Anfang Januar habe ich die letzte physische Zusendung der USt-Unterlagen an meinen Steuerberater gemacht. Ich hatte zum Thema digitale Buchführung letztes Jahr ein Seminar gebucht, das mir die Schwierigkeit der Umsetzung einer kompletten papierlosen Buchführung vor Augen geführt hat. Seitdem haderte ich damit, endlich die letzte echte Papierbastion bei mir auch noch loszuwerden. Es macht aus meiner Sicht absolut keinen Sinn (mehr), Ausdrucke von zu fast 100% digitalen Belegen zu versenden, zumal die Papierflut für mich jedes mal ein unglaublicher Aufwand ist. Ich habe auch für das 4. Quartal wieder mind. 4 Stunden mit der Sortiererei verbracht, was mit der Verwaltung der Dateien absolut nicht vergleichbar ist.
Digitale Verwendung der Belege
Ich habe jetzt einen Ablauf gefunden, der es mir (fast nebenbei) ermöglicht, die Dokumente digital zu verwalten. Das kann ich alles (z.B. Abends vor dem Fernseher oder wenn ich irgendwo warten muss), bequem auf dem iPad machen.
- Ich lege die neuen Rechnungs-Dateien jeweils in ihren Kontenordner (analog zum bisherigen Einteilen in den Leitzordnern). Die wenigen Papierrechnungen scanne ich und hebe sie auf.
- Sobald der Umsatz auf dem Konto ist, schreibe ich vorne an die Datei in umgekehrter Form (2016-01-15) das Eingangsdatum, so dass es gut danach sortiert.
- Wenn dann die Kontoauszüge da sind, „hefte“ ich die Belege in die PDFs der Kontoauszüge, behalte aber zusätzlich jeden Beleg als einzelnes PDF.
Weiterleitung an Steuerberater
Nun wird nun noch die komplette Datei an den Steuerberater geschickt, der diese zur Buchung nutzt. Mein Vorschlag wäre, dass er den „Gebucht“ Stempel dann auch direkt in das PDF macht.
Sollte im Nachhinein doch mal ein Papiernachweis erforderlich sein, hebe ich die (ca. 1%) Papier-Rechnungen weiterhin auf und die anderen kann man ja sowieso auch nachträglich ausdrucken.
Erste Erfahrungen
Die ersten beiden Monate des Jahres liefen, was die Verarbeitung der Buchhaltungsbelege angeht, für mich schon wesentlich angenehmer und lockerer als es in der Papierwelt war. Es hat sich noch ein weiterer Vorteil ergeben - durch die digitale Ablage meiner Rechnungen und die Ergänzung um das Eingangsdatum, sehe ich auf einen Blick alle offenen Posten. An sich kann ich das zwar auch über mein CRM System machen, so geht es aber wesentlich schneller.
Ich halte Sie auf dem Laufenden, wie es weiter geht.
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