Neue Office Dokumente erstellen

Ausgehend von der Idee, Dropbox als Dateisystem für das iOS Gerät zu verwenden, ist eine Erstellung von Office-Dateien direkt in Dropbox naheliegend. Dateien können ja auch schon aus der Dropbox App heraus bearbeitet werden, also ist das neu Erstellen der logische nächste Schritt.

So erstellen Sie eine neue Datei:

Der große Plus-Button ist sicherlich das erste, was der Anwender nach dem Update sieht. Die folgenden "Erstellungsfunktionen" erscheinen dann.

Mit Drücken auf "Datei erstellen oder hochladen" lassen sich Office-Dokumente erstellen (Word, Excel und PowerPoint). 

Wählen Sie eine der optionen und Sie können:

• einen Dateinamen wählen
• einen Speicherort in Dropbox wählen
• die Office App mit diesen Informationen öffnen und ihr Dokument erstellen

Zum Schluss schließen Sie die Datei in der Office App und gelangen zu Dropbox zurück. Der Ablauf ist sehr einfach und flüssig. Die Funktion gab es eigentlich schon vorher, aber da war sie recht versteckt und umständlich.

Scans zu PDF Dokumenten machen

Statt eine separate Scan App zu verwenden, können Sie nun innerhalb der iOS Dropbox App Papier scannen und sofort als PDF in Dropbox speichern. Dabei werden Funktionen eingesetzt, die bei solchen Scan-Funktionen inzwischen zum Standard gehören:

• Umwandlung des Scans von einem Foto in ein eher Schwarz-Weiss Dokument (zum besseren Ausdrucken)
• ein automatischen Geraderücken.

Wenn Sie die Business-Version von Dropbox nutzen, wird auch eine Texterkennung (OCR) durchgeführt, so dass dieses gescannte Dokument auch durchsuchbar ist.

So geht’s: Tippen Sie (wie oben) auf das Plus und wählen dann "Dokument scannen".

Kommentarfunktionen verbessert

Die mit anderen Nutzern geteilten Dokumente können von diesen kommentiert werden. Das ging zwar auch schon vorher, nur können die Anwender jetzt bestimmen, wo die Kommentare in den Dokumenten angebracht werden. Das funktioniert auch mit PDFs und Bildern. So lässt sich natürlich viel genauer beschreiben, was man meint.

Für größere Unternehmen wird eine Funktion eingeführt, die den Empfänger zwingt, sich einzuloggen, wenn er geteilte Dokumente sehen will. Das kann der Absender nun auch im Log nachvollziehen.

Auch die Nutzer des kostenlosen Dropbox-Basic sollen mehr Kontrolle über ihre geteilten Dokumente erhalten. So können Ordner auf Wunsch mit einer Nur-Lese-Berechtigung versehen werden, wenn das sinnvoll ist.

Die History-Funktion arbeitet ähnlich wie Apples TimeMachine und zeigt auf Wunsch die älteren Versionen des Dokuments oder der Datei an. Das erleichtert bei Wiederherstellungs-Operationen vorab eine genauere Auswahl.

Klingt alles nach Evernote?

Die Funktionen klingen bekannt? Scannen, OCR, PDF, Office Dokumente erstellen, Kommentare von Anderen, History Funktion - das alles bietet auch Evernote mit seinen Apps. Steve Jobs hat ja einmal von Dropbox gesagt, dass es eher ein Feature als ein Produkt ist. Davon hat sich Dropbox wohl anspornen lassen. Mir wird häufig die Frage gestellt, ob nun eher Evernote oder Dropbox für die Wissensverwaltung genutzt werden sollte. Diese Frage wird nun noch etwas schwieriger zu beantworten sein, aber ich sehe immer noch klar abgegrenzte Einsatzgebiete für beide.

Dropbox Download mit zusätzlichem Speicher 

Sollten Sie Dropbox noch nicht verwenden, können Sie über diesen Link eine Empfehlung nutzen, die Ihnen direkt 500 MB mehr Speicher bringt.

Dropbox für iOS ist kostenlos im App Store erhältlich.

Dieser Artikel ist ein Beispiel aus Mac Business Connect, der riesigen Lernplattform zu vielen Themen rund um Mac, iPhone und iPad im Business Einsatz.

Diesen Artikel und viele mehr, können Sie ab der Platin-Mitgliedschaft lesen und sich damit regelmäßig zu Apple Business Themen weiterbilden. 

Jetzt zu Mac Business Coaching Club Mitgliedschaften informieren!