Mac Business Blog

In Evernote gibt es im Prinzip nur zwei Möglichkeiten der Strukturierung von Inhalten, ähnlich wie es auch im Finder oder anderen digitalen Notizsystemen ist: mit <Notizbüchern und Schlagwörtern> (in Connect im Platin Club). Wie man nun diese beiden Optionen genau einsetzt, ist für viele ein Mysterium. Ich gebe zu, dass mir die klare Zuordnung von Notizen in Notizbüchern wesentlich sympathischer ist als eine umfangreiche Verwendung von Schlagwörtern. Für andere ist es vielleicht genau umgekehrt.

 

Schlagwörter vs. Notizbücher

Der einfachste Weg der Unterscheidung zwischen Notizbüchern und Schlagwörtern ist, dass Sie eine Notiz immer nur einem Notizbuch zuordnen können, während Sie mehrere Schlagwörter einer Notiz zuordnen können.

  • Tags/Schlagwörter sind für die feinkörnige Segmentierung von Themen. Sie fügen weitere Dimensionen zu Ihren Informationen hinzu. 
  • Die Zuordnung von Notizen in Notizbüchern ist also relativ starr, wohingegen Schlagwörter eine gewisse Flexibilität ermöglichen und auch leichter zu ändern sind.

Da Evernote auch eine sehr flache Notizbuchhierarchie hat (von einer Hierarchie kann man eigentlich nicht sprechen), sind Schlagwörter nötig, um eine Unterscheidung auf einer tieferen Ebene vorzunehmen. Gerade wenn Sie Evernote im Team nutzen, ist dies dringend nötig.

 

Klare Richtlinien erforderlich

Um nicht ein Chaos von doppelten Begriffen für Notizbücher und Schlagwörter zu erhalten, sind klare Richtlinien der Benennung erforderlich.

Notizbücher im Fall einer Blog-Redaktion können z.B. heissen:

  • Vorlagen
  • Eigene Blogartikel
  • Archiv

 

Schlagwörter zu dem Status eines Artikels

Egal ob Sie nun allein in Evernote arbeiten oder Notizbücher und Notizen mit anderen teilen, können Schlagwörter zu einer einfacheren Filterung von Inhalten führen. Die relativ grobe Zuordnung in Notizbüchern wird mit den Schlagwörtern aufgebrochen und man kann Workflows damit erstellen, ohne jedes Mal ein neues Notizbuch zu erstellen.

 

Am Beispiel eines Redaktionsablaufs für das Bloggen kann dies dargestellt werden. Folgende Struktur ist vorstellbar:

Ebene 1: Notizbuchstapel "Marketing" - dieser enthält ...

Ebene 2: Notizbücher "Vorlagen", "Eigene Blogartikel", "Archiv" - einzelne Notizen darin enthalten dann ...

Ebene 3: Status des Schreibens und Inhalte werden mit Schlagwörtern vergeben. Dieser Redaktionsstatus im Notizbuch "Eigene Blogartikel" kann sein:

  • Idee
  • Brainstorming
  • Erster Aufbau
  • Rund machen
  • Zum Lektorieren
  • Zum Veröffentlichen

Wenn Sie mit mehreren Personen redaktionell zusammenarbeiten, könnten Sie auch noch jeweils die Initialen der Personen als Schlagwörter nutzen, um direkt zu sehen, wer an welchem Dokument arbeitet.

 

Ändern Sie einfach die Schlagwörter in der Notiz, um den Status des Artikels zu definieren und wer dafür zuständig ist.

 

Speichern von Suchkombinationen

Um nun relativ leicht auf eine Kombination aus Thema (Notizbuch), Status (Schlagwort) und Redakteur (Schlagwort) zuzugreifen, kann eine <Suche in Evernote> (in Connect im Platin Club) nach diesen Kriterien durchgeführt und gespeichert werden. Diese kann dann auch in die <Favoritenleiste gelegt werden> (in Connect im Platin Club).

 

 


Dieser Artikel ist ein Beispiel aus Mac Business Connect, der riesigen Lernplattform zu vielen Themen rund um Mac, iPhone und iPad im Business Einsatz.

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