Protokolle schreiben im Business

Im geschäftlichen Umfeld ist es sehr wichtig, sich die Dinge aufzuschreiben, die in Treffen mit Partnern oder auch Kolegen besprochen werden ("Wer schreibt, der bleibt!"). Deshalb ist auch eines der wichtigsten Funktionen in CRM Systemen die Möglichkeit, Protokolle in den Vorgängen zu jedem Kontakt anzulegen. Nach jedem Telefonat oder jedem persönlichen Termin sollte eine Notiz angelegt werden, eventuell mit einer Wiedervorlage kombiniert. Das Schreiben solcher Notizen kann jedoch für manchen so mühsam sein, dass sie oder er es lieber sein lässt. Um sich hier einige Mühe zu ersparen, empfehle ich den Einsatz von Textersetzungs-Software wie TextExpander.

Beispiel Vorlagen für einen Besuchsbericht 

Nachdem Sie einen Termin hatten, rufen Sie mit einem Kürzel (z.B. prtkl) die Protokoll-Vorlage auf. Diese kann dann schon automatisch das Datum, die Uhrzeit und eine Struktur für das Protokoll enthalten.

Legen Sie den Text Snippet an - Siehe:

Dies ist der Inhalt des Text Snippets:

Besuchsbericht - Titel: Erstkontakt

am %d.%m.%Y um %H:%M

bei: %|

Teilnehmer:

Nicolai Wirth

Kundensituation und Status:

Kundenanfodenanforderung:

Besprochene Punkte:

Nächste Schritte:

Sie brauchen dann nur die Inhalte aus dem Termin ergänzen.

Funktioniert auch mobil sehr gut

Da sich TextExpander ja auch mit iOS Geräten synchronisieren lässt, können Sie diese Vorlagen auch schon unterwegs auf iPad oder iPhone einsetzen. Beispielsweise in einer Notiz einer OmniFocus Aufgabe. Diese synchronisiert dann wieder automatisch mit Ihrem Mac und Sie können diese sofort weiter bearbeiten und abschließen.

Benutzen Sie Textersetzungen für Protokolle bereits?