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Papierloses Büro

Gescannte Dokumente und Texterkennung (OCR) mit PDFPenPro

Wenn Sie ein Dokument auf Papier erhalten und es scannen, bietet Ihr Scanner vielleicht schon eine optische Texterkennung (OCR) an. Wenn OCR durchgeführt wird, ist das PDF Dokument durchsuchbar und Text kann sogar ausgewählt, kopiert und geändert werden (mit der geeigneten Software). Sollte Ihr Scanner kein OCR anbieten oder Sie ein gescanntes Dokument ohne erkannten Text erhalten (ein Bild), können Sie mit PDFPenPro jederzeit nachträglich eine Texterkennung durchführen.


Ein guter Scanner macht die Texterkennung direkt mit

Wenn Sie selbst einen Scanner zur Digitalisierung verwenden, enthält die dazugehörige Software höchstwahrscheinlich eine OCR-Funktion. Evtl. müssen Sie diese aber erst aktivieren.

Die definitive Empfehlung von Mac Business Coaching für einen professionellen Scanner ist der ScanSnap, aktuell in der Version iX1500.

Dieser Scanner lässt Sie sehr schnell gleichzeitig viele Seiten doppelseitig scannen und es wird sofort eine Texterkennung durchgeführt.

Sollte Ihr Scanner keine OCR-Funktion haben oder Sie eine gescannte Datei erhalten haben, bei der der Text noch nicht erkannt ist, brauchen Sie PDFPenPro zur nachträglichen Texterkennung.

Was ist Optical Character Recognition (OCR)?

OCR ist der Prozess einer Konvertierung eines Bitmap Bildes mit Text (z.B. ein gescannter Brief) in Text. Dieser Text kann ausgewählt, kopiert und geändert (letzteres ebenfalls mit PDFPenPro) werden. Ausserdem kann der Text durchsucht werden, auch wenn das Dokument später z.B. in Vorschau geöffnet wird.

Wie gut die Texterkennung ist, hängt u.a. von der Qualität des gescannten Dokuments ab.

So nutzen Sie OCR in PDFPenPro:

1. Öffnen Sie das gescannte PDF in PDFPenPro. Sollten PDF nicht standardmässig mit PDFPenPro (sondern Vorschau) öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen "Öffnen mit..." und dann PDFPenPro

2. Wenn das Dokument noch nicht mit Texterkennung verändert wurde, erscheint ein Infofenster: 

3. Wählen Sie die Sprache aus und Klicken auf OCR des Dokuments 

Je nach länge des Dokuments kann die Durchführung etwas dauern - Anzeige mit Fortschrittsbalken. Ein Ton gibt Ihnen Bescheid, dass die OCR beendet ist. Danach können Sie Text markieren oder auch ändern.

Auch nach Datei-Öffnung ist OCR möglich

Sollten Sie OCR nicht direkt nach der Öffnung angestoßen haben, können Sie es auch nachträglich über den Menüpunkt

Bearbeiten > OCR-Dateien ...

starten.

Mit diesem umgewandelte Dokument weiter arbeiten

Da das Dokument nun Text enthält, können Sie weitergehend damit arbeiten.

 

 

 

 


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