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Die ScanSnap Cloud für iX500/iX100 - Scannen Sie direkt, automatisch sortiert in Cloud Dienste wie Dropbox oder Evernote

 

Wenn Sie schon einen Fujitsu ScanSnap iX500 oder iX100 nutzen, ist diese Neuerung vielleicht interessant für Sie. Fujitsu bietet jetzt seinen eigenen Cloud-Dienst für alle Anwender von ScanSnap auch in Deutschland an. Sie können damit Scans statt über den Umweg eines Endgeräts wie Mac oder iPhone direkt in Cloud Diensten wie Dropbox oder Evernote ablegen. Sie brauchen also also Ihren Rechner nicht anschalten, um zu scannen.


 

scansnap cloud prinzip

 

Intelligente Texterkennung inklusive

Solange Ihr Scanner im WLAN eingebucht ist, können Sie scannen, völlig unabhängig davon, wo Sie sind und was der Computer gerade tut. Das ist an und für sich schon mal nicht schlecht. Daneben hat die ScanSnap Cloud aber auch einige intelligente Features, die Ihnen die Arbeit zusätzlich erleichtern können. So ist eine grundlegende Schrifterkennung vorhanden, die ein Datum, das sie in einem Dokument identifiziert, zur Dateibenennung verwendet - beispielsweise, wenn Sie eine Rechnung scannen. Außerdem erkennt die Cloud einige Dokumententypen, wie etwa Bons, Visitenkarten und Fotos.

 

 

 

Automatische Dokumentenerkennung und -Speicherung

ScanSnap Cloud teilt gescannte Dokumente automatisch in vier Kategorien ein: Dokumente, Belege, Visitenkarten und Fotos.

Sie müssen nur einmal vorher festlegen, welche Dokumentkategorie in welchen Cloud-Service übertragen werden soll. ScanSnap Cloud sortiert und übermittelt dann die Daten automatisch an das definierte Zielsystem.

Sie können für unterschiedliche Dokumenttypen jeweils unterschiedliche Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung festlegen. Allein durch diese Features können Sie viel Zeit bei der manuellen Weiterverarbeitung der gescannten Dokumente sparen.

scansnap aufteilung dokumente

Die ScanSnap Cloud arbeitet ihrerseits wieder mit zahlreichen Cloud-Diensten zusammen, sie können also Ihre Dokumente bequem in die Cloud ihrer Wahl (Box, Dropbox, Evernote, Expensify, Google Drive, Google Photos, OneDrive und Shoeboxed) verschieben. 

Gerade, wenn Sie große Teile Ihrer Korrespondenz und Belege regelmäßig scannen, bietet dieser neue Dienst die Möglichkeit, dies in Zukunft schneller und effektiver zu erledigen.

So richten Sie es ein

Zur Einrichtung der ScanSnap Cloud für Ihr iX100 oder iX500 benötigen Sie noch eine App, z.B. für Ihr iPad. 

Laden Sie hier zunächst die jeweiligen Apps für die Konfiguration herunter:

http://www.fujitsu.com/de/products/computing/peripheral/scanners/scansnap/software/cloud/

 

In dieser App werden Sie durch einen Konfigurationsprozess geführt, der u.a. folgendes durchführt:

  • Firmware Ihres Scanners wird aktualisiert
  • WLAN Verbindung wird im Scanner abgespeichert
  • Ein ScnaSnap Cloud Konto wird erstellt
  • Sie legen fest, welche Dokumententypen in welche Cloud-Dienst (und z.B. welchem Unterordner in Dropbox) jeweils angelegt werden soll

 

Auf ScanSnap Cloud wird vom Scanner direkt über Ihren WLAN Zugang zugegriffen. Alternativ wird auch ein persönlicher Hotspot auf Ihrem Mobiltelefon unterstützt und empfohlen, um auch unterwegs von einem komfortablen Paper-to-Cloud-Betrieb zu profitieren.

 

Wie gut klappt das?

Bei der Einrichtung hatte ich etwas Schwierigkeiten, weil es doch sehr viele Schritte sind, die u.a. das Erstellen eines Zugangspassworts, das Einholen eines Bestätigungscodes per Mail, das Eingeben des WLAN Zugangs des Scanners und des Netzwerks erfordert. Da ich hier zwischen der App und Mail bzw. 1Password hin- und herwechseln musste, brach der Vorgang zwisschendurch ab und ich musste wieder von vorne anfangen. Dabei war nicht ersichtlich, ob ich bereits ein ScanSnap Cloud Konto erstellt hatte oder nicht. Ich hatte nicht, aber bei zweiten Anlauf hat alles funktioniert.

Das Scannen selbst funktioniert reibungslos. Ich habe es mit dem iX100 mehrfach mit verschiedenen Dokumentenarten versucht und in den meisten Fällen wurde auch die Zuordnung (also z.B. Rechnungen, Bons direkt in meinen FiBu Ordner in Dropbox) klappt gut. Der Scanner hat sich auch bei mehrfachem Ausschalten immer zuverlässig mit ScanSnap Cloud verbunden. Das erkennt man daran, dass der Scan-Button nicht blau, sondern violett leuchtet.

Die automatische Erstellung des Dateinamens ist dagegen nicht unbedingt hilfreich. Bei dem iX500, der direkt am Mac angebunden ist, wird als Dateiname immer das Datum und die Uhrzeit angegeben, was ich sinnvoller finde. Bei der automatischen Erkennung klappt es mit dem Datum einer Rechnung vielleicht noch ganz gut, aber eigene Kritzeleien produzieren nur Kauderwelsch als Dateinamen.

 

 Die ScanSnap Scanner

 

 

 


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