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Bauen Sie Puffer-Zeit ein: Sab­ba­ti­cal Days - einmal pro Monat ein verlängertes Wochenende einplanen

Seit Anfang diesen Jahres habe ich eine Ergänzung in meinem Selbstmanagement-Ablauf hinzugefügt, bei dem ich alle vier Wochen ein verlängertes Wochenende einbaue. Es sollte nur für „Spaß und Spiel“ reserviert sein. In den letzten Jahren war es für mich doch zur Gewohnheit geworden, die Wochenenden auch als normale Arbeitstage anzusehen. Man braucht aber immer wieder Puffer-Zeiten, in denen man zurücktritt und sich Zeit nimmt, Ideen entstehen zu lassen, auf die man im normalen Arbeitsalltag nicht kommt. Dies unterstützt hat das Lesen von gesammelten, inspirierenden Artikeln oder auch mal wieder länger in Bücher zu schauen. Oder einfach mal gar nichts zu tun. Hierfür habe ich die sogenannten Sab­ba­ti­cal-Tage erkoren, die eine dreitägige, verlängerte Wochenend-Zeit sind.


Warum ist Puffer-Zeit so wichtig?

Eine sehr gute Zusammenfassung zu dem Thema habe ich in Efficiency is the Enemy gefunden.

Es ist gut möglich, dass die meisten Probleme in Ihrem Leben und bei der Arbeit auf zu wenig Puffer-Zeit zurückzuführen sind..

Es ist unglaublich wichtig, immer mal wieder Puffer-Zeiten einzubauen, sowohl im Laufe des Tages als auch über das Jahr verteilt.

Das ist Puffer-Zeit: überschüssige Kapazität, die Reaktionsfähigkeit und Flexibilität ermöglicht.

Wenn man immer an seiner Kapazitätsgrenze lebt und arbeitet, wird die Fähigkeit reduziert, kreativ und mit Energie auf Neues zu reagieren und Neues zu entwickeln.

Wenn Sie sich jemals gestresst oder überfordert fühlen, wenn Sie trotz des Wunsches nach Veränderung im Stillstand versinken oder wenn Sie frustriert sind, weil Sie auf neue Möglichkeiten nicht reagieren können, dann brauchen Sie mehr Spielraum in Ihrem Leben.

In Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency erklärt Tom DeMarco, dass die meisten Menschen und Organisationen den Wert von Puffer-Zeit (Slack) nicht erkennen. Obwohl das Buch inzwischen rund zwanzig Jahre alt ist, ist seine Hauptaussage zeitlos und eine erneute Lektüre es wert.

Sicher sind wir bei Mac Business Coaching ein bisschen besessen von Effizienz. Wir wollen sichergehen, dass jede Ressource optimal genutzt wird und die Minuten des Tages möglichst gut ausgenutzt werden. Deshalb haben wir das Thema „Automatisierung“ dieses Jahr so stark vorangebracht. Es hilft wirklich, entspannter die Dinge erledigt zu bekommen.

Aber

Totale Effizienz ist ein Mythos.

Jedes Mal, wenn wir Puffer-Zeit beseitigen, schaffen wir einen Arbeitsstau. DeMarco schreibt: "In der Praxis ist es unmöglich, alle Mitarbeiter zu 100 Prozent auszulasten, es sei denn, wir lassen eine gewisse Pufferung auf dem Schreibtisch jedes Mitarbeiters zu. Das bedeutet, dass es einen Posteingang gibt, in dem sich die Arbeit stapelt."

Viele von uns haben die Erwartung, dass es bei der Arbeit keinen Puffer gibt, weil wir sie als negativ empfinden. In einer Welt der manischen Effizienz wird Pausenzeit oft als Faulheit oder Mangel an Initiative angesehen. Ohne Pausenzeit wissen wir jedoch, dass wir nicht in der Lage sein werden, neue Aufgaben sofort zu erledigen, und wenn jemand darauf besteht, dass wir es tun sollten, müssen wir alles, was wir vorher getan haben, fallen lassen. Auf die eine oder andere Weise wird sich etwas verzögern. Die zunehmende Betriebsamkeit kann durchaus sinnlos sein.

Wie habe ich Puffer-Zeit eingebaut?

Anfang des Jahres 2021 habe ich deshalb in meiner Jahresplanung im Kalender Wochenenden markiert, die dafür gut geeignet sind. Alle vier Wochen wird entweder der Freitag oder der Montag dazu genommen, sodass ein drei-Tagesabschnitt entsteht, der wieder mit Terminen noch Arbeit belegt ist, die keinen Spaß macht.

Ein wenig Spielraum erlaubt es uns, auf veränderte Umstände zu reagieren, zu experimentieren und Dinge zu tun, die vielleicht nicht funktionieren.

Was mache ich an diesen Wochenenden?

Die Idee dafür habe ich von Bill Gates, der einmal pro Jahr für eine Woche sich komplett zurückzieht und Dinge liest, die er angesammelt hat. Dies sind meistens Artikel oder Bücher, die Ideen und Inspiration bringen sollen.

Einmal pro Jahr für eine Woche fand ich aber zu selten und so ist die Idee mit den Wochenenden entstanden. Wenn viel los ist, sammle ich einfach sehr viel Material im Pocket oder Evernote. Aus Erfahrung weiß ich aber, wenn ich einmal mehrere Tage diese Artikel lese, entstehen viele neue Ideen und der Geist kann sich frei bewegen. Wenn Sie dies machen, entstehen Dinge und es klären sich auch viele Dinge.

“Puffer-Zeit ist die Zeit, in der man sich neu erfindet. Es ist die Zeit, in der Sie nicht zu 100 Prozent mit dem operativen Geschäft Ihres Unternehmens beschäftigt sind. Puffer-Zeit ist die Zeit, in der Sie zu 0 Prozent beschäftigt sind. Puffer-Zeit auf allen Ebenen ist notwendig, damit die Organisation effektiv arbeiten und wachsen kann. Sie ist das Schmiermittel des Wandels. Gute Unternehmen zeichnen sich durch den kreativen Einsatz von Puffer-Zeit aus. Schlechte Unternehmen sind nur davon besessen, sie zu beseitigen."

Vorteile der Sab­ba­ti­cal-Wochenenden

Dies sind schon mit der Erfahrung aus einem Jahr der Verwendung der Sab­ba­ti­cal-Tage meine Erkenntnisse:

  • Es wird, ähnlich wie vor Urlaub, leichter Druck aufgebaut, Dinge vorher fertig zu bekommen - aber eben regelmäßiger
  • Zeit zum Lesen, Nachdenken oder einfach nichts tun, ohne Reue tut wirklich gut
  • Während dieser Tage sammeln sich sehr viele Dinge in meiner OmniFocus Inbox an. Das passiert ganz natürlich, aber auch fast unbewusst. Ich wundere mich dann am Montag immer, was dort alles drin steht. Ich habe das längst wieder vergessen und manchmal ist es auch Quatsch.
  • Man fängt die folgende Woche ganz anders an und hat seinen Fokus wieder gefunden.
  • Es ist keine arbeitsfreie Zeit. Manche dieser Wochenenden sind wesentlich ertragreicher als so mancher „normale“ Arbeitstag.

Natürlich können Sie die Tage auch anders gestalten, also wegfahren oder auch mal etwas von ihrer privaten Aufgabenliste abarbeiten. Auch das tut sehr gut, denn solche Dinge belasten auch.

Wie gesagt: Sie können alles machen, was Sie wollen - vor allem aber Dinge, auch Arbeit, die Ihnen Spaß machen.

Was mache ich für 2022 anders?

An sich hat es mit den drei freien Tagen pro Monat im Jahr 2021 schon sehr gut funktioniert. Was aber gestört hat: diese drei Tage am Ende des Monats einzuplanen. Denn meist gibt es am Monatsende einige formale und inhaltliche Dinge abzuschließen. Dann ist das schlechte Gewissen doch größer und man kann die Puffer-Zeit nicht richtig genießen.

Deshalb habe ich die Puffer-Zeit für 2022 jeweils in die dritte Woche des Monats eingebaut. Ich werde berichten, wie das funktioniert.

Verwandte Ansätze

Verwandte Ansätze sind die Pomodoro-Technik und der Vorschlag, einmal pro Quartal eine Woche Urlaub zu machen.

Allerdings empfinde ich den Wert der 3 Tage pro Monat höher, denn es bietet häufiger einen kompletten Stopp für mehrere Tage, der aber nicht als Urlaub missverstanden werden sollte. 2021 hatte ich an diesen Tagen teilweise meine produktivsten Momente im ganzen Jahr.

 


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