Mac Business Blog

Der Weekly Review bzw. Wochenüberblick ist eine der wichtigsten Elemente im Rahmen des Selbstmanagement. Gerade zu Beginn einer Getting Things Done Umsetzung stellt sich häufig die Frage, wie diese wöchentliche Überprüfung der Aufgaben und Ziele am besten erledigt werden kann. Ich habe längere Zeit diesen wöchentlichen Rhythmus ignoriert, auch weil ich keine richtige Methode gefunden habe, die einzelnen Aufgaben im Wochenüberblick abzuarbeiten. Wenn man jedoch der Philosophie folgt, schwierig zu lösende Aufgaben in kleinere Teilaufgaben aufzuteilen, dann lässt sich das auch für den Weekly Review so durchführen. Das Ergebnis war ganz einfach, es mussten nur die einzelnen Schritte in OmniFocus hinterlegt werden.

 

Wozu dient der Weekly Review bzw. Wochenüberblick?

Der Wochenüberblick soll dazu dienen, einerseits das große Gesamtbild nicht aus den Augen zu verlieren und andererseits aber auch die einzelnen Teilaufgaben zeitnah zu erledigen.  

Siehe: <Der Weekly Review> (in Connect im Gold oder Platin Club)

Der Weekly Review Prozess kann sehr gut mit Hilfe von OmniFocus (und dem Kalender) unterstützt werden. Zunächst sollten Sie in Ihrem Kalender einen festen Termin blocken, damit (auch anderen in Ihrem Unternehmen) klar ist, dass Sie sich dort keine anderen Termine hinein legen. Beispielsweise Freitags 11 bis 13 Uhr.

Zusätzlich unterstützen Sie die Etablierung des Weekly Review mit wöchentlich sich wiederholenden Aufgaben - als Checkliste - in OmniFocus.

Siehe: <Nächste Aktionen Wiederholen - Gewohnheiten etablieren mit OmniFocus> (in Connect im Gold oder Platin Club)

Wiederholende Aufgaben in OmniFocus für den Wochenüberblick

Der Screenshot unten enthält die Elemente, die derzeit in meinem Wochenüberblick durchgeführt werden.  Die normale Wiederholungsdauer ist eine Woche. Bei der Überprüfung der längerfristigen Ziele und Horizonte, sind es auch 3 bzw. 6 Monate.

OmniFocus Weekly Review 

So gehen Sie vor - alle Teile des Wochenüberblicks als wiederholende Nächste Aktionen in OmniFocus

Als erstes sollten Sie ein Projekt anlegen (z.B. Weekly Review durchführen), in dem die folgenden Nächsten Aktionen abgelegt sind. Jede dieser Nächsten Aktionen sollte als Starttermin Freitag, 11:00 angegeben haben und sie sollten als Wiederholende Aktion für 1 Woche am Freitag eingetragen sein.

 

Das sind die Nächsten Aktionen Ihres Wochenüberblicks

Nun werden die einzelnen Nächsten Aktionen beschrieben. Unter der jeweiligen Nächsten Aktion habe ich einen Hinweise verfasst, wie diese zu verstehen ist. Das könnten Sie sich in die Notiz der jeweiligen Aktion kopieren:

 

Physische Inbox leeren - "Was ist das gewünschte Ergebnis?" und “Was ist die Nächste Aktion?"

Sammeln Sie alles, was in der Woche neu als physische Dinge bei Ihnen angekommen sind, auf einem Stapel. Also alle Briefe, Zettel, Notizen aus Meetings, usw. was noch nicht verarbeitet wurde. Klären Sie dann jedes einzelne Zeug, eins nach dem anderen und vollständig, bis die physische Inbox leer ist.

 

E-Mail "Inbox" leeren -  "Was ist das gewünschte Ergebnis?" und “Was ist die Nächste Aktion?"

Gehen Sie jede E-Mail, die sich noch in Ihrer Inbox befindet nacheinander durch und klären Sie, was damit zu tun ist. Tragen Sie Nächste Aktionen in OmniFocus ein. Nutzen Sie dazu die Schnelleingabe oder die Ausschnitte aus Mail. 

Siehe: 

 

Desktop Dateien "Inbox" leeren -  "Was ist das gewünschte Ergebnis?" und “Was ist die Nächste Aktion?"

Auf dem Schreibtisch des Mac sammelt sich unter der Woche oft viel Zeug an. Das sind Dateien oder Ordner, die Sie zwischendurch für Ihre Arbeit benötigt haben, aber diese eigentlich in entsprechende Ordner wegsortieren sollten. Im Weekly Review ist ein günstiger Zeitpunkt, dies zu tun und auch zu entscheiden, ob sich aus den Dateien Nächste Aktionen oder Projekte ergeben.


 

Dieser Artikel ist ein Beispiel aus Mac Business Connect, der riesigen Lernplattform zu vielen Themen rund um Mac, iPhone und iPad im Business Einsatz. Diesen Artikel und viele mehr, können Sie schon ab der Gold-Mitgliedschaft lesen und sich damit regelmäßig zu Apple Business Themen weiterbilden. 

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In Kalender schauen 2 Wochen vorher

Gehen Sie in Ihrem Kalender 2 Wochen zurück und schauen jeden Tag bis heute durch, welche Termine Sie hatten. Müssen dafür Dinge nachbereitet werden? Ergeben sich neue Aktionen aus den Terminen?

 

In Kalender schauen 2 Wochen nachher

Gehen Sie in Ihrem Kalender 2 Wochen in die Zukunft und schauen jeden Tag bis dahin durch, welche Termine Sie haben werden. Müssen dafür Dinge vorbereitet werden? Ergeben sich neue Aktionen aus den Terminen?

 

10.000 Level: Projekte - Klar und Aktuell?

Schauen Sie in Ihre Fokus-Horizonte-Übersicht (z.B. in einer Mindmap) und gleichen ab, ob Ihre dort definierten Projekte auch in der Projekteliste in OmniFocus zu finden sind. Falls nicht, überprüfen Sie, welche wichtig sind, ob neue hinzugekommen sind oder ob neue hinzukommen sollten (z.B. auf Grund der anderen Fokus-Horizonte-Bereiche).

 

20.000 Level: Fokusbereiche / Verantwortlichkeiten - Klar und Aktuell?

Hat sich an Ihren Verantwortlichkeiten etwas geändert? Dann verändern Sie diese in Ihrer Mindmap. Ergeben sich daraus neue Aufgaben oder Projekte? Dann verändern Sie diese in OmniFocus.

 

30.000 LevelZiele (12-18 Monate) - Klar und Aktuell?

Was soll wahr sein bis Ende des nächsten bzw. übernächsten Jahres? Was soll bis dahin erreicht sein? Dies sollte in der Mindmap eingetragen sein. Diese Ziele müssen dann aber direkte Auswirkungen auf die unteren Ebenen haben, also auf Ihre Projekte und Nächste Aktionen. 

Dies sollte in OmniFocus nicht wöchentlich wiederholt werden, sondern z.B. einmal pro Quartal.

OmniFocus für den Mac

OmniFocus für iOS:

Wir bieten regelmäßig Webinare zu OmniFocus an und führen die Einrichtung und Schulung individuell im Coaching oder im Rahmen des Platin Clubs durch.     

40.000 Level: Vision (Langfristige Ziele) - Klar und Aktuell?

Auch die 3 - 5 Jahresziele müssen in der Mindmap festgehalten werden und regelmäßig mit Ihren konkreten Arbeitsaufgaben abgeglichen werden.

Dies sollte in OmniFocus nicht wöchentlich wiederholt werden, sondern z.B. einmal pro Jahr.

 

50.000 Level:  Sinn des Lebens und Prinzipien - Klar und Aktuell?

Your time is limited, so don't waste it living someone else's life. Don't be trapped by dogma - which is living with the results of other people's thinking. Don't let the noise of other's opinions drown out your own inner voice. And most important, have the courage to follow your heart and intuition. They somehow already know what you truly want to become. Everything else is secondary.” (Steve Jobs)

Definieren Sie Ihre Lebensziele und legen Sie sie in der Mindmap ab. Überprüfen Sie einmal pro Jahr, ob die Projekte in OmniFocus den Einträgen in diesem Level entsprechen.

Dies sollte in OmniFocus nicht wöchentlich wiederholt werden, sondern z.B. einmal pro Jahr. 

 

Review Someday/Maybe

In Ihrer Someday/Maybe Liste (einem Kontext in OmniFocus) sind sicher einige Dinge angesammelt, die 

  • sich erledigt haben
  • jetzt eigentlich akut werden
  • weiterhin darauf warten, wichtig zu werden

 

So oder so sollten Sie diese Liste ab und zu durchgehen, um nichts zu übersehen.

 

Omnifocus Eingang leeren - "Was ist das gewünschte Ergebnis?" und “Was ist die Nächste Aktion?"

Wenn Sie mit den o.g. Aufgaben durch sind, haben sich vielleicht wieder neue Aufgaben ergeben, die in der Inbox von OmniFocus gelandet sind. Dann müssen Sie diese Kontexten, Projekten und Startterminen zuordnen.  

 

Wie machen Sie Ihren Weekly Review? Wie haben Sie ihn für sich institutionalisiert?

 

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