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Was sind die wichtigsten Tools und Techniken, die die papierlose Buchführung unterstützen

Für unsere Kunden ist die papierlose Buchführung oft ein Ziel, aber auch ein Weg zum effizienteren Arbeiten. Es geht dabei nicht nur um das Loswerden von Papierbelegen, sondern auch viel schnellere Bearbeitung von Buchhaltungsprozessen. Wir haben für diese Prozesse verschiedene Tools und Techniken identifiziert, die sie leicht für sich umsetzen können.


Zu diesen Themen finden Sie als Gold- und Platin ClubMitglied alle Anleitungen. Allgemein zum Thema papierlose Buchführung finden Sie hier einiges:

1. Vorschau-Funktionen zum PDF-Bearbeiten

Papierlose Belege (ob direkt als PDF erstellt/heruntergeladen oder als Scan) werden als PDF-Dateien erzeugt oder gespeichert. Die Standard-App für PDF-Dateien auf dem Mac ist Vorschau. Um Belege zu bearbeiten, z. B. um Seiten zu bewegen, löschen, drehen oder z. B. in den PDF-Kontoauszug einzusortieren, ist Vorschau hervorragend geeignet.

2. Automatisch das Datum in Dateien einfügen mit TextExpander

Eine wichtige Information im Dateinamen für Belege ist das Datum. Sobald der Zahlungsvorgang auf dem Konto erfolgt ist, sollte am Anfang des Dateinamens das Datum nach diesem Schema eingetragen werden.

2020-11-11 Media Markt.pdf

Dann werden die Dateien in der richtigen chronologischen Reihenfolge sortiert, wenn Sie nach „Name“ im Finder sortieren. Mit einer TextExpander-Textersetzung wird das aktuelle Datum automatisch in dieser Form eingefügt.


 

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3. Checkliste in Evernote für die Jahres-Steuererklärung

Checklisten sind notwendig für einen effizienten Arbeitsprozess. Insbesondere bei Aufgaben, die sich erst nach einer Weile wiederholen, sind Checklisten sehr hilfreich. Die Jahres-Steuererklärung erfordert jedes Mal sehr ähnliche Vorgehen und Inhalte. Daher ist hierfür eine sehr gute Checkliste sinnvoll.

4. Outbank

Eine Banking-Software wie Outbank hilft sehr dabei, die Transaktionen schnell zu finden und z. B. auch gleiche Vorgänge (z. B. Zahlungen an die Krankenkasse) zu filtern und als PDF zu erstellen.

5. Scanner

Auch wenn die Anzahl physischer Belege/Rechnung in den letzten Jahren stark zurückgegangen ist, gibt es sie immer noch. In diesem Fall brauchen Sie einen leistungsstarken Scanner, der schnell und einfach doppelseitig und mit Texterkennung scannt.

6. Cloud-Dienst zu Ablage der Belege von jedem Gerät aus

Damit Sie sowohl auf mehreren Geräten mit Ihren Steuerunterlagen arbeiten als auch am Ende alle Unterlagen verschlüsselt an Steuerberater:in schicken können, ist ein Cloud-Dienst wie z. B. Dropbox sehr hilfreich.


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