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Ohne TextExpander ist produktives Arbeiten im Business nicht denkbar - oder zumindest wünschbar

Diese kleine Anwendung hat mein Leben verändert. Mit TextExpander setzen Sie beim Schreiben gesammelte „Schnippsel“ ein, über Ihre eigenen Kürzel oder Tastaturkurzbefehle. Überzeugen Sie sich selbst von dieser App für Mac, iPhone und iPad. Behalten Sie Ihre besten Formulierungen. Verschwenden Sie keine Zeit mit Dingen, die Sie bereits perfekt formuliert haben. Erfassen Sie die wichtigen Teile Ihrer E-Mails, Wegbeschreibungen, Nachrichten und Daten, damit Sie sie nie wieder eingeben müssen. Verwenden Sie Formulierungen direkt beim Schreiben erneut. Vom Korrigieren Ihrer Tippfehler über Fachbegriffe bis zu ganzen E-Mail-Vorlagen: nie ging es schneller, Texte wiederzuverwenden.


Apples Textersetzungen sind nur der Anfang

Die Apple-eigenen Textersetzungen sind schon eine große Hilfe für die schnelle Erstellung standardisierter Textteile.

Allerdings ist dies eine sehr statische Funktion: Ein Textkürzel wird genau in exakt einen längeren Text umgewandelt. Für komplexere Textersetzungen gibt es TextExpander, das z.B. dynamische Inhalte wie das aktuelle Datum oder auch automatisches Einfügen des Inhalts der Zwischenablage an einer bestimmten Stelle in einem Textbaustein ermöglicht (und noch einiges mehr).

Was ist TextExpander?

Sie haben wahrscheinlich auch bestimmte Sätze, Phrasen, Erklärungen, Antworten und ausgewachsene E-Mails, die Sie immer wieder eingeben - oder umständlich irgendwoher kopieren. Die meisten Menschen lernen einfach, damit zu leben, diesen sehr ineffizienten Weg zu gehen. Sie erkennen nicht, wie viel Zeit sie im Prozess verschwenden - und vor allem wissen sie nicht, dass es einen besseren Weg gibt, mit diesem Problem umzugehen.

Auch wenn Sie denken, Ihre Arbeit ist zu individuell für Textersetzungen, kann ich Ihnen versichern, dass es einiges gibt, was sich auch bei Ihnen ständig wiederholt. Auch Ihre E-Mail-Inbox regelmäßig leer zu bekommen, wird durch TextExpander wesentlich erleichtert.


Lesen Sie hier, warum wir TextExpander für das beste Text-Ersetzungstool halten  (und wie Sie als ClubMitglied sparen) 


Ihr Vorteil als Mac Business Coaching ClubMitglied

Beispiele für TextExpander-Snippets

Normalerweise ergibt sich schon durch das geschäftliche Umfeld hohes Potenzial für Wiederholungen:

  • Ähnliche Anfragen (per Mail) können mit (jeweils leicht zu ändernden) Texten beantwortet werden
  • Protokollierung von Terminen
  • Produktbeschreibungen, die in Angebote eingefügt werden
  • Kalendertermine werden immer exakt gleich erstellt, so dass sie in einer Suche optimal gefunden werden
  • Sie müssen häufig Ihre Postanschrift oder Telefonnummer irgendwo eingeben
  • Geben Sie lange Website-URLs ein, auf die Sie sich gewöhnlich beziehen
  • HTML-Elemente, wenn Sie häufig im Web veröffentlichen
  • Versenden Sie sich wiederholende E-Mails, die Gedanken, Fingerspitzengefühl und Finesse erfordern - einmal super formuliert, immer wieder verwendet.
  • In einen Dateinamen superschnell das aktuelle Datum einfügen
  • Im Schnipsel-Text sowohl Text-Formate (z.B. Links oder Enter, Tab) als auch Elemente aus der Zwischenablage einfügen, während die Textersetzung durchgeführt wird (siehe Beispiel unten).
  • und vieles mehr

So funktioniert TextExpander (auf dem Mac)

Weisen Sie jedem „Schnippsel“ ein Kürzel zu, damit Sie beim Schreiben schnell darauf zugreifen können, oder suchen und erweitern sie über eine Tastenkombination.

TextExpander erlaubt es mir, meine eigenen Abkürzungen („Snippets") zu finden, die sich bei der Eingabe in den von mir benannten, vollständigen, vorab geschriebenen Text ausdehnen.

Zum Beispiel habe ich eine Standard-E-Mail, die ich allen neuen ClubLetter-Anmeldern schicke.

In einer E-Mail gibt es mehrere Elemente:

  • Empfänger
  • Betreffzeile
  • Mailtext

Da diese in mehreren Feldern stehen, kann man nicht einfach einen langen Text machen (wie dies nur in den Apple Textersetzungen möglich ist), sondern muss zwischen die Text-Teile einen Befehl für einen „Tab“ setzen. Ausserdem möchte ich, dass die Mail des Empfängers noch einmal im Text der Mail steht.

Somit ist der Ablauf für das Versenden einer E-Mail dieser:

  • Kopie der Mailadresse des Empfängers
  • Klick in das Empfängerfeld der neuen E-Mail
  • Eingabe des Textkürzels (in meinem Fall „mnr“)

So sieht diese Textersetzung in TextExpander aus

So schnell wird die E-Mail mit TextExpander erstellt (Video)

 

Warum spart das enorm viel Zeit?

Eine gute, fehlerfreie E-Mail zu schreiben, verbraucht 5 bis 15 Minuten Ihrer Zeit (manchmal sogar mehr). Vor allem, wenn Sie sich die Zeit nehmen, klar zu antworten. Selbst wenn Sie Vorlagen woanders stehen haben (z.B. in Evernote), dauert es jeweils eine kurze Zeit, um diese Vorlagen zu kopieren und einzufügen.

E-Mails sind aber wirklich nur EIN Anwendungsbeispiel (wenn auch ein wichtiges). Bei jedem der o.g. Beispiele vergehen zwischen ein paar Sekunden bis zu mehreren Minuten pro Vorgang. Je mehr Standards Sie verwenden, desto mehr Zeit können Sie sparen. Erfahrungsgemäß müssen sich bei jedem Unternehmen solche Standards bilden, sonst hat man keine Möglichkeit zu skalieren.

Genau dafür ist TextExpander da. Anstatt all diese zufälligen Zeitsegmente den ganzen Tag über zu verlieren (was bis zu mehreren Stunden pro Woche betragen kann), erlaubt mir TextExpander, jede dieser Textzeilen (egal ob es sich um eine Website-URL, eine Postadresse oder eine 1.000-Wort-E-Mail handelt) in einer Sekunde zu generieren.

Nutzen Sie Ihre Zeit und Ressourcen besser für die wirklich kreativen Arbeiten. Und selbst dabei kann TextExpander helfen, denn wenn Sie bestimmte Fachbegriffe in Ihren Konzepten über TextExpander ausschreiben, verbrauchen Sie keine Energie für das korrekte Schreiben.

Wer schreibt schon gerne immer wieder „Desoxyribonukleinsäure“.

 


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