Digitale Verwendung der Belege

Ich habe jetzt einen Ablauf gefunden, der es mir (fast nebenbei) ermöglicht, die Dokumente digital zu verwalten. Das kann ich alles (z.B. Abends vor dem Fernseher oder wenn ich irgendwo warten muss), bequem auf dem iPad machen.

  1. Ich lege die neuen Rechnungs-Dateien jeweils in ihren Kontenordner (analog zum bisherigen Einteilen in den Leitzordnern). Die wenigen Papierrechnungen scanne ich und hebe sie auf.
  2. Sobald der Umsatz auf dem Konto ist, schreibe ich vorne an die Datei in umgekehrter Form (2016-01-15) das Eingangsdatum, so dass es gut danach sortiert.
  3. Wenn dann die Kontoauszüge da sind, „hefte“ ich die Belege in die PDFs der Kontoauszüge, behalte aber zusätzlich jeden Beleg als einzelnes PDF. 

 

Weiterleitung an Steuerberater

Nun wird nun noch die komplette Datei an den Steuerberater geschickt, der diese zur Buchung nutzt. Mein Vorschlag wäre, dass er den „Gebucht“ Stempel dann auch direkt in das PDF macht.

Sollte im Nachhinein doch mal ein Papiernachweis erforderlich sein, hebe ich die (ca. 1%) Papier-Rechnungen weiterhin auf und die anderen kann man ja sowieso auch nachträglich ausdrucken.

 

Erste Erfahrungen

Die ersten beiden Monate des Jahres liefen, was die Verarbeitung der Buchhaltungsbelege angeht, für mich schon wesentlich angenehmer und lockerer als es in der Papierwelt war. Es hat sich noch ein weiterer Vorteil ergeben - durch die digitale Ablage meiner Rechnungen und die Ergänzung um das Eingangsdatum, sehe ich auf einen Blick alle offenen Posten. An sich kann ich das zwar auch über mein CRM System machen, so geht es aber wesentlich schneller.

 

Ich halte Sie auf dem Laufenden, wie es weiter geht.