Gründe für die Vorplanung von Textersetzungen in einer Tabelle

Textersetzungen sind auf Geräten von Apple eine nützliche Funktion, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu erhöhen. Sie ermöglichen es Ihnen, kurze Abkürzungen zu definieren, die automatisch in längere Texte oder Phrasen umgewandelt werden. Bevor Sie jedoch beginnen, diese Abkürzungen auf Ihrem Mac, iPhone oder iPad einzurichten, sollten Sie in Erwägung ziehen, Ihre Textersetzungen zuerst in einer Tabelle (z.B. in Excel, Notizen oder Evernote) zu planen. Hier sind Gründe, warum dies eine kluge Vorgehensweise ist. 


Darum geht's - TL;DR

  • Vorplanung von Textersetzungen in einer Tabelle spart Zeit und erhöht die Effizienz
  • Eine Tabelle ermöglicht eine bessere Übersicht und Organisation der Textersetzungen
  • Textersetzungen können in verschiedenen Systemen verwendet werden, daher ist eine Vorplanung in einer Tabelle sinnvoll
  • Der Platz für die Eingabe von Textersetzungen ist in den Apple-Einstellungen begrenzt, eine Tabelle bietet mehr Platz für längere Texte
  • Eine Tabelle hilft bei der Vermeidung von Duplikaten und ermöglicht eine bessere Kontrolle der Textkürzel

Als Tabelle in Notizen, Evernote, Excel vorplanen

Auch wenn es zunächst aufwendig erscheinen mag, eine Tabelle für Ihre Textersetzungen anzulegen, spart es auf lange Sicht Zeit. Nachdem Sie die Tabelle erstellt haben, können Sie die Textersetzungen schnell und effizient in die Einstellungen Ihres Mac, iPhone oder iPad übertragen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie viele Textersetzungen einrichten möchten oder wenn Sie die Textersetzungen regelmäßig aktualisieren müssen.

So kann es z.B. in einer Tabelle in den Apple Notizen aussehen. Zwei Spalten genügen für die Auflistung der Textersetzungen. 

Sie können die Liste auch in Excel planen, was den Vorteil hat, dass sie nach verschiedenen Kriterien sortiert werden kann, z.B. Kürzel oder in welchem System die Textersetzung verwendet wird (wenn diese Kriterien als weitere Spalten eingefügt wurden).

Schreiben Sie in diese Notiz untereinander alle Worte, Sätze, Begriffe uvm., die Sie immer wieder schreiben. Schreiben Sie in der Tabelle auch direkt dahinter, welches Kürzel Sie dazu nutzen wollen. Nehmen Sie Kürzel, die gut zu den Abkürzungen passen, z.B. mbc für Mac Business Coaching.

Grund 1: Verwendung in verschiedenen Textersetzungssystemen

Die Textersetzungen im Apple System sind sehr hilfreich, funktionieren aber u.a. nicht in Microsoft Office Programmen. Deshalb sollten Sie die Textersetzungen, die Sie auch in den Microsoft Programmen benutzen wollen, erstmal in der Tabelle planen, um sie dann in beide Systeme zu kopieren.

Grund 2: Eingabeplatz in Textersetzung ist sehr klein

Auch wenn die Apple-eigenen Textersetzungen einfach einzurichten sind, haben sie einen großen Nachteil. Der Platz, in dem der bei der Ersetzung einzufügende Text reingeschrieben wird, ist sehr klein und lässt sich nicht vergrößern.

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Siehe: <Textersetzungen mit längeren Texten/Zeilenumbrüchen>

Tippfehler oder falsch zugeordnete Abkürzungen können zu peinlichen oder sogar kostspieligen Fehlern führen. Indem Sie Ihre Textersetzungen in einer Tabelle vorplanen, können Sie sie vor dem Einsatz gründlich überprüfen und korrigieren. Dieser Schritt der Qualitätskontrolle hilft, Fehler zu minimieren, bevor sie in die Praxis umgesetzt werden.

Grund 3: Übersichtlichkeit und Organisation

Eine Tabelle ermöglicht es Ihnen, alle geplanten Textersetzungen auf einen Blick zu sehen. Dies hilft dabei, eine klare Struktur zu schaffen und die Übersicht über alle Abkürzungen und die zugehörigen Texte zu behalten. In Excel z.B. können Sie die Tabelle nach verschiedenen Kriterien sortieren, beispielsweise nach dem Kürzel, dem ersetzenden Text oder auch dem Textersetzungssystem. Diese Organisation vorab spart später Zeit und Mühe bei der Suche und Verwaltung Ihrer Textersetzungen.

Grund 4: Bessere Übersicht der Textkürzel

Die Festlegung der Textkürzel ist besonders wichtig, weil Sie sich diese merken müssen bzw. auch schnell im Abruf haben sollten. Deshalb sollten Sie sich eine Systematik für die Textersetzungen ausdenken. Sie lässt sich in der Tabelle besser betrachten und planen.

Wenn Sie gerade am Anfang schnell auf die Textersetzung zugreifen wollen, müssen Sie hier vielleicht immer mal wieder nachsehen, welches Textkürzel Sie verwendet haben. Sie können sich diese Tabelle dann z.B. auch ausdrucken.

Grund 5: Vermeidung von Duplikaten

Wenn Sie viele Textersetzungen verwenden, kann es leicht passieren, dass Sie versehentlich Duplikate erstellen. Dies kann zu Verwirrung führen und die Produktivität beeinträchtigen. Durch die Vorplanung in einer Tabelle können Sie einfach überprüfen, ob eine Abkürzung oder ein Textbaustein bereits verwendet wird, und so Redundanzen vermeiden.


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