Mac Business Blog

Das Thema Verschlüsselung von Daten wird, spätestens seit der europäischen DSGVO, immer wichtiger. Gerade wenn Sie Ihren Mac für Ihr Business nutzen, sollten daher auch Sie über die richtige Verschlüsselung der wichtigsten Daten auf Ihrem Mac nachdenken. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Daten zu verschlüsseln. Hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Optionen mit Links zu weiteren Erläuterungen und Anleitungen in Mac Business Connect.

Verschlüsselung Ihrer Festplatte mit FileVault 2

Mit FileVault hat jeder Mac bereits von Haus aus eine Software zur Verschlüsselung von Festplatten an Bord. Das praktische Tool ist schon seit vielen Jahren im Einsatz und liegt momentan in Version 2 vor. Wenn Sie viele private Daten auf Ihrem Mac haben, die nicht in die falschen Hände geraten sollten, können Sie alle Ihre Laufwerke mit FileVault verschlüsseln. Damit sind die Daten beispielsweise selbst dann geschützt, wenn Ihr Mac gestohlen wird.

Verschlüsselung von externen Festplatten, SD-Karten oder USB-Sticks

Doch auch externe Datenträger lassen sich in wenigen Schritten verschlüsseln. Dabei kann es sich beispielsweise um USB-Laufwerke, USB-Sticks oder sogar SD-Karten handeln. Dafür müssen Sie nicht einmal eine separate kostspielige Drittanbieter-Software installieren. Es geht ganz einfach über den Finder. Alternativ können Sie hierfür auch das Festplatten-Dienstprogramm nutzen.

Verschlüsselung eines Ordners oder einer Datei

Es kommt vor, dass Sie nur einzelne Ordner oder einzelne Dateien verschlüsseln müssen. Das kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn diese besonders sensible Daten enthalten. In dem Fall müssen Sie nicht gleich das ganze Laufwerk verschlüsseln. Es reicht, das mit den betreffenden Dateien oder Ordnern zu tun. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Einige davon können Sie mit den Tools nutzen, die auf Ihrem Mac bereits vorinstalliert sind. Es gibt aber auch clevere Lösungen von Drittanbietern wie beispielsweise 1Password. Hierbei können Sie verschlüsselte Dateien nur dann öffnen, wenn Sie die Datenbank von 1Password entschlüsselt haben.

Übrigens: 1Password ist in den ClubBenefits enthalten. Als PLATIN ClubMitglied bekommen Sie sogar 100 % Rabatt auf ein 1Password-Abo.

1Password ist eine Software und Datenbank zur Verwaltung von Passwörtern und anderen Zugangsdaten (z.B. Bankdaten, geheime Notizen, E-Mail Konten, FTP Konten, Software Lizenzen usw.). Diese werden hochverschlüsselt in einer Datenbank gesichert, die mit nur EINEM Passwort (bzw. Ihrem Fingerabdruck oder Gesicht) geschützt ist. Sie müssen sich also nur noch ein einziges Passwort wirklich merken, um alle anderen nutzen zu können.

Lesen Sie hier, warum wir 1Password für das beste Passwort-Management halten   (und wie Sie als ClubMitglied sparen) 


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Verschlüsselung einer PDF-Datei

Während die vorherige Methode mit allen Arten von Dateien funktioniert, gibt es für PDF-Dateien eine zusätzliche Möglichkeit zur Verschlüsselung. Da PDF heutzutage auch im Business-Kontext sehr weitverbreitet ist, lohnt es sich, diesen Trick zu kennen. Das geht ganz bequem in der App Vorschau, sodass Sie kein Programm eines Drittanbieters installieren müssen.

Verschlüsselung einer Mindmap

Mindmaps sind eine tolle Möglichkeit, um Prozesse, Planungen oder andere komplexe Sachverhalte anschaulich darzustellen. Daher sind sie heutzutage auch in der Businesswelt beliebt. Falls Sie einmal sensiblere Daten in einer Mindmap abbilden wollen, sollten Sie jedoch auch an die Sicherheit denken. Glücklicherweise bietet die App iThoughts die Möglichkeit, mit ihr erstellte Mindmaps zu verschlüsseln. Ebenso wie 1Password ist auch iThoughts in den ClubBenefits enthalten. Wenn Sie Clubmitglied werden, können Sie also bei der Lizenz für das praktische Mindmapping-Tool sparen.

Mindmapping-Programme unterstützen Sie dabei, Ihre Ideen zu erfassen und zu organisieren. Unser ClubBenefit iThoughts von ToketaWare sticht bei diesem Software-Genre heraus – mit seinen tollen Funktionen, schönem Design, Benutzerfreundlichkeit, solider Synchronisation zwischen Mac und iOS-Geräten und vielen Import- und Export-Optionen.

Lesen Sie hier, warum wir LaunchBar für den besten Mac Launcher halten?  (und wie Sie als ClubMitglied sparen) 


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Weitere Infos zu iThoughts

Verschlüsselung eines ZIP-Archivs

Wenn Sie oft mehrere Dateien per E-Mail verschicken müssen, beispielsweise mehrere Fotos oder PDF-Dokumente, haben Sie sicherlich schon mit Zip-Archiven gearbeitet. Damit lassen sich mehrere Dateien bequemer und mit verringertem Speicherbedarf versenden. Was aber, wenn es sich dabei um vertrauliche Dateien handelt? Dann können Sie das Zip-Archiv mit einem Passwort verschlüsseln und dieses ausschließlich der Person, die die E-Mail empfangen soll, auf sicherem Weg zukommen lassen.

Das Praktische: Sie müssen dafür nicht einmal ein Packprogramm von einem Drittanbieter installieren. Die Komprimier-Funktion von macOS kann das auch. Während Sie unverschlüsselte Archive ganz einfach per Rechtsklick erstellen können, benötigen Sie für verschlüsselte Archive das Terminal. Das sieht auf den ersten Blick komplizierter aus, als es ist. In Connect finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu.

Verschlüsselung von E-Mails

E-Mails sind heutzutage aus dem Business-Kontext nicht mehr wegzudenken. Daher kommt es immer mal wieder vor, dass Sie sensible Daten per Mail versenden müssen. Das ist nicht unproblematisch, da E-Mails recht einfach von außen gelesen werden können. Wenn Sie E-Mails also oft für vertrauliche Informationen nutzen, sollten Sie über das Thema E-Mail-Verschlüsselung nachdenken. Leider ist das ein sehr komplexes Gebiet. Im Großen und Ganzen gibt es heutzutage zwei Verfahren, um E-Mails zu verschlüsseln. Beide Verfahren basieren auf einem Prinzip aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel. Die Verschlüsselung mit S/MIME hat den Vorteil, dass sie von Apple Mail und der Schlüsselbundverwaltung nativ unterstützt wird. Die Alternative dazu ist PGP bzw. GPG. Diese wird von Apple Mail standardmäßig nicht unterstützt. Sie müssen also ein Add-On installieren. In beiden Fällen ist die Einrichtung mit mehreren Schritten verbunden und eher für fortgeschrittene Benutzer*innen zu empfehlen. Seit einiger Zeit gibt es auch Anbieter auf dem Markt, mit denen Sie verschlüsselte E-Mails ganz einfach über den Webbrowser versenden können, wie etwa Protonmail oder Tutanota.

Verschlüsselung von Text in Evernote

Falls Sie für Ihr Business mit Evernote arbeiten, können Sie auch dort sensible Informationen verschlüsseln. Leider bietet Evernote momentan noch keine Möglichkeit, ganze Notizen oder gar Notizbücher zu verschlüsseln. Sie können aber den gesamten Text oder Textabschnitte innerhalb einer Notiz verschlüsseln. Man kann ihn dann nur lesen, wenn man die entsprechende Passphrase eingibt, die Sie zuvor festgelegt haben. Die Verschlüsselung von Text in Evernote geht am schnellsten mit dem entsprechenden Shortcut: cmd + shift + X.

Verschlüsselung von Dropbox Links

Wenn Sie für Ihr Unternehmen mit Mitarbeiter*innen oder Kund*innen an Dateien oder Ordnern zusammenarbeiten, sollten Sie sicherzustellen, dass wirklich nur diejenigen Personen Zugriff auf die Inhalte bekommen, für die sie bestimmt sind. Dropbox ist eine der beliebtesten Lösungen zum Teilen von Dateien oder Ordnern. Falls Sie geschäftlich Dropbox nutzen, gibt es gute Nachrichten: Sie können Freigabe-Links per Dropbox mit einem Passwortschutz versehen. Wenn dann eine unberechtigte Person irgendwie an den Link kommt, kann sie ohne das Passwort nichts damit anfangen. Diese Funktion wird momentan noch nicht von allen Dropbox-Abos unterstützt. Wenn Sie Dropbox Professional oder Dropbox Business nutzen, ist sie aber enthalten.

Selbstverständlich sind auch alle Ihre Dateien auf dem Dropbox-Server verschlüsselt gespeichert. Auch der Datentransfer findet bei Dropbox verschlüsselt statt. In der entsprechenden Sektion seiner Webpage erklärt Dropbox sehr detailliert die technischen Hintergründe der Verschlüsselung in der Cloud.

Verschlüsselung von Time Machine Back-ups

Regelmäßige Back-ups mit Time Machine sind ein wichtiger Baustein für einen sicheren Mac. Doch wenn es um sensible Daten geht, sollten Sie diese nicht nur vor ungewolltem Datenverlust schützen, sondern auch vor dem Zugriff durch unberechtigte Dritte. Vor allem wenn Sie für Ihre Sicherungen eine externe Festplatte nutzen, sollten Sie für den Fall vorbereitet sein, dass diese in die falschen Hände gerät. Das lässt sich einfach erreichen, indem Sie Ihre Time Machine Back-ups auf dem externen Laufwerk verschlüsseln. Dafür müssen Sie lediglich bei der ersten Einrichtung der externen Festplatte mit Time Machine an der entsprechenden Stelle ein Häkchen setzen. Wenn Sie Time Machine bereits ohne Verschlüsselung eingerichtet haben und nun die Verschlüsselung aktivieren wollen, entfernen Sie das Back-up-Volume und konfigurieren es neu.

Verschlüsselung von Geräte-Back-ups von iPhone und iPad

Auch wenn es in diesem Artikel um Verschlüsselung auf dem Mac geht, ist das Thema auch für Ihr iPhone und iPad relevant. Schließlich können Sie Ihren Mac nutzen, um dort Sicherungen Ihrer iOS-Geräte zu speichern. Auch diese Back-ups können Sie mit einem sicheren Passwort verschlüsseln. Somit sind sie zusätzlich geschützt, falls jemand Zugriff auf Ihren Mac bekommt. Die Verschlüsselung können Sie ganz einfach im Finder mit einem Häkchen an der richtigen Stelle aktivieren.

 

 

Photo by Markus Spiske on Unsplash 

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Auf diese fünf Bausteine kommt es an, um wesentlich effizienter und produktiver mit Mac, iPhone und iPad zu arbeiten. Dies sind die elementaren Prinzipien, die wir mit unseren Kunden als erfolgsentscheidend erkannt haben.

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