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Papierloses Büro

Warum und wofür ich ein Bankschließfach habe - und was die Digitalisierung damit zu tun hat

Das papierlose Büro rückt wirklich immer näher. Mit einem 500 Blatt Paket kommt man schon ein paar Monate aus. Alles kann gescannt oder direkt digital erstellt werden. Gerade, wenn man selbstständig ist, gibt es trotzdem einige Papierdokumente, die nicht einfach entsorgt werden können. Noch mehr: Sie müssen sogar sehr sicher aufbewahrt werden. Ich habe daher vor einigen Jahren ein Schließfach gemietet, vor allem für notarielle Urkunden. Warum ist das sinnvoll und was sollten Sie dabei beachten?


Warum ein Bankschließfach?

Bankschließfächer sind heiss begehrt und die Knappheit bestimmt in manchen Gegenden massiv den Preis. Daher sollte man sich gut überlegen, ob man darin investieren will.

Es ging mir vor allem darum, einen sicheren Ort für sehr schwer wiederzubeschaffende Unterlagen zu haben. Alles, was einen immensen Aufwand hätte oder unmöglich wäre, erneut zu erstellen, ist für solch ein Schließfach geeignet.

Es ist also wie einer Art Versicherung für solch physische Dinge, wozu natürlich auch Schmuck, Edelmetalle gehören können.

Was kann dort also alles rein?

Zu den o.g. Dingen gehören:

  • Notarielle Gründungsdokumente (z. B. GmbH, AG Gründung)
  • Notarielle Kaufdokumente (z. B. Immobilienkauf)
  • Wichtige Zeugnisse
  • Back-ups auf externen Datenträgern
  • Die ersten Zeichnungen Ihrer Kinder

Diese können in einem Schließfach sicher und über Jahre aufbewahrt werden, ohne dass Sie dort regelmäßig heranmüssen.

Erst mal alles scannen

Wichtig: Sie werden dort nicht oft hinkommen, ausser Sie haben Ihre Filiale direkt um die Ecke. Für Dokumente bedeutet dies, dass Sie sie unbedingt vorher scannen sollten. Gerade notarielle Urkunden braucht man immer mal wieder als Kopie und da wäre es umständlich, dafür erst zu der Bank zu fahren.

Für lose Dokumente ist der ScanSnap Tischscanner das optimale Mittel, weil Sie damit direkt eine Menge Seiten doppelseitig und inkl. Texterkennung scannen können.

Notare haben leider die Angewohnheit, ihre Dokumente als fest geheftete Bücher zu erstellen. Dafür ist dann der Scan mit dem ScanSnap nicht geeignet. Es gibt allerdings sehr gute iOS Scanner Apps, die den Job erledigen. Am einfachsten geht es aber, direkt in Dropbox zu scannen.

Sobald Sie alle Dokumente gescannt haben, können Sie sie beruhigt ins Schließfach legen und vergessen.

 

Photo by Jan Antonin Kolar on Unsplash 


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