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Drei Anwendungen von gemeinsamen Kalendern auf Mac, iPhone und iPad für kleine Unternehmen und im privaten Umfeld

Einzelne Termine mit anderen teilen ist eine Option, elektronische Kalender zu nutzen. Wenn Sie mit Geschäftspartnern, Kollegen, der Familie oder externen Dienstleistern langfristig zusammen arbeiten, ist es sinnvoller, gemeinsame (Unter-)Kalender zu verwenden. Google Kalender bietet hier die beste, da systemoffene, Lösung. Ausserdem ist die Google Kalendersynchronisierung rasend schnell und sehr zuverlässig.


Google Kalender zur Synchronisierung

Google Kalender kann sowohl in Kalender-Programmen auf dem Mac als auch unter Windows eingerichtet werden. Das macht es flexibler als geteilte Kalender des Apple iCloud Kalenders.

Wichtig: Sie müssen für die Zusammenarbeit mit anderen jeweils (Unter-)Kalender einrichten, um diesen dann freizugeben. So können immer alle gleichzeitig die Termine sehen und auch bearbeiten.

Die freigegebenen Kalender sind dann bei den einzelnen Personen, neben ihren eigenen Kalendern, vorhanden. Sehr praktisch ist dabei auch die Nutzung des Notizfeldes in den Terminen, die geteilt werden.

Anwendung 1: Mit Familienmitgliedern

Ein Artikel in der New York Times (The Last Calendar) hat mich sehr berührt. Die Autorin beschrieb, wie sie mit ihrem Bruder einen gemeinsamen Google Kalender geführt hat, in dem sie mit ihm die gesundheitliche Entwicklung ihres Vaters, wie in einem gemeinsamen Tagebuch, erfasst hat. Nicht nur konnten die beiden dadurch die Verschlechterung des gesundheitlichen Zustandes beobachten, auch nach dem Tod des Vaters dient es als Trost, sich an schöne Zeiten zu erinnern. Auch wenn es nicht gleich so ein Extremfall sein muss, können Sie in einem kleinen Unternehmen oder privat geteilte Kalender sehr gut nutzen.

Den einfachsten Anwendungsfall nutzen meine Frau und ich mit einem gemeinsamen Google Kalender, in dem wir alles eintragen, was uns beide betrifft und was wir beide sofort mitbekommen sollten. Dies sind gemeinsame Termine, aber auch Erinnerungen an Tätigkeiten, die zu einem bestimmten Termin starten oder enden müssen. Wir können diese Termine auf jedem vorhandenen Gerät eintragen, seien es unsere jeweiligen iPad oder iPhone, aber natürlich auch auf unseren Macs. Dadurch macht es die Terminplanung sehr einfach. Häufig sitzen wir auch an einem Sonntagnachmittag in einem Café und machen dort unsere gemeinsame Terminplanung. Eingetragen werden müssen die Termine dann eben nur in einem Gerät und werden überall hin publiziert. 

Wenn Sie Ihren Familien-Alltag besser organisieren wollen, sollten Sie für jede Person und für gemeinsame Themen Kalender anlegen.

Mögliche anzulegende (Unter-)Kalender:

  • „Familie“
  • „Partner Name“
  • „Kind 1 Name“
  • „Kind 2 Name“
  • „Schulveranstaltungen“
  • „Events“

Anwendung 2: Mit einem externen Bürodienst

Eine zweite Anwendung ist ein geteilter Kalender mit meinem Büroservice (YAM IT Service), der für mich u.a. Telefonate annimmt sowie Termine mit Interessenten und Kunden ausmacht. Hierbei ist keine Abstimmung mit mir notwendig, weil ich in unserem gemeinsamen Kalender einfach mehrere freie Termindaten eingetragen habe, die dann von meinem Büroservice, in Absprache mit dem Kunden, gefüllt werden. Ich brauche einfach nur täglich in den Kalender schauen und sehe, mit wem ich telefonieren muss.

Wenn Sie mit einem externen Büroservice zusammenarbeiten ist der Kalender Dreh- und Angelpunkt. Der Bürodienst muss dann nie nachfragen, um einen Termin zu vergeben. Das ist eine extreme Erleichterung für den Büro-Alltag.

Mögliche anzulegende (Unter-)Kalender:

  • „Freie Termine“
  • „Termin mit …“
  • „Urlaubszeit“
  • „Krankheit“
  • „Gemeinsames Meeting“

Anwendung 3:Trennung private und geschäftliche Termine / Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern

Eine dritte Anwendung eines gemeinsamen Kalenders ist der Fall, in dem sie private und geschäftliche Daten trennen möchten. Beispielsweise haben sie im Büro auf Ihrem Mac oder PC einen Kalender ihres Unternehmens laufen, möchten auf dem iPhone aber auch private Termine, neben den geschäftlichen, stehen haben. Die Lösung ist auch hier ganz einfach, sie können auf dem iPhone ihr Geschäfts-Kalendersystem einbinden und parallel dazu einen privaten Kalender-Account einbinden. Damit sehen Sie beides auf Ihrem iPhone, aber auf dem Büro-Computer ist nur der Kalender mit geschäftlichen Daten zu sehen.

Wenn Sie mit bestimmten Geschäftspartnern sehr umfangreich zusammenarbeiten, gilt das Gleiche wie in Anwendung 1 - Sie können dann direkt sehen, ob derjenige Zeit hat oder dem Partner eine Information in einen Termin hineinschreiben.

Mögliche anzulegende (Unter-)Kalender:

  • „Allgemein“
  • „Eigener Name“
  • „Name Geschäftspartner“
  • „Deadlines“
  • „Meeting“

 


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