Die meisten Belege kommen bei Ihnen digital an und Sie schicken Ihre Rechnungen als PDF?

Es macht aus meiner Sicht absolut keinen Sinn (mehr), Ausdrucke von zu fast 100% digitalen Belegen zu erstellen und an den Steuerberater zu versenden. Stattdessen landen sofort alle neuen (digitalen) Belege im jeweiligen Finder-Ordner der Bank bzw. einem "Bar"-Ordner. Die wenigen Papierbelege werden gescannt und auch physisch aufgehoben. Da es aber nur wenige sind, werden keine dicken Ordner mehr damit gefüllt.

Siehe: <Anlegen der Konten als Ordner in einem Cloud-Dienst (z.B. Dropbox)> (in Connect im Gold oder Platin Club)

Wichtig ist, dass Sie nachweisen können, dass der Beleg „im Original“ bei Ihnen angekommen ist. Hierbei wurde die Beweislast von den Finanzbehörden umgestellt, so dass Sie nur noch zeigen können müssen, dass Sie das Dokument aus einer E-Mail (die Sie auch aufheben müssen) oder einem Portal (wo sie auch immer noch zu finden ist), heruntergeladen haben.

Die Zettel-Sortierer für die USt-Voranmeldung nervt

Die frühere Papierflut war für mich jedes mal ein unglaublicher Aufwand. Ich habe für die Aufbereitung der Belege (Sortierung und Einordnung in die Kontoauszüge) immer mind. 4 Stunden gebraucht. Durch eine einfache digitale Ablage ist dieser Prozess wesentlich einfacher und schneller zu erledigen.

• Siehe: <Speicherung der Belege in Dropbox aus verschiedenen Quellen> (in Connect im Gold oder Platin Club)
• Siehe: <Einsortieren der Belege in die Kontoauszüge - auf dem Mac> (in Connect im Gold oder Platin Club)

Weiterleitung an Steuerberater ist einfacher

Monatliche oder quartalsweise USt-Voranmeldungen sind leichter, weil Sie Ihre Papierbelege nicht mehr zusammenpacken und zur Post bringen müssen. Alles was der Steuerberater erhält, ist eine Zip-Datei, mit verschiedenen PDF Dokumenten, die digital gesendet wird.

• Siehe: <Weitergabe Belege an Steuerberater für die USt-Voranmeldung> (in Connect im Gold oder Platin Club)

Kein Platzverbrauch für dicke Leitz-Ordner mehr

In der Zukunft wird man sich gar nicht mehr vorstellen können, dass Büros mit zig oder hunderten Ordnern vollgestellt wurden. Wenn Sie jetzt mit der digitalen Buchführung anfangen, kommen zumindest keine neuen dazu. Alte müssen leider 10 Jahre aufgehoben werden.

Wesentlich weniger Papierverbrauch

Der Papierverbrauch verringert sich enorm, wenn Sie Ihre Belege nicht mehr ausdrucken müssen.

Mit Unternehmen Online geht noch mehr

Unternehmen Online von Datev bietet sogar noch die weitergehenden Optionen, dass Sie:

• Automatisch die Belege zu Ihren Kontoumsätzen zuordnen und
• die restlichen Original-Papierbelege wegwerfen können - hierfür ist aber eine Vereinbarung mit Ihrem Finanzamt nötig.

Leider funktioniert dies aber nur, wenn Sie eine Windows-Installation auf Ihrem Mac haben. Aus meiner Sicht ist aber auch ohne diese zusätzliche Option eine große Erleichterung durch einen papierlosen Workflow bei der Buchhaltung möglich.