu lassen. 

Technik soll uns Arbeit abnehmen, entlasten, den Kopf freier machen – stattdessen raubt sie vielen Apple-Usern enorm viel Zeit und Nerven. Weitverbreitete Zeitfresser und Nervenräuber - allein am Mac - sind: 

  • Aufwändige Suche nach Dateien, Adressen, Notizen
  • Unsichere Benutzung und umständliches Eingeben von Passwörtern
  • Umständlicher Einsatz der Fenster und Schreibtische beim Mac
  • Chaos beim Bearbeiten des E-Mail-Postfachs
  • Der umständliche Umgang mit Texten

All das dauert oft deutlich länger als es Spaß macht und nötig wäre. Was mich immer wieder erstaunt: Die meisten wissen gar nicht, dass es deutlich schneller erledigt werden könnte. Allerdings ahnen viele, dass ihr Umgang mit Geräten und Apps noch zu umständlich ist.

Einziges Gegenmittel: Zielgerichtet Zeit investieren, um Technik und Tools richtig gut bedienen zu können – um dauerhaft viel Zeit zu sparen und den Kopf frei zu halten für das Wesentliche.

Allein bei den oben genannten Klassikern der Zeitvergeudung am Mac lassen sich locker 2 bis 3 Stunden am Tag einsparen oder vergeuden – je nachdem wie smart Funktionen genutzt werden.

Vorschlag

Ein wichtiger Schritt in Richtung Steigerung der Produktivität ist, erst mal der Wahrheit ins Gesicht zu schauen.

Machen Sie eine ehrliche Bestandsaufnahme. Nehmen Sie sich abends mal 10 Minuten Zeit und notieren Sie, womit Sie an dem Tag mehr Zeit als gewünscht verbracht haben. Was haben Sie als unproduktiv erlebt? Die Chancen sind groß, dass ein paar der obigen Zeitvergeuder dabei waren.

Wenn wir unsere typischen Zeitfresser ausfindig machen und auf ein Minimum reduzieren, setzen wir kreative Energie frei, die wir ins Erreichen von gewünschten Ergebnissen stecken können. 

 

Produktivitäts-Baustein 2: Alle Apple-Geräte konsequent nutzen und synchronisieren

iPhone und iPad ebenso für die Arbeit einsetzen wie den Mac und alle Geräte konsequent synchronisieren.

Viel Unklarheit, Chaos und entsprechende Unzufriedenheit entsteht, indem nicht alle Geräte gleichermaßen für die Arbeit eingesetzt werden. Manche Infos sind nur auf dem Mac zu finden, manche immerhin auch auf dem iPhone, selten auch auf dem IPad. Dabei sind alle Geräte ideal für die Arbeit geeignet.

Machen Sie Ihr iPad zum perfekten Business Werkzeug! Es ist so praktisch, das handliche Tablet unterwegs so zu nutzen als säßen Sie im Büro an Ihrem Computer.

Die mobilen Geräte wie iPhone und iPad werden immer leistungsfähiger, werden aber häufig nicht genauso stark für die Arbeit genutzt wie der Mac. So wird viel produktives Potenzial verschenkt, denn gerade das iPad bietet inzwischen sehr ähnliche Möglichkeiten, seinen Arbeitstag so produktiv zu gestalten wie auf dem Mac. 

Ein Vergleich: Angenommen Sie sind in der luxuriösen Lage, drei Wohnungen zu haben – eine ist Ihr Hauptwohnsitz, eine Ihr Nebenwohnsitz im Haus der Freundin in der Nachbarstadt und eine Ihre Ferienwohnung an der See. Dann werden Sie eines Tages unweigerlich in einer Wohnung die Regenjacke liegen haben, die Sie gerade in der anderen gerne finden würden. Ganz anders im digitalen Leben. Wenn Sie Mac, iPhone und iPad gleichermaßen für die Arbeit nutzen, haben Sie immer alles griffbereit zur Hand – egal wo Sie sich gerade aufhalten. Voraussetzung ist natürlich, dass auf allen Geräten alle relevanten Daten aktuell vorhanden sind!

Sobald Sie damit anfangen, alle Apple-Geräte für Ihre Arbeit einzuspannen, empfehle ich diesen ultimativen Produktivitäts-Booster: 

Vorschlag

Alle relevanten Informationen – wirklich alle – zum Business oder privat papierlos auf allen Geräten verfügbar haben: Stets aktuell und optimal synchronisiert alles im Griff haben.

Dann kann Ihnen nicht passieren, was einen meiner Kunden kürzlich ins Schwitzen gebracht hat. Er wollte die Präsentation für einen Vortrag auf dem iPad aufrufen, als ihm siedend heiß einfiel, dass sich die aktuelle Version noch auf dem Mac zu Hause befindet und nicht auch auf dem mitgebrachten iPad. Peinlich. Etwas Gutes hatte die Sache aber. Wir haben uns anschließend gleich an die optimale Synchronisierung aller Daten gemacht. Das ist relativ aufwändig, weil ein Vorgehen nach Schema F nicht möglich ist, sondern immer nach der individuell besten Lösung gesucht werden muss. 

Eine noch häufigere Schwierigkeit: die Synchronisierung aller E-Mails und E-Mail-Verzeichnisse auf allen Geräten. In unserer mobilen Arbeitswelt ist es inzwischen üblich, dass Sie ihre E-Mails überall dort abrufen können, wo sie sich aufhalten. Am Rechner im Büro, auf dem Laptop zuhause und auf dem iPhone oder iPad unterwegs. Das klappt aber nur, wenn Sie immer die gleiche Sicht auf ihre E-Mails (im Posteingang, in den selbst angelegten Postfächern, gesendeten Objekte, usw.) haben und dies womöglich auch für verschiedene E-Mail-Konten. Wenn auf den verschiedenen Geräten kein E-Mail-Gleichstand herrscht, ist das ein sehr großer Produktivitäts-Hemmer. Ein Problem, das ich in wenigen Coaching-Stunden für viele meiner Kunden lösen konnte.

 

 

Produktivitäts-Baustein 3: Auf beste Tools setzen

Nur die besten Tools einsetzen - aber sie auch so professionell nutzen, dass sich die Arbeit tatsächlich viel schneller erledigen lässt.

Mac, iPhone und iPad bieten bereits einige Grundfunktionen, die effizientes Arbeiten drastisch fördern. Aber diese Grundfunktionen muss man auch kennen und einsetzen! Nicht sporadisch oder nur vereinzelte davon, sondern viele und durchgängig. Und das tun meiner Erfahrung die weitaus meisten der beruflichen Apple-User nicht. 

In meinen fünf Jahren als Mac Business Coach und Trainer ist mir aufgefallen, dass sich erstaunlich viele Menschen zwar über Technik- und Tool-Probleme ärgern (und damit oft viel Zeit verbringen ), aber sich scheinbar auf ewig damit abfinden. Verstehe ich auch, denn es braucht einen gehörigen Ruck, um alte Muster zu durchbrechen und sich zu sagen: Mir reicht’s. Ich lerne jetzt den Mac oder mein iPad richtig zu bedienen, statt jeden Tag aufs Neue auf die Suche nach der richtigen Handhabung zu gehen.

Ein Phänomen hat sicher jeder schon mal erlebt: Neue Software angeschafft, installiert, reingeschaut, erste Schritte ausprobiert – und ein richtiges Einarbeiten und Nutzen des Tools dann erst mal auf „Irgendwann“, wenn mehr Luft ist, verschoben. „Irgendwann“ hat man dann schon fast vergessen, dass die Software oder App auf dem Mac, iPhone oder iPad sitzt und auf ihren Einsatz wartet. Schade um das investierte Geld und die Zeit. Denn wir sind ja keine Tool-Sammler und Jäger, sondern wollen Zeit und Geld so investieren, dass wir unsere Ziele leichter erreichen. Schade auch, weil wir es eben nur fast vergessen haben. Unerledigtes, das irgendwo auf uns wartet, ist einer der größten Stressfaktoren überhaupt. Wohl auf gleicher Höhe mit Termindruck.

Tools gibt es wie Sand am Meer. Die Kunst ist, herauszufinden welche unseren Bedürfnissen am besten gerecht werden und sich dann so in sie einzuarbeiten, dass sie nicht zu Zeitfressern oder virtuellen Staubfängern werden. 

Vorschlag

Entscheiden statt verschieben. 

Als zertifizierter Getting Things Done-Trainer, der diese geniale Selbstmanagement-Methode natürlich auch selbst lebt, weiß ich, wie wichtig die innere Haltung zu selbst- oder fremdbestimmten Aufgaben ist. Mein Vorschlag im Umgang mit Unerledigtem, wie nicht oder unzureichend genutzten Tools, ist: 

Entscheiden statt verdrängen. Listen Sie alle Tools auf, die Sie besitzen und entscheiden Sie, wie Sie mit ihnen umgehen wollen. Beherrschen Sie das Tool bereits oder wollen Sie es abschaffen oder aber richtig erlernen? Wann? Es muss nicht sofort sein. Verschieben ist durchaus eine Option, nur nicht auf „Irgendwann“ .

 

Produktivitäts-Baustein 4:  Radikal aufräumen

Radikal aufräumen – im Kopf – im Büro – auf den Apple-Geräten – und Ihren idealen Arbeitsablauf finden.

Aufräumen ist nicht sexy? Radikal aufräumen schon. Weil es Ihren Arbeitstag um ein Vielfaches attraktiver macht. Aufräumen ist meist eine der ersten Taten, die ich mit meinen Kunden anpacke. Geklärt wird dabei auch, in welchen digitalen Tools die entsprechenden Daten landen müssen, damit diese Frage nicht jedes Mal neu entschieden werden muss.

Was nützt Ihnen ein blitzblank leerer Schreibtisch, wenn sich auf Ihrem Mac alles querbeet Durcheinander auf dem Screen oder in Ordnern befindet, die Sie nicht konsequent nutzen. Was hier hilft, ist einmal eine Systematik zu erarbeiten, die Sie so überzeugt, dass Sie sie nicht gleich wieder vergessen und ignorieren. Ziel jeder digitalen Ablage sollte sein, dass Sie in Zukunft Ihre Dateien so gut strukturiert abgelegt haben, dass es ein Leichtes ist, sie wiederzufinden. 

Natürlich gibt es zig Ansätze für eine sinnvolle Struktur. Hier eine stimmige Lösung zu finden, die Bestand hat, ist der kreative Teil.

Denn abzulegen gibt es eine Menge und für alles gibt es einen optimalen Ort. Wo legt man zum Beispiel am besten Internetseiten oder PDF Dokumente oder Fotos und Videos ab? Wo speichere ich meine Aufgaben, damit ich mich darauf verlassen kann, immer ein aktuelles Bild meiner klaren Arbeitsaufgaben zu haben? Und wie komme ich von einem papierüberladenen Büro zum geordneten, klaren System einer papierlosen Büroorganisation?

Radikal aufgeräumt gehört auch die Flut an E-Mails im Posteingang, die Adressen, Passwörter und PIN-Nummern und auch die Dateien und Ordner, die sich auf dem Schreibtisch tummeln, einfach, weil man nicht weiß, wohin sie sonst kommen könnten.

Wenn Sie sich schon mal entnervt entschlossen haben, eine Excel-Tabelle lieber neu anzulegen und die Daten darin aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren als immer weiter nach der bereits angelegten Tabelle zu suchen, wissen Sie warum sich eine radikal klare Struktur lohnt.

Vorschlag

Räumen Sie mal wieder Ihre Dock-Leiste beim Mac auf. Sie können dort ja einfach Programme, Ordner, Dateien per Mausklick heraus- oder hereinziehen.

Prüfen Sie: Sind noch die wichtigsten Programme, Ordner und Dateien unten im Dock abgelegt? Dann sind sie sehr schnell verfügbar und können sofort geöffnet werden. Eine Kleinigkeit, die gleich mehr Schnelligkeit bringt.

 

Produktivitäts-Baustein 5: Professionell managen, nicht irgendwie

Die Tools für Ihr Selbst- und Projekt- und Wissensmanagement perfekt beherrschen und nutzen.

Mindestens ein Semester hätte ich gespart, wenn mir schon im Studium klar gewesen wäre, wie wichtig professionelles Management ist und wie es funktioniert. Gut, als Student kann man es sich vielleicht noch leisten, nicht ständig auf höchste Effizienz zu achten. Doch spätestens in einer leitenden Position oder in der Selbstständigkeit wird einem eine Binsenweisheit bewusst: Zeit ist Geld.

Diese Grafik zeigt das Dilemma:

Administrationsaufwand

 

Wer seine Arbeit nicht optimal managt, zahlt drauf. Im oberen Szenario ist man zwar viele Stunden am Tag beschäftigt, aber verdient wenig. Im unteren Szenario wird besseres Management betrieben - es fallen weniger Stunden am Tag an und es wird weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbracht als mit Tätigkeiten, die Geld einbringen. Das wollen wir erreichen.

Selbstmanagement, Projektmanagement und Wissensmanagement werden oft unterschätzt. Viele nutzen dafür einfach irgendwelche Tools, von denen sie sich weniger Chaos für die eigene Organisation erhoffen. Allerdings – und das ist oft der entscheidende Fehler - ohne dabei methodisch vorzugehen. Methoden und Tools gehören aber unweigerlich zusammen. Auch wird die Auswahl der entsprechenden Tools häufig aus dem Bauch heraus getroffen, ohne eine klare Vorstellung davon zu haben, was diese leisten können und sollen.

Ideale Kombi: Methode „Getting Things Done“ und Software „OmniFocus“

Vielleicht haben auch Sie schon zig verschiedene Aufgaben-Apps ausprobiert, sind aber immer wieder daran gescheitert, eine davon konsequent zu nutzen. Das liegt nicht etwa daran, dass die Apps schlecht sind, sondern daran, dass vorausgesetzt wird, dass Sie eine sinnvolle Methode für die Nutzung der App kennen. Haben Sie keine gute Vorgehensweise, nützt auch die beste App nichts. Die zuverlässigste Methode, sein persönliches Selbstmanagement zu organisieren, die ich kenne, ist Getting Things Done (GTD) von David Allen. Im Kern geht es darum, zweifelsfrei zu wissen, welche inneren und äußeren Verpflichtungen man eingegangen ist und davon ausgehend bewusst zu entscheiden, was man wann tun will. Die nächste Ebene ist dann mit den besten Tools das Tun selber zu beschleunigen. 

Statt ständig neu zu überlegen, ob das, was man tut auch zielführend und gerade jetzt das Wichtigste ist, bläst GTD den Kopf frei, indem es das Vertrauen in ein sicheres System stärkt, das Sie zur rechten Zeit an die anstehenden Aufgaben erinnert. Wenn Sie die Grundlagen von GTD kennen und für sich bereits einsetzen, ist das Tool OmniFocus die beste Wahl, um entspannt produktiv zu sein.

Komplexe Projekte mit Merlin Project managen

Projektmanagement und Selbstmanagement sind zwei Mitglieder aus der gleichen Familie, dennoch sind sie sich so unähnlich wie Schwager und Cousin. Projektmanagement erfordert andere Methoden und Tools als diejenigen, die für das Selbstmanagement sinnvoll sind. Projektmanagement braucht nicht jeder. Nur wenn Sie größere, komplexe Abläufe – auch in Teams - sauber planen wollen. Vor allem auch, wenn ein Budget in diese Planung einbezogen werden soll und Sie all das mit anderen Stakeholdern sauber kommunizieren wollen. Auf dem Mac gibt es keine bessere Projektmanagement Software als Merlin Project.

Halten Sie Ihr Wissen mit Evernote fest

„Damit hatte ich mich doch schon mal ausgiebig beschäftigt – aber wo sind meine Notizen?“ Kommt Ihnen diese Frage bekannt vor? Stellen Sie sie sich oft? Dann ist Ihr Wissensmanagement verbesserungswürdig.

Evernote eignet sich hervorragend dazu. Wenn Sie Evernote voll nutzen, sind Sie das Problem mit verlorenem Wissen und vergessenen Ideen für immer los. 

Für die Bereiche Selbstmanagement, Projektmanagement und Wissensmanagement gibt es noch einige weitere Tools, die sich besonders gut eignen sie digital effizient abzubilden. Dazu gehören Mindmapping per iThoughts, Passwortverwaltung mit 1Password oder Speedreading mit Pocket.

Vorschlag

Nehmen Sie sich Zeit, um einen der größten Zeitfresser überhaupt endgültig zu beseitigen: Sie überlegen immer wieder neu, wo sie bestimmte Dateiarten (nur Dokumente, PDF Dokumente, Bilder, allgemeine Informationen) ablegen sollen. Überlegen Sie es noch einmal, aber richtig und bleiben bei Ihrer Entscheidung. Das kennen Sie schon von Baustein 3 – Radikal aufräumen. 

Denken Sie weiter: Bei jeder Dateiart ist auch wichtig zu wissen, ob Sie diese Datei nur auf einem Gerät benötigen (eigentlich immer seltener der Fall) oder zum Beispiel auch, wenn sie unterwegs sind und jederzeit von ihrem iPhone oder iPad darauf zugreifen wollen. Dieses Wissensmanagement in Kombination mit den richtigen Ablageorten muss einmal vernünftig ausgewählt und entschieden sein, dann ist der gesamte Arbeitsfluss wesentlich klarer und Sie sparen enorm viel Zeit.

  

Jeder Produktivitäts-Baustein bringt Sie weiter

Kein Mensch wird alle 5 Bausteine auf einmal in Angriff nehmen. Muss auch nicht sein. Doch wer sie alle schleifen lässt, verstrickt sich meiner Erfahrung nach immer tiefer in unproduktive Geschäftigkeit. Der Entschluss, das zu ändern, macht letztlich den Unterschied zwischen mittelmäßig produktiv und höchster Produktivität aus. "Busy sein" reicht nun mal nicht.

Vorschlag

Wenn Sie herausfinden wollen, welche konkreten Schritte Ihre persönliche Produktivität steigern können, vereinbaren Sie einen Termin zum Probecoaching mit mir.

 

Welcher Baustein brennt Ihnen am meisten unter den Nägeln?