Was macht die OmniFocus Inbox besser als die Mail Inbox?

Siehe <Neue Aufgaben per E-Mail an OmniFocus schicken> (in Connect im Platin Club)

Die Konkurrenz mit anderen Sammelorten wird aufgehoben

Bei Getting Things Done kommt es stark auf die Unterscheidung der 5 Stufen an, um mehr Klarheit und Kontrolle über die eigene Lebenswelt zu erlangen.

• Sammeln
• Verarbeiten
• Organisieren
• Überprüfen
• Erledigen

Diese klare Trennung führt dazu, dass man sich die Phasen seiner Arbeitsabläufe viel bewusster macht. Am Beispiel der Unterscheidung zwischen Sammeln und Verarbeiten/Organisieren wird dies besonders deutlich.

• Sammeln bedeutet, dass neue Dinge, die in Ihr Leben kommen, seien es E-Mails, Briefe aber auch Ideen, zunächst an wenigen, zentralen Stellen gesammelt werden.
• Verarbeiten/Organisieren bedeutet, dass die gesammelten Dinge durchgesehen, entschieden wird, was sie für Sie bedeuten und dann an Stellen abgelegt werden, die ihrer Bedeutung entsprechen und wo Sie auf jeden Fall wieder an sie erinnert werden.

Das zeigt, dass alle Sammelorte miteinander konkurrieren und wenn Sie die Mail-Inbox als primären Sammelort wahrnehmen, wird dieser immer am lautesten sein. Die anderen Orte werden deshalb aber nicht unwichtiger. Ausserdem haben Sie nicht wirklich überlegt, was die Sache, die mit dieser E-Mail zu tun hat, für Sie bedeutet. Eine kurze Anweisung vom Chef oder ein Aufrag vom Kunden per Telefon wird dann höchstwahrscheinlich immer Vorrang haben.

Wenn nun für alle Sammelorte OmniFocus der Zielort ist, hebt sich diese Konnkurrenz auf, denn dort können Sie wesentlich besser Verarbeiten und Organisieren.

E-Mails enthalten unterschiedliche Ebenen

Ein zweiter Grund, dass die Verarbeitung und Organisation von E-Mails in OmniFocus besser als das Aufheben von Mails in der Inbox ist, ist die Tatsache, dass eine E-Mail in den seltensten Fällen auch ein echter "Nächster Schritt" ist.

Denn meist enthalten E-Mails mehrere Ebenen von Aufgaben, entweder eines Projekts oder vielleicht sogar mehrerer Projekte.

In diesem Fall ist es nötig und sinnvoll, die einzelnen Punkte so im Sinne der Verarbeitung zu klären, dass sie zu echten nächsten Schritten werden.

1. Das ist eine nächste Aktion, denn ich brauche nur eine E-Mail an die Kollegin mit Informationen zu meinem Angebot zu schreiben. Ich würde also eine einzelne Nächste Aktion "Mail mit Infos zu Mac Business Coaching an Kollegin von Rebecca schreiben" - ich kopiere dabei meist das Original der Anfrage (der erste Absatz) in die Notiz der Aufgabe und schreibe dann schon ein paar Stichworte für die Antwort dazu.
2. Das ist ein Projekt, denn hier werden definitiv mehr als ein Aktionsschritt erforderlich sein. Also gibt es ein Projekt "Mit Rebecca klären, wie ein Seminar für die MaFos aussehen kann" mit einem nächsten Schritt darin "Rebecca wegen MaFo Seminar Idee anrufen" - dieses kommt auf die Anrufen Liste.

Folge: Die E-Mail kann aus der Mail Inbox wegsortiert werden und auch in der OmniFocus Inbox gibt es diese Zeug nicht mehr, denn es wurde in sinnvolle Aufgaben und Projekte organisiert, die auch bearbeitbar sind.

Durch die Weiterleitung an die OmniFocus Inbox löst sich das Dilemma

In beiden Fälle führt die Weiterleitung der ursprünglichen E-Mail an die OmniFocus Inbox zur Verbesserung:

• Diese E-Mail steht mit einem BrieFrau oder einer Aufgabe aus dem letzten Meeting auf der gleichen Stufe
• Wenn Sie die E-Mail verarbeiten, können Sie in OmniFocus alle Ebenen aus der einen E-Mail sauber in mehrere nächste Aktionen und Projekte trennen

Ausserdem: Auch wenn es erstmal nur eine andere Stelle des Sammelns ist, fühlt es sich 1000 mal besser an, die Mail Inbox leer zu bekommen und alles an einer Stelle, in OmniFocus nämlich, zu sammeln.