Produktivitäts-Baustein 4: Radikal aufräumen und papierlos werden

Radikal aufräumen – im Kopf – im Büro – auf den Apple-Geräten – und damit papierlos werden.

Aufräumen ist nicht sexy? Radikal aufräumen schon. Weil es Ihren Arbeitstag um ein Vielfaches attraktiver macht. Aufräumen und Strukturieren ist meist eine der ersten Taten, die ich mit meinen Kunden anpacke. Geklärt wird dabei vor allem, in welchen digitalen Tools die entsprechenden Daten landen müssen, damit diese Frage nicht jedes Mal neu entschieden werden muss.

Und wie komme ich von einem papierüberladenen Büro zum geordneten, klaren System einer papierlosen Büroorganisation? Ein richtig guter Profiscanner hilft Ihnen dabei, alles zu digitalisieren. Aber, was nützt Ihnen ein blitzblank leerer Schreibtisch, wenn sich auf Ihrem Mac alles querbeet Durcheinander auf dem Screen oder in Ordnern befindet, die Sie nicht konsequent nutzen. Was hier hilft, ist einmal eine Systematik zu erarbeiten, die Sie so überzeugt, dass Sie sie nicht gleich wieder vergessen und ignorieren. Ziel jeder digitalen Ablage sollte sein, dass Sie in Zukunft Ihre Dateien so gut strukturiert abgelegt haben, dass es ein Leichtes ist, sie wiederzufinden. Und Sie Spaß daran haben, damit zu arbeiten.

Denn abzulegen gibt es eine Menge und für alles gibt es einen optimalen Ort. Wo legt man zum Beispiel am besten zu lesende Internetseiten oder PDF Dokumente ab? Wo erfasst man am besten schnell neue Ideen oder wie kann man das iPad für digitale Skizzen oder Mitschriften verwenden?

Radikal aufgeräumt gehört auch die Flut an E-Mails im Posteingang, die Adressen, Passwörter und PIN-Nummern und auch die Dateien und Ordner, die sich auf dem Schreibtisch tummeln, einfach, weil man nicht weiß, wohin sie sonst kommen könnten. Und werden Sie auch die letzten Bastionen an Papier los - vor allem Ihre Buchführung. Ein professioneller Umgang mit PDF-Dokumenten hilft hier enorm. 

Wenn Sie sich schon mal entnervt entschlossen haben, eine Excel-Tabelle lieber neu anzulegen und die Daten darin aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren als immer weiter nach der bereits angelegten Tabelle zu suchen, wissen Sie warum sich eine radikal klare Struktur lohnt.

Vorschlag

Erstellen Sie einen "Wegsortieren"-Ordner in Ihrem Dokumente-Ordner (oder alternativ in Dropbox) und legen ein Alias zu dem Ordner, um diesen auf dem Schreibtisch - am besten oben rechts - abzulegen.

Nun werfen Sie alle Dokumente, die Sie auf dem Schreibtisch haben, in diesen Wegsortieren-Ordner und tun dies auch für neue Dokumente, die (sonst) auf dem Schreibtisch landen würden. Gehen Sie diesen Ordner regelmäßig durch und löschen bzw. sortieren die Dateien weg. Eine Kleinigkeit, die gleich mehr Ordnung auf Ihrem Schreibtisch bringt.

Themen in diesem 4. Baustein (aus unserem 5 Bausteine Lernweg):


Diesen Artikel weiter lesen ...

... und schnell die Grundlagen für Mac, iPhone und iPad lernen? Und regelmäßig Tipps & Tricks für Apple-Geräte zum produktiven Arbeiten erhalten?

Hier kostenlos anmelden oder registrieren

- Vorteile der Basis ClubMitgliedschaft finden Sie unten -


Ihre Vorteile der kostenlosen Basis ClubMitgliedschaft:

Zugang zur Lernplattform Connect mit den Inhalten "Mac Basics" und "iOS Basics" (schon über 300 Artikel)
Wöchentlicher ClubLetter mit aktuellen Tipps & Tricks
Shortcut ClubKarten mit den wichtigsten Shortcuts in Finder, Mail und Safari
Einladung zu kostenlosen Webinaren
Monatliche Gewinnchancen bei unseren ClubBenefits (Software, Services, Trainings)

Hier Details zum Basis ansehen

Gibt es auf dieser Seite etwas zu verbessern?

Wir freuen uns über Hinweise zu unseren Inhalten.

Tippen Sie einfach "Feedback" in unsere Chatbox rechts unten im Fenster.

Mehr in dieser Kategorie

Vorheriger

Produktivitäts-Baustein 3: Auf beste Tools setzen

Nur die besten Tools einsetzen - aber sie auch so professionell nutzen, dass sich die Arbeit tatsächlich viel schneller erledigen lässt. Mac, iPhone und iPad bieten bereits sehr viele Grundfunktionen, die effizientes Arbeiten drastisch fördern. Aber diese Grundfunktionen muss man auch kennen u...

Nächster

Produktivitäts-Baustein 5: Professionell managen, nicht irgendwie

Die Tools für Ihr Selbst- und Projekt- und Wissensmanagement perfekt beherrschen und nutzen. Mindestens ein Semester hätte ich gespart, wenn mir schon im Studium klar gewesen wäre, wie wichtig professionelles Management ist und wie es funktioniert. Gut, als Student kann man es sich vielleicht ...