3 Mail-Posteingangsfehler, die Sie möglicherweise machen

Fehler 1: Neue E-Mails in Ihrem Posteingang lassen

Dies ist sehr kontrovers, denn für viele gehört es zum Standardverhalten - und hängt direkt mit den weiteren Fehlern zusammen: alle E-Mails werden im Posteingang gelassen.

Vielleicht meinen Sie, es ist egal, ob Sie E-Mails in Ihrem Posteingang lassen, nachdem Sie sich mit ihnen beschäftigt haben. Dummerweise „bittet“ Sie Ihr Gehirn aber bei jedem Blick in den Posteingang darum, sich zu entscheiden.

Eine Studie des Princeton's Neuroscience Institute aus dem Jahr 2011 ergab, dass "wenn Ihre Umgebung überladen ist, Ihre Konzentrationsfähigkeit eingeschränkt wird". Das gilt auch für Ihre virtuelle Umgebung; je mehr E-Mails Sie sehen - auch solche, die keine Rolle mehr spielen - desto mehr Zeit verbringt Ihr Gehirn damit, unbewusst über sie nachzudenken.

Die Forschung deutet darauf hin, dass die Reduktion der „Störung durch den Posteingang“ Sie weniger ablenkt. Es macht Sie produktiver und erleichtert es Ihnen, Informationen zu verarbeiten.

Wie vermeiden Sie nun diesen Fehler?

Verwenden Sie Ihren Posteingang nur als Übergangsort für neue E-Mails. Wenn Sie mit einer neuen E-Mail "fertig" sind (siehe Fehler 3), sollte sie archiviert oder gelöscht werden (siehe Fehler 2). Sie können jederzeit nach jeder E-Mail suchen, die Sie später benötigen. Und wenn Sie denken: „Aber diese Mail erinnert mich daran, etwas zu tun!“ - Lesen Sie Fehler 3.

Fehler 2: Alte Mails auch im Posteingang lassen

Wenn Sie Fehler 1 vermeiden, füllt sich Ihr Mail-Posteingang schon einmal nicht weiter (Hurra!). Nun lautet aber die Frage: Was sollten Sie mit alten E-Mails machen, die noch im Posteingang sind.

Die Optionen sind

a) Löschen oder

b) im entsprechenden Postfach einordnen.

Viele Menschen machen den Fehler, zu weit ins Extreme zu gehen: entweder alle Nachrichten zu löschen oder alle zu behalten. Die Wahrheit ist, dass ein gesundes Gleichgewicht die beste Lösung ist. Das Horten von E-Mails, die Sie nicht benötigen, trägt zur Speicherquote Ihres E-Mail-Kontos bei und macht auch das Wegsortieren aufwändiger. Wenn Sie zu viel löschen, könnte etwas abhanden kommen, was Sie später evtl. benötigen.

Wie vermeiden Sie nun diesen Fehler?

Wenn Sie sehr viele Mails loswerden wollen, die offensichtlich nicht mehr gebraucht werden (z.B. Newsletter, Werbung, Erinnerungen): Sortieren Sie im Posteingang nach „Von“ und markieren und löschen alle ungewünschten Mails auf einmal.

• Siehe: <Sortierung der E-Mail-Listen in Postfächern (auch Posteingang)> (in Connect im Gold oder Platin Club)

Für die anderen Mails gilt: Nehmen Sie sich kurz Zeit, um darüber nachzudenken, ob Sie in Zukunft vielleicht wieder Zugriff darauf haben möchten. Wenn nicht: Zeit zum Löschen. Wenn ja: Ablegen in Ihren Postfächern.

Übrigens: Zu viele Postfächer mit einer zu feinen Struktur sind heute nicht mehr nötig. Nutzen Sie nur ein paar Haupt-Postfächer und arbeiten mit der Suche und intelligenten Postfächern.

• Siehe: <Intelligente Postfächer in Mac Mail anlegen> (in Connect im Gold oder Platin Club)

Eine einfache aber radikale Lösung, wenn Sie wenig Zeit haben: Erstellen Sie einen „Wegsortieren“ Ordner und verschieben Sie dort alles was älter als eine Woche ist.

• Siehe: <Neues Postfach anlegen> (in Connect im Gold oder Platin Club)

Fehler 3: Verwendung des Posteingangs als Aufgabenliste

Sehr häufig entstehen Fehler 1 und 2 durch Fehler 3. Ein gesondertes Aufgabensystem zu verwalten ist für viele zu aufwändig. Es ist eine (vermeintlich) einfache Lösung, ihren Posteingang als To-Do-Liste zu verwenden. Bei 2 Minuten-Aufgaben wie „Bitte schicke mir den Marketing Plan vom letzten Jahr“, ist das vielleicht noch eine gute Lösung. So eine kleine Anfrage sollte überhaupt nicht auf einer To-Do-Liste stehen, denn sie kann schnell beantwortet werden.

Aber für Projekte, wie "Vorschlag für Neukunden erstellen" oder "Geburtstagsparty für meinen 50.", empfehle ich dringend, ein Selbstmanagementsystem zu finden, mit dem Sie arbeiten. Einzelne Mails sind als Erinnerungen für größere Aufgaben nicht geeignet. Hier ist Getting Things Done die beste Lösung, denn die Reduktion der Posteingänge auf Null (Inbox Zero) gehört zu den wichtigsten Ergebnissen dieser Methodik.

Wenn Sie die wichtigsten Aufgaben jeden Tag erledigen wollen, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Aufgabenliste zu bearbeiten und zu organisieren. Wenn Sie Ihren Posteingang als Aufgabenliste verwenden, liegt Ihre Zeit in den Händen anderer Leute. Mit jeder neuen E-Mail entsteht ein neues To-Do, ob es Ihnen gefällt oder nicht. Aber wenn Sie bewusst eine Aufgabe zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen, ist das eine Chance zu entscheiden, was diese neue Sache für Sie bedeutet.

Wie vermeiden Sie nun diesen Fehler?

Gehen Sie durch Ihren Posteingang und senden Sie alle umsetzbaren Dinge an Ihr Aufgabensystem. Das ist das Einzige, was dieser E-Mail-Eingang bewirken sollte. Hier unterstützt Sie OmniFocus perfekt, denn Sie können E-Mails einfach an OmniFocus weiterleiten und danach direkt wegsortieren. Der Link zur E-Mail steht in der Notiz der Aufgabe in OmniFocus, auch nachdem Sie sie wegsortiert haben.

• Siehe: <Neue Aufgaben per E-Mail an OmniFocus schicken> (in Connect im Gold oder Platin Club)
• Siehe: <Kleine aber fantastische Änderung bei der Mail Drop-Funktion von OmniFocus> (in Connect im Gold oder Platin Club)