Sortierung der E-Mail-Listen in Postfächern (auch Posteingang) - So geht’s und hierfür ist das nützlich

Sie können die Auflistung von E-Mails in Mail im Eingang oder anderen Postfächern nach unterschiedlichen Kriterien sortieren. So ist eine sehr einfache Möglichkeit, schnell eine große Menge E-Mails aufzuräumen, ist sie nach dem Absender (Von) zu sortieren (statt nach Datum). Danach können Sie viele Mails auf einmal markieren und löschen oder wegsortieren. Unterschiedliche Sortieroptionen helfen aber auch in anderen Situationen. 


Darum geht's - TL;DR

  • E-Mails können in Mail nach verschiedenen Kriterien sortiert werden, um die Organisation und Verwaltung des Postfachs zu erleichtern.
  • Die Standardsortierung nach Datum kann in manchen Situationen durch alternative Sortierkriterien wie Betreff, Absender, Größe oder ungelesene Nachrichten ersetzt werden.
  • Die Sortierung nach dem Absender (Von) ist nützlich, um schnell viele Mails eines bestimmten Senders zu löschen oder wegzusortieren.
  • Die Sortierung nach Anhängen ermöglicht das schnelle Auffinden von E-Mails mit Anhängen, um diese zu entfernen und Speicherplatz zu sparen.
  • Die Sortierung nach Größe hilft, den Speicherplatz zu überwachen und Anhänge zu entfernen oder Mails zu löschen.
  • Die Sortierung nach Datum erleichtert das Auffinden von E-Mails anhand des Sendedatums.
  • Die Sortierung nach Markierungen zeigt alle markierten E-Mails auf einen Blick.
  • Alternativ können intelligente Postfächer genutzt werden, um komplexe Suchen zu speichern und dynamisch zu aktualisieren.

Warum ist es manchmal sinnvoll E-Mails statt nach dem Datum nach anderen Kriterien zu sortieren?

Die Organisation und Verwaltung des E-Mail-Postfachs kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Während die Standardsortierung von E-Mails nach Datum dabei hilft, die neuesten Nachrichten schnell zu erfassen, gibt es Situationen, in denen alternative Sortierkriterien von großem Nutzen sein können.

Dies liegt daran, dass die Informationsflut, die täglich unsere Posteingänge überschwemmt, eine effiziente Strategie erfordert, um wichtige Nachrichten hervorzuheben, Prioritäten zu setzen und letztendlich Zeit zu sparen. Die Sortierung nach anderen Kriterien wie Betreff, Absender, Größe oder sogar nach ungelesenen Nachrichten kann die Produktivität steigern, die Suche nach spezifischen E-Mails erleichtern und sicherstellen, dass kritische Informationen nicht in der Masse untergehen.

Sortieren von E-Mail nach verschiedenen Kriterien

Um in einem Postfach (das kann der Posteingang, aber auch von Ihnen angelegte Postfächer sein), nach verschiedenen Kriterien zu sortieren, öffnen Sie das Menü Darstellung und "Sortieren nach"

Hier haben Sie diese Sortieroptionen zur Verfügung. Unten steht dazu passend immer die Sortierrichtung, in diesem Beispiel passend zum Datum "Älteste oder neueste oben".

Der obere Teil enthält die Merkmale der Sortierung (Datum, Markierungen usw.), der untere dazu jeweils passend, die aufsteigende oder absteigende Sortierweise.

Welche Sortierung ist wann sinnvoll?

Die Sortierung kann jeweils für verschiedene Dinge genutzt werden.

Von: Wenn Sie auf einen Schlag sehr viele Mails eines Senders löschen oder wegsortieren wollen. Sie können diese dann auf einmal markieren und löschen (Beispiel: Alle Werbemails eines E-Commerce Shops). 

Anhänge: Damit können Sie schnell die E-Mails sehen, die Anhänge haben. Dann können Sie diese auch aus den Mails entfernen, um Speicherplatz zu sparen.

Größe: Wenn Ihr Speicherplatz knapp wird, können Sie nach der Größe sortieren und ebenfalls Anhänge entfernen oder Mails löschen.

Datum: Wenn Sie wissen, wann eine E-Mail geschickt wurde, erleichtert dies das Auffinden. Entscheiden Sie hier auch, ob oben immer die neueste oder älteste E-Mail stehen soll.

Markierungen: Wenn Sie mit Markierungen arbeiten, sehen Sie hier alle E-Mails mit Markierungen hintereinander.

Alternative: Intelligente Postfächer nutzen

In vielen Programmen auf dem Mac können sog. intelligente Ordner, Postfächer oder Suchen angelegt werden, d.h. man speichert die Suchkriterien, mit denen man bestimmte Inhalte gesucht hat ab und kann dann immer wieder mit einem Klick diese Suche auslösen und erhält sofort die Inhalte. Beispielsweise kann im Programm Mail ein intelligentes Postfach für eine bestimmte Person angelegt werden, so dass sofort alle E-Mail dieser Person angezeigt werden, egal in welchem Postfach sie liegen. Intelligente Postfächer sind eine gute Idee, wenn Sie eine Suche haben, die Sie häufig durchführen, insbesondere wenn es sich um eine komplexe Suche handelt. Diese Postfächer werden dynamisch aktualisiert, wenn Nachrichten hinzugefügt, gelöscht und verschoben werden.


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