Eine Studie der Softwarefirma Nitro hat kürzlich mit der Veröffentlichung der neuesten Version ihres Pro PDF-Reader in einer repräsentativen Umfrage festgestellt, dass über 45 Prozent aller US-Amerikaner wenig oder gar nichts wissen über PDFs. Die Antwort auf diese Frage ist nach der Geschäftsführerin der Firma, Gina O’Reilly, recht einfach: Heutzutage trifft jeder User im Internet auf PDFs und jeder User hat auf seinem Rechner – meist vorinstalliert – den Adobe Arcobat Reader für PDFs, Mac User das Programm "Vorschau". Und so kommt es, dass für den herkömmlichen Internetbenutzer das Öffnen und Lesen eines PDFs nichts anderes ist als die erweiterte Nutzung eines Browers.

Der User bemerkt nicht, dass er die Browser-Ebene verlassen und ein eigenständiges Programm aufgerufen hat. PDFs werden somit mehr als Internetseite denn als PDF wahrgenommen. Dinge, die Manager oder IT-Profis für selbstverständlich halten, sind für den durchschnittlichen Arbeitnehmer Herausforderungen. Nach der Studie der Firma haben Arbeitnehmer für den simplen Vorgang „Ausdrucken – Unterschreiben – Faxen; Ausdrucken – Unterschreiben – Scannen“ zwischen 15 Minuten und ein paar Tagen gebraucht! Wenn man selbst für die einfachsten technischen Dinge wie faxen, scannen oder Email-schreiben Workarounds erstellen muss, dann muss man darüber nachdenken, dass in der Nutzung von weitergehenden, wesentlich technischeren Geräten oder Programmen eine Schulung unabdingbar ist.

Eine Schulung muss dem Arbeitnehmer zum einen aufzeigen, warum der Einsatz von neuer Software bzw. neuen Produkten sinnvoll ist und wo er Nutzen daraus ziehen kann, zum anderen muss er die Angst vor der Nutzung verlieren. 

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