Passwortgeschützte und gesperrte PDF Dateien auf dem Mac erstellen

Ob es sich um Geschäftsberichte, persönliche Informationen oder vertrauliche Korrespondenz handelt, die Sicherheit Ihrer PDF-Dokumente zu gewährleisten, ist manchmal entscheidend. Glücklicherweise bieten Mac eine einfache Möglichkeit, PDF-Dateien zu erstellen, die passwortgeschützt oder gesperrt sind, um unbefugten Zugriff oder Nutzung zu verhindern. Sie können dabei sowohl verhindern, dass ein PDF bearbeitet, gedruckt oder sogar schon geöffnet wird. Selbstverständlich besteht der Passwortschutz auch über Systemgrenzen hinweg - also auch auf Windows Rechnern oder iPhone und iPad.


Darum geht's - TL;DR

  • Auf dem Mac können Sie PDF-Dateien erstellen, die passwortgeschützt oder gesperrt sind.
  • Gesperrte PDFs sind schreibgeschützt und können ohne Passwort geöffnet werden, während passwortgeschützte PDFs ein Passwort erfordern, um geöffnet zu werden.
  • Beim Erstellen eines PDFs können Sie sowohl den Öffnungs- als auch den Bearbeitungsschutz festlegen.
  • Der Öffnungsschutz erfordert ein Passwort, um das PDF zu öffnen, während der Bearbeitungsschutz das Kopieren, Drucken und andere Änderungen verhindert.
  • Bestehende PDFs können auch nachträglich mit einem Passwortschutz versehen werden.

Unterschied zwischen gesperrten und passwortgeschützten PDF

Passwortgeschützte und gesperrte PDFs auf einem Mac beziehen sich auf zwei verschiedene Sicherheitsmaßnahmen, die für PDF-Dateien angewendet werden können:

Gesperrte PDF (schwacher Schutz):

  • Sperren ohne Passwort: Eine gesperrte PDF-Datei auf einem Mac ist in der Regel eine Datei, die als “Schreibgeschützt” markiert wurde. Dies ist keine Verschlüsselung, sondern eine Dateieigenschaft, die verhindert, dass Änderungen vorgenommen werden. Dies können Sie machen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken, “Informationen” auswählen und dann die Markierung bei “Geschützt” oder “Schreibgeschützt” anhanken.
  • jaKein Öffnungsschutz: Im Gegensatz zu passwortgeschützten PDFs können gesperrte PDFs ohne die Eingabe eines Passworts geöffnet und gelesen werden. Die Sperre bezieht sich nur auf das Bearbeiten der Datei.
  • Änderung über Dateieigenschaften: Die Sperre kann in der Regel durch Ändern der Dateieigenschaften leicht aufgehoben werden, indem Sie den o.g. Schreibschutz wieder deaktivieren.

Da dies auch für andere Dateien gilt, wird diese Art der Sperrung hier allgemein erklärt:

  • Siehe: <Dateien auf dem Mac sperren, um deren Bearbeitung zu erschweren> (in Arbeit)

Passwortgeschützte PDF (starker Schutz):

  • Öffnungsschutz: Ein passwortgeschütztes PDF erfordert die Eingabe eines Passworts, um die Datei überhaupt öffnen zu können. Ohne das richtige Passwort kann niemand den Inhalt der PDF-Datei einsehen.
  • Bearbeitungsschutz: Es kann zusätzlich ein Passwortschutz eingerichtet werden, um zu verhindern, dass Benutzer die PDF bearbeiten, drucken oder bestimmte Änderungen vornehmen können, selbst wenn sie die Datei öffnen können. Dieses Passwort ist oft vom Öffnungspasswort verschieden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Passwortschutz in der Regel eine stärkere Sicherheitsmaßnahme darstellt, da er die Datei mit einem Passwort verschlüsselt und so den Zugang und die Bearbeitungsmöglichkeiten ohne das richtige Passwort einschränkt. Eine gesperrte PDF-Datei hingegen ist einfach nur gegen Bearbeitung geschützt, kann aber von jedem geöffnet und gelesen werden, der Zugriff auf die Datei hat.

Öffnungs- und Bearbeitungsschutz beim Erstellen des PDF einrichten

Die Erstellung von PDF ist eine eingebaute Funktion auf dem Mac. Sie steht in allen Programmen zur Verfügung, die drucken können. 

  • Öffnen Sie das Dokument, das Sie in eine PDF-Datei umwandeln möchten.
  • Gehen Sie zum Menü "Datei" und wählen Sie "Drucken" oder nutzen Sie den Shortcut Command + P.
  • Klicken Sie im Druckdialog auf die Dropdown-Schaltfläche in der unteren linken Ecke und wählen Sie "Als PDF sichern ...".

In dem Dialogfenster für das letzte Speichern klicken Sie jedoch auf „Sicherheitsoptionen ...“.

Hier haben Sie die Option, das Dokument für verschiedene Aktionen mit dem PDF per Passwort zu schützen. 

I. Der obere Teil behandelt den Passwortschutz für das Öffnen des Dokuments

Hinweis: Wählen Sie ein starkes Passwort, das eine Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthält, um die Sicherheit zu maximieren. Erstellen und speichern Sie das Passwort mit 1Password.

Nachdem Sie die Funktion aktiviert und das Passwort zweimal eingegeben haben, klicken Sie auf "OK". Damit sind aber erst mal nur die Sicherheitsoptionen festgelegt. Sie gelangen dann wieder zurück zum Speichern-Dialogfenster und müssen dort noch auf "Sichern" klicken.

Im Finder sieht das Datei-Icon dann so aus.

Das geschützte PDF erkennen Sie schon am Programmsymbol mit dem Schloss.

Bei Doppelklick erscheint beim Öffnen des Dokuments ein Eingabefeld für das Passwort. Auf der linken Seite sehen Sie trotzdem schon den Umfang des Dokuments mit weißen Seiten angezeigt.

Natürlich besteht der Passwortschutz auch bei der Weitergabe des Dokumentes. So werden Sie (oder der Empfänger des Dokuments) beispielsweise auch auf dem iPhone nach dem Dokumentenpasswort gefragt.

II. Der untere Teil der Sicherheitsoption bezieht sich auf das Sperren des Kopierens von Texten, Bildern und anderen Inhalten sowie das Drucken.

Auch diese Funktionen müssen Sie mit einem Passwort schützen.

Dieser Schutz kann unabhängig von dem Schutz zum Öffnen des Dokuments angelegt werden. Sie können aber auch beides verwenden und da auch mit unterschiedlichen Passwörtern arbeiten. So können Sie einer Personengruppe zwar das Öffnen erlaufen, aber nicht das Drucken oder Kopieren, was nur der Gruppe mit dem zweiten Passwort erlaubt ist.

Beachten Sie aber bitte, dass es heute relativ einfach ist, mithilfe von Screenshots oder Texterkennung solche Elemente trotzdem aus dem PDF herauszuziehen.

Nachdem Sie die Funktionen aktiviert und das Passwort zweimal eingegeben haben, klicken Sie auf "OK". Damit sind aber erst mal nur die Sicherheitsoptionen festgelegt. Sie gelangen dann wieder zurück zum Speichern-Dialogfenster und müssen dort noch auf "Sichern" klicken.

Wenn Sie in diesem Fall einen Passwortschutz angelegt haben, werden Sie zwar zum Beispiel Text markieren können, aber sobald Sie ihn Kopieren wollen, erhalten Sie diese Meldung und müssen das Passwort eingeben. Das gleiche gilt für den Druckdialog. Sobald Sie etwas drucken wollen, müssen Sie zunächst das Passwort eingeben.

Passwortschutz für bestehende PDF für Öffnen und Sperren

Auch bestehende, bisher nicht passwortgeschütze, PDF können Sie wie oben sperren.

  • Öffnen Sie das PDF per Doppelklick mit Vorschau.
  • Wählen Sie in Vorschau im Menü Ablage „Exportieren ...“.

 

  • Im Speichernfenster sehen Sie wieder die Option "Zugriffsrechte...". Klicken Sie darauf.

Leider ist Apple hier mal wieder nicht besonders einheitlich, denn im Gegensatz zu oben muss man hier umgekehrt denken.

Bei (1) können Sie wieder das Passwort für die Öffnung des Dokuments aktivieren. Das ist also wie oben.

Unter (2) können Sie nun aber wiederum zusätzlich die Bereiche anhaken, die Sie erlauben, wenn jemand zusätzlich das Eigentümerpasswort besitzt.

Wenn also NICHTS erlauben wollen, müssen alle Checkboxen leer (nicht angehakt sein). Es ist also genau umgekehrt wie bei der Neuerstellung eines PDF, dafür haben Sie hier aber noch feinere Möglichkeiten, die Rechte zur Benutzung einzustellen.

 


Gibt es auf dieser Seite etwas zu verbessern?

Wir freuen uns über Hinweise zu unseren Inhalten.

Tippen Sie einfach "Feedback" in unsere Chatbox rechts unten im Fenster.

Mehr in dieser Kategorie

Vorheriger

Passwortgeschützte PDF Dokumente erstellen - nicht richtig und unpublished

So wie Sie auf dem Mac standardmässig PDF Dokumente erstellen können, bietet Ihnen die PDF Software Vorschau die Möglichkeit, diese Dokumente mit einem Passwort zu schützen. 

Nächster

PDF Dokument wird nicht korrekt ausgedruckt - das könnte helfen

Die nervigsten Schwierigkeiten, die man mit der Technik haben kann, sind die unerklärlichen. Dazu gehören Phänomene, die mit dem Drucken zusammenhängen. Warum wird ein Teil eines PDF-Dokuments nicht richtig ausgedruckt, es fehlen z.B. Elemente beim Ausdruck? Mit diesem Trick kann das Problem gel...