Apple Textersetzungen funktionieren nicht in Microsoft Office Produkten auf dem Mac - Lösungen dafür

Wenn Sie auf Microsoft-Produkte auf Ihrem Mac angewiesen sind und viele Textersetzungen mit Apples eigener Lösung benutzen, haben Sie ein Problem. Die extrem nützlichen Textersetzungen funktionieren in Word, Excel, Powerpoint, Outlook usw. nicht. Dies ist ein weiterer, sehr guter Grund, zusätzlich mit der Profi-Textersetzung TextExpander (ein ClubBenefit von Mac Business Coaching) zu arbeiten. Alternativ können Sie die Textersetzung aber auch zusätzlich im AutoKorrektur-Bereich der Office-Programme einfügen. Das ist ein kleiner Zusatzaufwand, der sich aber lohnt.


Darum geht's - TL;DR

  • Apple Textersetzungen funktionieren nicht in Microsoft Office Produkten auf dem Mac
  • Textersetzungen sparen massenhaft Zeit, indem sie häufig verwendete Texte automatisch einfügen
  • Microsoft hat eine Änderung bei seinem Editor vorgenommen, wodurch die systemübergreifenden Textersetzungen nicht mehr funktionieren
  • Es gibt zwei Lösungsvorschläge: Zugriff auf die Textersetzungen in Office-Programmen und Nutzung von TextExpander
  • Um Textersetzungen in Office-Programmen zu nutzen, müssen die Office-spezifischen Einstellungen aufgerufen werden
  • Eine externe Tabelle kann zur Vorbereitung und Koordination der Textersetzungen verwendet werden
  • Innerhalb des AutoKorrektur-Dialogfelds können eigene Textersetzungen hinzugefügt und gelöscht werden
  • Nachdem die Textersetzungen eingerichtet wurden, werden sie automatisch angewendet beim Eingeben der definierten Abkürzungen in einem Office-Dokument
  • Die Verwendung von TextExpander bietet eine zentrale Nutzung der Textersetzungen in allen Office-Programmen

Textersetzungen sparen massenhaft Zeit

Achten Sie einen Tag lang darauf und machen Sie sich bewusst, wie häufig Sie immer wieder die gleichen Wörter oder Texte verwenden, beispielsweise:

  • Ihren Namen
  • Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Ihre Steuernummer, IBAN
  • HTML Schnippsel
  • Mit freundlichen Grüßen,
  • Standardabsätze für E-Mails, Briefe, Reports
  • Komplizierte Wörter mit Sonderzeichen (z.B. Exposé)

Diese Art der Texterweiterung ist für alle diejenigen interessant, die regelmäßig mit einer großen Zahl immer gleich lautender Textabschnitte arbeiten. Wenn man einmal diese Textabschnitte eingerichtet hat, merkt man erst, wie häufig man immer wieder die gleichen Texte schreibt oder auch wie oft man am Tag die eigene E-Mail Adresse irgendwo eintragen muss. All dies wird durch diese, in allen Apple Geräten eingebaute Funktion, erledigt.

Ein weiterer Vorteil: Bei diesen Standardtexten machen Sie keine Fehler mehr im Text (vorausgesetzt, sie sind in der Textersetzung fehlerfrei).

Echt, Microsoft?

Ein paar Recherchen bestätigen das Problem. Microsoft hat eine größere Änderung bei seinem Editor vorgenommen, u.a. auch in Outlook für Mac. Dadurch wird nicht mehr auf die systemübergreifenden Textersetzungen zurückgegriffen.

Was ist, wenn Sie Microsoft-Programme nutzen müssen und trotzdem gerne Zeit durch Standard-Texte (vor allem in Outlook) sparen wollen?

Wir haben zwei Lösungsvorschläge dafür ...

Zugriff auf die Textersetzungen (eigentlich Autokorrektur) in Office-Programmen

Um Textersetzungen in einem Office-Programm zu nutzen, müssen Sie auf die Office-spezifischen Einstellungen zugreifen. Der Vorteil ist, dass die Office-Textersetzungen nur in einem Office-Programm, z.B. in Word, eingerichtet werden müssen. Sie funktionieren dann zentral in allen anderen Office-Programmen genauso.

Microsoft verwendet hier auch ein anderes Wort, denn hier sind die Textersetzungen einfach unter dem Begriff "AutokKorrektur" abgelegt, denn im Grunde sind Textersetzungen ein selbst festgelegtes Auto-korrigieren.

So starten Sie mit Textersetzungen in Office-Programmen

Öffnen Sie das Office-Programm, in dem Sie eine Textersetzung eingeben möchten.

Gehen Sie in das Menü Word/Excel/Powerpoint/Outlook > Einstellungen ... oder nutzen den Shortcut cmd + ,

Wählen Sie den Bereich "AutoKorrektur" aus.

Bei Word sieht es so aus:

In Excel sieht die Übersicht etwas anders aus:

Es wird dann ein Fenster mit Eingabefunktion für die AutoKorrektur geöffnet.

Stellen Sie sicher, dass die AutoKorrektur-Funktion aktiviert ist, damit die Textersetzungen funktionieren. Dafür muss das Häkchen bei "Während der Eingabe ersetzen" aktiviert sein.

Vorschlag: Bereiten Sie Ihre Textersetzungen in einer externen Tabelle vor

Als Vorbereitung und zur besseren Koordination Ihrer Textersetzungen schlagen wir vor, dass Sie eine Tabelle zum Beispiel in einem Notizsystem oder in Excel erstellen, indem Sie sowohl den eigentlichen Text als auch die Abkürzung zunächst eintragen. Dies hat vor allem den Vorteil, dass Sie dann sehr organisiert die Textersetzungen in den Apple Textersetzungen und bei Microsoft Office eintragen.

Erstellen von Textersetzungen in Office

Innerhalb des AutoKorrektur-Dialogfelds können Sie Ihre eigenen Textersetzungen nun hinzufügen:

Wählen Sie die Registerkarte "AutoKorrektur".

Im Abschnitt "Ersetzen" geben Sie die Abkürzung ein, die Sie tippen werden.

Im Abschnitt "Durch" geben Sie den Text ein, der erscheinen soll, wenn Sie die Abkürzung eingeben.

Klicken Sie auf "Hinzufügen", um die Textersetzung zur Liste hinzuzufügen.

Wenn schon etwas in den Feldern "Ersetzen" und "Durch" steht, können Sie dies einfach überschreiben und dann auf "Hinzufügen" klicken.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle weiteren Textersetzungen, die Sie hinzufügen möchten.

Schließen Sie das Dialogfeld, um Ihre Änderungen zu speichern.

Löschen von Textersetzungen

Umgekehrt klicken Sie einfach eine der bestehenden Textersetzungen an und klicken unten auf den "Löschen"-Button.

Verwenden von Textersetzungen beim Schreiben

Nachdem Sie Ihre Textersetzungen eingerichtet haben, werden sie automatisch angewendet, wenn Sie die definierten Abkürzungen in einem Office-Dokument eingeben. 

eigene textersetzung in word

 

Jetzt spätestens zusätzlich TextExpander nutzen

Wer nicht dieses doppelte Einpflegen der Textersetzungen machen möchte, kann auf dem Mac auch unser Clubbenefit TextExpander verwenden. Dies hat noch viele andere Vorteile, aber vor allem können Sie Ihre Textersetzung an einer Stelle zentral nutzen, denn die TextExpander Textersetzungen werden auch in den Office-Programmen korrekt eingefügt.

Lesen Sie hier, warum wir TextExpander für das beste Text-Ersetzungstool halten  (und wie Sie als ClubMitglied sparen) 


Ihr Vorteil als Mac Business Coaching ClubMitglied

 

  

 


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