Warum sollte man sich die Zeit nehmen, für automatische Textersetzungen Vorlagen zu erstellen? Dauert das nicht länger als mal eben den Text neu zu schreiben oder schon einmal geschriebenes irgendwo her zu holen? Kommt darauf an, wie oft die jeweilige Textvorlage gebraucht wird. Protokolle schreiben gehört zu den Tätigkeiten, die man im Vertrieb oder in Beratungsprojekten häufiger durchführt. Wenn in der Vorlage dann noch das aktuelle Datum oder die Uhrzeit automatisch eingefügt werden soll, ist TextExpander das richtige Tool.
Protokolle schreiben im Business
Im geschäftlichen Umfeld ist es sehr wichtig, sich die Dinge aufzuschreiben, die in Treffen mit Partnern oder auch Kolegen besprochen werden ("Wer schreibt, der bleibt!"). Deshalb ist auch eines der wichtigsten Funktionen in CRM Systemen die Möglichkeit, Protokolle in den Vorgängen zu jedem Kontakt anzulegen. Nach jedem Telefonat oder jedem persönlichen Termin sollte eine Notiz angelegt werden, eventuell mit einer Wiedervorlage kombiniert. Das Schreiben solcher Notizen kann jedoch für manchen so mühsam sein, dass sie oder er es lieber sein lässt. Um sich hier einige Mühe zu ersparen, empfehle ich den Einsatz von Textersetzungs-Software wie TextExpander.
TextExpander gehört für Mac Business Coaching zu den absoluten Favoriten, wenn es um die Steigerung der eigenen Arbeitsproduktivität geht. TextExpander erweitert Textausschnitte auf längere Textblöcke, Ihre Signatur, Datum/Uhrzeit oder auch Adressen, die Sie immer wieder eingeben. Sie können auch Variablen oder Dinge aus der Zwischenablage in Textersetzungen verwenden, aktuelles Datum und Uhrzeit einfügen uvm.
Lesen Sie hier, warum wir TextExpander für das beste Text-Ersetzungstool halten (und wie Sie als ClubMitglied sparen)
Ihr Vorteil als Mac Business Coaching ClubMitglied
- 20% Rabatt während Ihrer kostenlosen Basis ClubMitgliedschaft & Gewinnmöglichkeit im März
- 30% Rabatt auf das Monats- bzw. Jahres-Abo für TextExpander während Ihrer Gold ClubMitgliedschaft
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- Ausführliche Anleitungen zu TextExpander (in Connect im Gold oder Platin Club)
Beispiel Vorlagen für einen Besuchsbericht
Nachdem Sie einen Termin hatten, rufen Sie mit einem Kürzel (z.B. prtkl) die Protokoll-Vorlage auf. Diese kann dann schon automatisch das Datum, die Uhrzeit und eine Struktur für das Protokoll enthalten.
Legen Sie den Text Snippet an - Siehe:
Dies ist der Inhalt des Text Snippets:
Besuchsbericht - Titel: Erstkontakt
am %d.%m.%Y um %H:%M
bei: %|
Teilnehmer:
Nicolai Wirth
Kundensituation und Status:
Kundenanfodenanforderung:
Besprochene Punkte:
Nächste Schritte:
Sie brauchen dann nur die Inhalte aus dem Termin ergänzen.
Funktioniert auch mobil sehr gut
Da sich TextExpander ja auch mit iOS Geräten synchronisieren lässt, können Sie diese Vorlagen auch schon unterwegs auf iPad oder iPhone einsetzen. Beispielsweise in einer Notiz einer OmniFocus Aufgabe. Diese synchronisiert dann wieder automatisch mit Ihrem Mac und Sie können diese sofort weiter bearbeiten und abschließen.
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