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Buchhaltung

Unendliche Geschichte: Finanzamt und Digitale Rechnungen

In meiner Gründungsberatung kommt das Thema immer wieder vor - wie wird korrekt mit digitalen Rechnungen umgegangen. Letztes Jahr hat sich hier einiges verändert und für den Unternehmer erleichtert. Rückwirkend zum 1. Juli 2011 wurden die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für elektronische Rechnungen vereinfacht. Vorher waren Rechnungen zum Vorsteuerabzug nur berechtigt, wenn sie mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur oder einem EDI-Verfahren verschickt wurden. Seit 2011 ist dies nun auch einfach als Anhang (Bild, PDF) in einer E-Mail möglich, also sind Papier und elektornische Rechnungen gleich zu behandeln. Allerdings muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. (s. § 14 UStG - Ausstellung von Rechnungen). Wie diese Gewährleistung erfolgen kann, wurde nun in einem elfseitigen Schreiben des Finanzministeriums spezifiziert.


Kurzgefasst kann man, wenn dies schon eingerichtet ist, bei den bisherigen Verfahren (qualifizierte elektronische Signatur oder EDI-Verfahren) bleiben. Es geht aber auch einfacher:

 

Die Kriterien können durch innerbetriebliche Kontrollverfahren eingehalten werden. 

 

(4) Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen, sofern keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet oder die Rechnung per elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt wird (vgl. Absätze 7 bis 10), durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen kann, gewährleistet werden (§ 14 Abs. 1 Satz 5 und 6 UStG).

(5) Als innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG ist ein Verfahren ausreichend, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt, um zu gewährleisten, dass nur die Rechnungen beglichen werden, zu deren Begleichung eine Ver- pflichtung besteht. 2Der Unternehmer kann hierbei auf bereits bestehende Rechnungsprüfungssysteme zurückgreifen. Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die der Unternehmer verwenden muss. 4Es kann daher ein EDV-unterstütztes, aber auch ein manuelles Verfahren sein.

(6) Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt die Anforderungen des § 14 Abs. 1 UStG, wenn es einen verlässlichen Prüfpfad beinhaltet, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zu Grunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Dieser Prüfpfad kann z. B. durch (manuellen) Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen

(z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Über- weisung bzw. Zahlungsbeleg) gewährleistet werden. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren und der verlässliche Prüfpfad unterliegen keiner gesonderten Dokumentationspflicht. 4Eine inhaltlich zutreffende Rechnung – ins- besondere Leistung, Entgelt, leistender Unternehmer und Zahlungsempfänger sind zutreffend angegeben – rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind.

 

Quelle: Bundesminister der Finanzen: Umsatzsteuer; Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011

 

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