Mac Business Blog

VCF CardSie kennen das sicher: Die CeBIT, ITB oder Netzwerkveranstaltung ist gerade vorbei und Sie haben einen Riesenberg an neuen Visitenkarten eingesammelt. Nun möchten Sie diese gerne für Ihren Vertrieb in Ihr Adressbuch und/oder CRM System bekommen. Ausserdem wollen Sie Ihre neuen Kontakte auch bei Xing hinzufügen. Die Erfassung dieser Visitenkarten in ein elektronisches Format kann sehr aufwändig sein, wenn man sie umständlich abtippen muss. 

 

Noch umständlicher wird es, wenn man die Adressen in verschiedenen elektronischen Formaten benötigt, einmal im elektronischen Adressbuch vom Mac und zusätzlich als Excel Liste oder CSV Datei. Um nun nicht die Visitenkarten abtippen zu müssen, sollten Sie die Visitenkarten zunächst mit einem der vielen Apps auf dem Markt scannen. Der zweite Schritt ist dann aber die Übertragung dieser Visitenkarten vom vCard Format in CSV oder Excel, damit sie dann weiter importiert werden können.

Dieser Übertragung ist nicht so einfach. Das Adressbuch von Mac OS X bietet nicht die Option, Adressen in ein CSV oder Excel Format zu übersetzen. Über einen kleinen Umweg ist es aber dennoch möglich, mehrere Kontakte automatisch zu übertragen. Das Vorgehen mag auf den ersten Blick aufwändig sein, aber wenn Sie es ein, zweimal so gemacht haben, geht es viel schneller als die Daten umständlich per Hand einzutippen. Vor allem, wenn Sie sehr viele neue Kontakte verarbeiten wollen.

 

1. Erfassung der Daten von der Visitenkarte

Hier empfehle ich die iPhone App bitCard. Die Visitenkarte wird mit der Kamera des iPhones fotografiert und dann per Vier-Augenprinzip von bitCard Mitarbeitern abgetippt. Die Qualität ist viel besser und die Einträge in die entsprechenden Adressfelder des iPhone sind viel genauer als bei einer automatischen Texterkennung. Dafür muss man aber auch pro Scan zwischen 15 und 25 cent bezahlen, je nach vorher gekaufter Paketgröße.

Die Erfassung der gescannten Karten dauert einige Zeit. Dieses Vorgehen ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie einen Stapel von neuen Visitenkarten eingesammelt haben. 

Sobald die Visitenkarte abgetippt ist, werden Sie über die Benachrichtigungen von iOS informiert. Sie können sich die Kontaktdaten ansehen und sie dann in das Adressbuch des iPhone importieren.

Über die iCloud oder Kabel-Synchronisierung gelangen die neuen Kontakte dann in Ihr Adressbuch auf dem Mac.

Zwei weitere wichtige Optionen:

  1. Sie können für jede Visitenkarte auch einen Kommentar eintragen, z.B. auf welcher Veranstaltung Sie die Person kennen gelernt haben oder was besprochen wurde.
  2. Sie können die Option aktivieren, den Kontakt bei Xing herauszusuchen. Damit sparen Sie sich diesen Schritt und können später mit einem Klick zu dem Profil bei Xing gelangen und die Person als neuen Kontakt hinzufügen.

 

bitCard ist für 0,89 € im App Store zu haben, dabei sind 7 Scans enthalten.

Weitere Scans müssen in Paketen hinzu gekauft werden.

 

2. Sammlung der neuen Kontakte zum Export

Angenommen Sie haben über den o.g. Weg 20 Visitenkarten erfasst. Um diese 20 nun in Excel umzuwandeln, sollten Sie eine Kontakte Gruppe "Export" anlegen und dort die neue Kontakte hinein legen. Markieren Sie einfach die gewünschten Kontakte und ziehen sie in die Gruppe.

 

3. Erstellung und Vorbereitung Excel Tabelle

Mit Hilfe der Mac App Adressbuch exportieren, können Sie gezielt Daten in in eine Excel Datei überspielen, die dann von anderen Systemen (CRM, Word Serienbrief) eingelesen werden kann.

Der Vorteil bei dieser App: Sie können eine Export-Vorlage, genau für die Felder erstellen, die für den Import in ein bestimmtes anderes System nötig sind. In meinem Beispiel ist dies eine Vorlage für das CRM System WICE.

 

Adressbuch Exportieren App

 

Die Spalten hier sind nur ein Teil aus den in WICE möglichen Datenbankfeldern.

Wählen Sie nun in der App unten im Fenster „Optionen...“ als Exportformat „Excel Arbeitsmappe “ aus. Dann brauchen Sie nur noch auf „Exportieren...“ klicken und Sie erhalten eine Excel Datei, die Sie weiter verwenden können.

 

Die App Adressbuch exportieren ist für 3,59 € im Mac App Store zu haben. 

 

Wenn Sie weitere Informationen zum optimalen Kontaktmanagement in Ihrem Unternehmen erhalten möchten, können wir darüber gerne in einem kostenlosen Probe-Coaching sprechen. Melden Sie sich einfach über This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. oder das Kontaktformular und wir machen einen Termin aus.

 

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