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Selbstmanagement

Verschieben Sie immer wieder Aufgaben auf den nächsten Tag? Was tun gegen Pattex-Aufgaben

Jede zu erledigende Aufgabe hat einen anderen Charakter. Viele Aufgaben lassen sich wie fast von allein erledigen, egal ob sie einfach/kurz oder komplex/lang sind. Andere dagegen kleben wie Honig oder sogar Pattex in Ihren Aufgabenlisten. Sie werden einfach nicht erledigt und wandern jeden Tag mit, obwohl andere Aufgaben superschnell abgehakt werden. Was sind die Gründe dafür und was kann man dagegen tun?


Warum werden Aufgaben nicht erledigt?

Daran hängt natürlich eine ganze Kette von Gründen, aber häufig lässt es sich auf einen Grund reduzieren:

Die aufgeschriebene Aufgabe ist für Sie in diesem Moment nicht einfach genug definiert, d.h. sie ist noch nicht ausreichend durchdacht.

Dabei kommt es ganz klar auf den Typ der Aufgabe an, wie hoch der Vereinfachungsgrad sein muss.

  1. Sie haben schon sehr viel Vorwissen, um diese Aufgabe anzugeben
  2. Sie haben keine Ahnung, wie Sie diese Aufgabe angehen sollen

Wenn Sie schon viel Vorwissen für die Aufgaben haben, z.B. weil Sie eine ähnliche Tätigkeit bereits mehrfach erledigt haben, reicht oft ein einfaches Wort in Ihrer Aufgabenliste. Dann geht in Ihrem Kopf eine ganze Reihe an Abläufen vonstatten, die Sie routiniert und vollständig durchgehen können.

Für ganz neue Aufgaben ist das leider gar nicht so einfach, denn Sie müssen sich genau überlegen, was Sie in diesem Fall tun müssen. Wenn Sie dann in Ihrer Aufgabenliste eine Aufforderung stehen haben, mit der Sie in diesem Moment nichts anfangen können, werden Sie immer andere Aufgaben vorziehen.

Was können Sie also im zweiten Fall tun, um aus der Pattex-Falle für Aufgaben zu entkommen?

Jeder klagt über zu viel Arbeit und zu wenig Zeit. Wie organisiere ich meine tägliche Arbeit so, dass ich leistungsfähig und effizient bin, ohne mich kaputtzumachen und dabei sogar noch Spaß habe? Ob es um die Bewältigung der täglichen E-Mail- und Aufgabenflut geht oder um das Jonglieren mit eiligen Terminen. GTD zeigt Ihnen, wie Sie mit ganz einfachen, anwendungsorientierten Strategien Ihren beruflichen und privaten Alltag in den Griff bekommen.

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Aufgabe oder Projekt?

Häufiges Problem bei Aufgabenlisten ist, wie spezifisch die Aufgabe beschrieben ist. Gerade bei neuen Aufgaben ist die Beschreibung in der Aufgabenliste eigentlich das gewünschte Ergebnis. In der Getting Things Done Methode beschreibt das gewünschte Ergebnis das Projekt, das erledigt werden soll. Um aber ein bisher nicht erarbeitetes Projekt zum Abschluss zu bringen, reicht das Aufschreiben des gewünschten Ergebnisses nicht aus.

  • Was vielmehr benötigt wird, ist ein konkreter "Nächster Schritt", der Sie dem gewünschten Ergebnis näher bringt. Dieser muss dann aufgeschrieben und dem Projekt zugeordnet werden.
  • Sehr gut lässt sich diese Systematik mit OmniFocus realisieren, denn dort werden Nächste Schritte (also die Aufgaben) den Projekten (also den gewünschten Ergebnissen) zugeordnet.
  • Die Pattex-Aufgaben sind meistens der letzte "Nächste Schritt" und den kann man einfach nicht vor allen anderen gehen.

Aufgaben neu aufschreiben

Ein Trick, um zu besseren Aufgabenlisten zu kommen, ist es, sich die bisherigen Pattex-Aufgaben einmal auszudrucken und jeden einzeln vorzunehmen.

  • Schreiben Sie jede einzelne Pattex-Aufgabe auf einen eigenen Zettel oder zentral in eine Mindmap.
  • Schreiben Sie dann dort dazu, was Ihnen spontan dafür einfällt. Bei Getting Things Done wird dies auch als der Natürliche Planungsprozess bezeichnet. 

Am Ende steht meist ein sehr klarer Nächster Schritt fest, den Sie ausführen können, um dem gewünschten Ergebnis (dem Projekt) näher zu kommen. Wenn Sie Aufgaben immer wieder schieben, kann es sich lohnen, sie einfach zu löschen und neu anzusetzen.

 

Wie gehen Sie mit Pattex-Aufgaben um?

 


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