Den Wochenüberblick in Getting Things Done durchzuführen, ist die wichtigste Tätigkeit, um Ihr System von Erinnerungen für Aufgaben und Termine aktuell und frisch zu halten. Dieses Ritual einmal pro Woche durchzuführen, ist leider nicht immer durchzuhalten, bzw. manchmal ist nicht genügend Zeit, um den Review vollständig durchzuführen. Um Ihr Aufgabensystem trotzdem einigermaßen aktuell zu halten, müssen Sie dann Kompromisse schließen. Es geht darum, die absolut wichtigsten Dinge des Wochenüberblicks in relativ kurzer Zeit zu erledigen.
Die wichtigsten vier Elemente des Wochenüberblicks
Für mich sind dies die folgenden Elemente des Wochenüberblicks:
- Klärung und Organisation der Inhalte der physischen Inbox
- Klärung und Organisation der Inhalte E-Mail Inbox
- Check des Kalenders zwei Wochen zurück
- Check des Kalenders zwei Wochen in die Zukunft
Jeder klagt über zu viel Arbeit und zu wenig Zeit. Wie organisiere ich meine tägliche Arbeit so, dass ich leistungsfähig und effizient bin, ohne mich kaputtzumachen und dabei sogar noch Spaß habe? Ob es um die Bewältigung der täglichen E-Mail- und Aufgabenflut geht oder um das Jonglieren mit eiligen Terminen. GTD zeigt Ihnen, wie Sie mit ganz einfachen, anwendungsorientierten Strategien Ihren beruflichen und privaten Alltag in den Griff bekommen.
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Weitere Infos zu Getting Things Done
Warum sind diese vier besonders wichtig?
Um "on top of things" zu bleiben, sollten Sie verhindern, den Überblick darüber zu verlieren, was an neuem "Zeug" in Ihr Leben gekommen ist. Dies sind meist E-Mails oder Papiere, die man noch nicht verarbeitet hat, die aber Konsequenzen für Projekte oder auch nächste Aktionen haben können.
Deshalb finde ich die Überprüfung der E-Mail und Papier Inbox und gleichzeitige Übertragung von Aufgaben im OmniFocus sehr wichtig. Damit gehen Sie sicher, dass Sie nichts übersehen, was relevant sein könnte.
Das Gleiche gilt auch für das Ansehen der Einträge des Kalenders zwei Wochen zurück und zwei Wochen in die Zukunft. Denn hierdurch kann man sicher sein, dass man Verantwortlichkeiten, die im Laufe der letzten zwei Wochen entstanden sind oder die in den nächsten zwei Wochen entstehen werden, nicht übersieht. Hierdurch ensteht anderen gegenüber eine hohe Zuverlässigkeit.
Alle Dinge (Zeugs), die durch die oberen vier Bereiche entstanden sind, müssen über die Verarbeitung und Organisation in einem Tool wie OmniFocus eingetragen werden. Natürlich gilt weiterhin die Zwei-Minuten Regel, bei der alles, was innerhalb von zwei Minuten erledigt werden kann auch sofort erledigt werden sollte. Alles andere wandert in OmniFocus und wird somit sauber für die kommende Zeit geplant.
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