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Automatisierungen bei (Kunden-)Prozessen: Warum Notizen in verschiedenen Programmen Ihre besten Freunde sind

Bei Kunden-Prozessen kann es sehr nützlich sein, wenn sie möglichst viele Informationen in die Notizen verschiedener Programme einfügen. Jedes Mal, wenn sie eine Informationen haben oder benötigen, die sie später im Gespräch mit einem Kunden brauchen, sind die Notizfelder in den verschiedenen Programmen ihrer besten Freunde. Sei es in den Notizen in Kalenderterminen, bei Kontakten, in Aufgaben bei OmniFocus, in Projekt-Abschnitten in Merlin oder natürlich auch als vollständige Notizen in Evernote. Ein weiterer interessanter Aspekt ist, dass sie Verlinkungen zu anderen Inhalten in anderen Programmen in den Notizen unterbringen können.


Notizfelder als wichtige Informationsbereiche

Zu fast jeder Informationseinheit (z.B. Termin, Aufgabe, Projekt-Teil), gibt es neben der Bezeichnung auch ein Notizfeld. Dieses sollten Sie umfangreich einsetzen, um Ihrem zukünftigen Ich einen Vorsprung zu geben.

Was kann dort eingefügt werden?

Wenn die Synchronisierung optimal eingerichtet ist, haben Sie diese Informationen auch immer auf allen Geräten zur Verfügung, bzw. können sie auf allen Geräten einfügen:

 

Beispiele in verschiedenen Programmen

Bei fast allen Programmen, die Informationseinheiten enthalten, gibt es auch dazugehörige Notizfelder.

Kalender

Das Notizfeld in den Terminen des Mac Kalenders kann sehr zur Steigerung der Produktivität beitragen, denn hier können Sie Ihrem zukünftigen Ich Informationen mitgeben, die Ihnen beim Erstellen des Termins bereits bekannt waren oder im Laufe der Zeit vor dem Termin noch bekannt werden. Dadurch können Sie sich darauf verlassen, dass Sie zum Start des Termins (oder auch vorher für z.B. Anreise) sehr gut vorbereitet sind. Diese Notizinformationen können dann auch eingeladene Teilnehmer sehen, um sich damit auf einen Termin vorzubereiten.

Kontakte

Jeder Adressbucheintrag hat ein Notizfeld, das Sie mit beliebigen Informationen füllen können. Im Prinzip mit allem, was Sie nicht in die Standardfelder bekommen. Das Gute: auch die Notizen werden durchsucht, wenn Sie eine Adresse über die Suche finden wollen.

OmniFocus

Notizen sind eine großartige Möglichkeit, die Aktionen und Projekte, an denen Sie arbeiten, zu bereichern. Anstatt einen Aktions-Titel mit einer Liste von Anweisungen oder Informationen zu überschütten, können Sie diese Inhalte stattdessen in das Notizfeld einfügen - der Notiztext ist vollständig durchsuchbar, so dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass die Details in einem versteckten Feld verloren gehen.

1Password

Es gibt in 1Password ein eigenes Daten-Format „Sichere Notiz“, in das Sie ganz einfach wichtige, geheime, sensible Texte einfügen können. Aber: Auch jeder andere Eintrag besitzt ein Notizfeld, das auch bei der Suche berücksichtigt wird. Dort können Sie dann zusätzliche Informationen reinschreiben, die für dieses Login wichtig ist. Ausserdem können Sie bei jedem Eintrag zusätzlich Dateien anhängen.

Automatische Erstellung von Notizinhalten

Sobald man sich weitergehend mit Automatisierung, z.B. mit Hilfe von Zapier, beschäftigt, spielen die Notizfelder noch eine größere Rolle. Denn in diesem Fall werden die Inhalte in den Notizfeldern sogar automatisch und dynamisch erzeugt. Beispielsweise können Sie, wenn Sie einen Blogbeitrag erstellt haben, automatisch eine Aufgabe in OmniFocus erstellen, in der im Notizfeld der Link, der Titel, der Introtext und weitere Informationen stehen.

Oder wenn Sie eine Buchungssoftware wie „Book Like a Boss“ nutzen, wird automatisch ein Kalendereintrag erzeugt, in dem im Notizfeld der Zoom-Zugang steht.

Dies ist bei bei Mac Business Coaching auch so:

Wenn Sie sich nun diese Einträge mit Hilfe einer Automatisierung wie Zapier erstellen lassen, können Sie automatisch wichtige Informationen für die weitere Benutzung der Aufgabe, des Termins o.Ä. direkt in der Notiz speichern lassen.


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