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Whiteboards sind tolle Produktivitäts-Tools - noch besser wenn Sie sie mit Evernote, Penultimate, Dropbox oder Scannable verwenden

Neben den Möglichkeit, Ideen und Konzepte elektronisch über Mind Maps oder Outliner zu erarbeiten, sind meine beiden Whiteboards die wichtigsten Kreativitäts- und Planungstools. Bevor es nicht ein “iPad Whiteboard" gibt, muss ich meine Whiteboard-Inhalte über Umwege in meine Wissensmanagement-Tools übertragen. Denn die Archivierung und Verwertung der gesammelten Ideen ist ein wichtiger Teil der Whiteboard Nutzung. Hier sind ein paar Vorschläge, wie Sie dabei vorgehen können.


Kleine Geschichte des Whiteboard

Die 1960er Jahre waren ein großes Jahrzehnt für das Thema „Produktivität“. Die Jahre zwischen 1961 und 1968 allein brachten uns die elektronische Kalkulationstabelle, Computer-Maus, Taschenrechner, und den tragbaren Computer. Angesichts all dieser High-Tech-Innovationen, ist es leicht, die Einführung eines weiteren Produktivitäts-Meilensteins aus den Augen zu verlieren: das Whiteboard.

Eingeführt im Jahr 1961, sind Whiteboards seither eine Grundausstattung in den Klassenzimmern und Tagungsräumen auf der ganzen Welt. Seit einiger Zeit Hängen sich auch viele Selbstständige und Manager Whiteboards in Ihrem Büro auf.

Sie sind einfach großartige Werkzeuge für die Erstellung und Erfassung von Ideen und zur Planung. Hier sind ein paar Beispiele, wofür Whiteboards verwendet werden können.

  • Aufbrechen komplizierter Aufgaben und Projekte in kleinere nächste Schritte
  • Jahresplanung
  • Zeitplanung mit Zeitachse
  • Moodboard, Sammlung von zusammenhängenden Schnippseln
  • Sammlung von Dingen in einer Tabelle
  • Zur Visualisierung eines Gesprächs oder einer Teamsitzung
  • Zur Erinnerung an eine wichtige Sache

Whiteboards sind wichtiger Teil des Wissensmanagements

Mit der Erstellung einer Zeichnung, Mind Map oder einfach Sammlung von Aufgaben am Whiteboard, ist es aber nicht getan. Spätestens, wenn sie das Board vollgeschrieben haben, und es für die nächste Aufgabe benötigen, sollte eine sinnvolle Archivierung gefunden werden.

Oder es ist gar nicht ihr eigenes Whiteboard, sondern Sie sind bei einer Veranstaltung oder einem Geschäftspartner und möchten die gesammelten Ideen und Informationen speichern?

Foto machen

Die naheliegendste Möglichkeit, ein Foto des Whiteboard zu machen, ist natürlich einfach die Fotografie-App ihres iPhone oder iPad zu benutzen.

Dies hat aber ein paar Nachteile:

  • es ist ein reales Foto, also wird es nicht in einer Art Scan-Format übertragen, in der es besser lesbar wäre
  • Reflexionen können sehr stören
  • Sie müssen sich nachträglich darum kümmern, es in ihr Wissensmanagement-Tool zu übertragen.

Fotos in Evernote

Sofort und ohne Umwege das Ergebnis auf ihrem Whiteboard in ihrem Wissensmanagement in Evernote zu speichern, ist mit der Fotofunktion auf iPhone und iPad möglich.

Wenn das Foto gut lesbar und ihre Handschrift auch nicht zu unleserlich ist, wird die Suche später auch Treffer auf diesem Whiteboard-Foto hervorbringen.

Scannable

Scannable ist generell eine der besten Apps zum Scannen von Dokumenten. Diese App gehört zwar zu Evernote, funktioniert aber auch völlig unabhängig davon. Ein großer Vorteil ist, dass sie unterschiedliche Quellen (ein Blatt Papier, ein Flip-Chart, ein Whiteboard) von Scannable unterschiedlich erfassen können. Das Ergebnis ist meist besser lesbar, außerdem funktioniert die Texterkennung besser, weil zum Beispiel auch Reflexionen usw. vermieden werden können.

So sieht das Whiteboard-Foto von Scannable aus:

Von Scannable aus, lässt sich das Ergebnis einfach in Evernote übertragen.

Foto in Penultimate - dort weiter ergänzen

Auch Penultimate gehört zu Evernote, kann aber auch unabhängig davon verwendet werden. Gerade aber die Verbindung mit Evernote macht diese App so interessant, denn dort erstellte Notizen, werden sofort mit ihrem Evernote Konto synchronisiert.

Sie fragen sich vielleicht, was eine Handschriften- und Zeichnungsapp in einer Auflistung für Fotos von Whiteboard Bildern zu suchen hat. Penultimate hat die sehr praktische Funktion, dass sie in eine Notiz ein Foto einfügen können. Auf dieses Foto kann dann sofort oder später weiteres mit einem Stift hinein geschrieben werden. D.h., Sie können ihre am Whiteboard erstellte Zeichnung ganz einfach weiter ergänzen und benutzen.

Es ist eine hervorragende Möglichkeit nicht-digitales mit digitaler Verarbeitung zu verbinden und gleichzeitig haben Sie das Ergebnis auch immer in ihrem Wissensmanagement in Evernote.

Scan in Dropbox

Auch Dropbox hat eine hervorragende Scanfunktion, die verschiedene Quellenformate unterstützt.

Der Vorteil hier ist, dass der gespeicherte Scan direkt in Dropbox liegt und von Ihnen dort weiter verarbeitet werden kann. Wenn Sie also Evernote beispielsweise nicht verwenden, ist dies die beste Lösung.

Verwendung als Bildschirmhintergrund

Wenn Sie am Whiteboard eine sehr wichtige Planung erstellt haben, die sie auch dann noch immer vor sich haben wollen, wenn sie das Whiteboard schon längst für etwas anderes verwendet haben, ist dies vielleicht eine gute Idee für Sie:

 

 


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