Es gibt unter Produktivitätsexperten einen Konsens, wenn es darum geht, eine Verbesserung des täglichen Arbeitsflusses zu erreichen: Die Vermeidung von Mikrounterbrechungen! Auch (oder gerade weil) sie nicht so auffallen, schaden kleine Unterbrechungen wie Benachrichtigungen (visuell oder akustisch) oder auch Telefonanrufe der produktiven Arbeit immens. Lassen Sie sich nicht stören, ändern Sie Ihre Einstellungen am Mac, iPhone und iPad so, dass Sie nicht mehr gestört werden. Und engagieren Sie einen Büroservice, an den erst einmal alle Telefonanrufe gehen. Dann entscheiden Sie selbst, wann Sie ein Telefonat führen wollen und wann nicht.

Störungen und Unterbrechungen am Mac verhindern

Benachrichtigungen in macOS - die kleinen Fenster, die ständig an der rechten Seite hereinfliegen

Nicht alles muss hier ausgeschaltet werden, aber wenn alle paar Sekunden ein neues Fenster erscheint, unterbricht das einfach sehr stark die Aufmerksamkeit. Mich haben vor allem genervt: Änderungen, die in freigegebenen Dropbox Ordnern von anderen vorgenommen wurden; neue E-Mails; Twitter Benachrichtigungen.

Sie haben zwei Möglichkeiten, von diesen Benachrichtigungen verschont zu bleiben.

a. Nur für den aktuellen Tag ausschalten

Rufen Sie die Mitteilungszentrale auf: entweder Sie Klicken auf das Symbol der Mitteilungszentrale oben rechts:

Oder Sie schieben mit zwei Fingern von rechts ausserhalb des Touchpads nach links in das Touchpad hinein - auch dann öffnet sich die Mitteilungszentrale. Wenn man den Dreh raus hat, klappt es gut.

Siehe: <01-09 Mitteilungszentrale> (in Connect im Basis Club)

Dann ziehen Sie, wiederum mit zwei Fingern (auf dem Touchpad) oder mit einem auf dem Scrollrad (oder dem Touchpad der Magic Mouse) nach unten. Dann erscheint die "Nicht Stören"-Option zum Ausschalten der Benachrichtigungen für den Tag. 

Dieses Ausschalten ist für Zeiten gedacht, in denen Sie absolut keine Unterbrechung gebrauchen können, z.B.:

• Währen eine Telco
• Während einer Präsentation
• Wenn Sie konzentriert arbeiten wollen

Am nächsten Tag blinken und klingeln die Benachrichtigungen wieder wie vorher. Sie können aber auch, manuell am gleichen Tag, das "Nicht stören" wieder deaktivieren. Einfach den Schalter wieder auf "Aus" setzen.

b. Permanentes Ausschalten von Mitteilungen bestimmter Apps

Wenn Sie eine dauerhafte Verschonung vor Benachrichtugungen bestimmter Apps brauchen, können Sie dies in den Einstellungen konfigurieren.

In den Systemeinstellungen > Mitteilungen aufrufen. Dort in der linken Spalte auf die gewünschte Anwendung klicken und einmal auf Hinweis-Stil "Ohne" Klicken und darunter alle nicht gewünschten Optionen abhaken. Hier das Beispiel Mail:

Allgemeine Benachrichtigungen zu neuen E-Mails schalten Sie über die Mitteilungen aus. Auch Audiosignale werden hier verhindert. Es gibt aber noch eine weitere kleine Ablenkungsmöglichkeit.

Nämlich die Anzeige des Mailzählers im Dock-Symbol: das ist die kleine rote Zahl beim Logo des Mailprogramms im Dock. Eigentlich sollte diese nicht weiter stören, aber da man das Dock häufig verwendet, weist dieses kleine Bildchen eben doch wieder in einer Mikrounterbrechung auf neue E-Mails hin. Daher habe ich diesen Unterbrecher auch eliminiert. Dies erfolgt, wenn Sie den Haken bei "Kennzeichen für App-Symbol" wegnehmen. Das Funktioniert natürlich auch bei anderen App, z.B. Skype. 

Ich habe übrigens nicht alle Benachrichtigungen ausgeschaltet. Meine Kalendereinträge möchte ich auf jeden Fall sehen, denn die sind ja genau zu dem Zweck angelegt - ich möchte x Minuten vor Start eines Termins daran erinnert werden.

c. Automatisches Nicht stören für bestimmte Gelegenheiten, Zeiten

Selbst wenn Sie ansonsten auf die Hinweise Ihres Mac stehen sollten, so möchten Sie sicher nicht, dass diese Benachrichtigungsfenster ständig auftauchen, während Sie eine Präsentation halten. Hierfür gibt es eine besondere „Nicht stören“ Funktion in den Einstellungen > Mitteilungen.

Hier wird übrigens das o.g. "Nicht stören für einen Tag" ebenfalls konfiguriert. 

Störungen und Unterbrechungen am iPhone oder iPad verhindern

a. Nicht stören

Es gibt die "Nicht stören" Funktion auch in iOS - rufen Sie diese auf, indem Sie mit einem Finder von unterhalb des Bildschirms nach oben wischen. Dort tippen Sie auf "Nicht stören" - das Icon mit der Mondsichel.

Siehe: <02-09 Mitteilungszentrale iOS>  (in Connect im Basis Club)

Toll: Alerts wie Wecker oder Timer kommen trotzdem "durch" - hier hat sich wirklich jemand Gedanken gemacht. Denn wie schnell vergisst man, dass der "Nicht stören"-Modus eingeschaltet ist, man aber trotzdem morgens nicht verschlafen möchte.

b. Entscheiden Sie, welche Apps Sie benachrichtigen dürfen und welche nicht

Viele Apps weisen Sie auf neue Inhalte hin (Benachrichtigung). Meist entscheidet man bei der Installation der App, ob man benachrichtigt werden möchte. Dies kann im Nachheinen aber auch geändert werden. Gehen Sie dazu in Einstellungen > Mitteilungen

Dort scrollen Sie nach unten in den Bereich "Anzeigen" und legen für die Apps die Einstellungen fest.

Bonus Tipp: Nicht durch Telefonanrufe unterbrechen lassen - Nutzen Sie einen Büroservice 

Meine Bürotelefonnummer 030-74694998 habe ich meist an meinen Bürodienst weitergeleitet, der persönlich und freundlich jeden Anruf entgegen nimmt - wenn ich keine Zeit habe. Ich erhalte dann sofort eine E-Mail dazu, neue Termine werden in unserem geteilten Google-Kalender eingetragen und bei wichtigen Kontakten wird zusätzlich eine SMS versandt. Diese soll mich schnell erreichen, Unterbrechung erwünscht.

Ich nutze YAM IT-Service, eine kleine aber feine Firma aus Berlin, die nicht als Call Center auftritt, sondern wirklich als externes, virtuelles Büro zu sehen ist. 

Weitere Infos gibt es hier: http://www.yam-itservice.de

Oder bei Bianca Jegede unter 030 609 889 555 oder This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Haben Sie noch andere Mikrounterbrechungen eliminiert?