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Selbstmanagement

Vermeiden Sie die E-Mail Inbox zur Erinnerung, Archivierung oder zum Lesen


Dass die E-Mail Inbox bei vielen eine riesige Anzahl von Mails enthält, ist nicht unbedingt ein Zeichen schlechter Organisation. Manche muten der Inbox einfach zu viele Rollen zu: Aufgabensystem, Leseliste, Archiv oder einfach als Erinnerung für etwas. Problematisch wird es, wenn in einer solchen Sammlung von hunderten, wenn nicht sogar tausenden Mails, wirklich Wichtiges einfach untergeht. Es empfiehlt sich daher, die Mail Inbox nur als Übergangsstation zu verwenden und die Mails direkt an passendere Inboxen zum Arbeiten, Lesen oder Organisieren weiter zu leiten.


 

Mails oder Infos aus Mails dorthin weiterleiten, wo sie besser genutzt werden können

Für jede der genannten Aktivitäten gibt es Services, die optimal dafür zugeschnitten sind:

 

Jede der genannten Systeme hat eine individuelle Mailadresse für Ihr eigenes Benutzerkonto. 

 


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Diese Adressen sehen meist sehr kryptisch aus, aber Sie brauchen sie sich auch nicht zu merken. Legen Sie diese Adressen unter dem Namen des jeweiligen Dienstes in Ihrem Mac Adressbuch ab. Durch die Synchronisierung mit Ihren anderen Geräten, haben Sie diese Adresse auch auf dem iPhone und iPad zur Verfügung.

 

Der Ablauf ist dann bei allen Diensten gleich

  • Sie erhalten eine Information, z.B. eine Internetadresse wird Ihnen per Mail geschickt: Dann senden Sie diese E-Mail einfach weiter an Ihre Pocket-Adresse zum späteren Lesen.
  • Oder Sie erhalten eine neue Kundenanfrage: Dann leiten Sie diese Mail an Ihre OmniFocus Adresse weiter und erstellen dadurch eine neue Nächste Aktion für den Rückruf bei dem Interessenten.
  • Auch die Archivierung bestimmter Mails können Sie mit einem Weiterleiten an Ihre individuelle Evernote Mailadresse vornehmen.

 

Inbox Zero ist dann (fast) kein Problem mehr

Somit ist es wesentlich leichter, auf eine leere Inbox (Inbox Zero) zu kommen als wenn Sie die Inbox als Aufgabenerinnerung, Archivfunktion und Leseerinnerung missbrauchen. Eine schnelle Vorstrukturierung Ihrer Tätigkeiten erfolgt dann durch die Weiterleitung der Mails an spezifische Apps. Die Informationen stehen Ihnen durch die Synchronisierung dann natürlich auch wieder auf allen Geräten zur Verfügung.

Die ursprüngliche E-Mail sortieren Sie dann einfach weg oder löschen sie sogar.

 

Nutzen Sie schon die genannten Dienste? Wie sehen Sie deren Einfluss auf Ihre Inbox-Leere?

 

 

 


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