I. Ausgangssituation beim Kunden ist:

• Umstieg von Microsoft auf Apple war in der ersten Stufe privat. Nun in der zweiten Stufe auch beruflich.
• Start als Existenzgründer, Aufbau einer Firma. Die IT soll weitgehend mit Apple Produkten laufen.

II. Hauptziele des Projekts sind:

• Papierloses (loseres) Büro
• Leichteres und einfacheres Handling
• Automatische Workflows
• Zeitersparnis durch IT-Lösungen

III. Details zu den Zielen:

1. Das Setup der Geräte, inkl. einer Backup Strategie, soll eingerichtet werden. Sowohl im Büro als auch zu Hause. Es geht um ein MacBook Pro, ein MacBook Air, zwei iPhone und ein iPad sowie diverse Peripheriegeräte (Multifunktionsdrucker, Laserdrucker, Airport, Time Capsule, diverse externe Festplatten auf denen auch noch Daten liegen, Apple TV).
2. Alle relevanten Daten (Mail, Dokumente, Bilder) sollen über alle Geräte hinweg verfügbar sein und die Daten sollen so fließen, dass nicht mehr darüber nachgedacht werden muss, wo man Daten eingeben kann, um sie dann überall abzurufen.
3. Methoden und Tools zum Selbstmanagement, Wissensmanagement und Papierlosen Büro sollen eingerichtet und geschult werden. 

IV. Erarbeitung der Lösungen:

Am Flipchart wurden die verschiedenen Themen gesammelt und vorsortiert.

1. Schritt: Die technischen Grundlagen aufräumen, Einrichtungen vornehmen, so dass Daten und Informationen in die entsprechenden Kanäle und Silos eingebracht werden können. 

Mail Accounts / Domains für neue Firma und auf allen Geräten einrichten:

• Es soll ein Wechsel zu einem Domain-Hoster und Mailprovider vorgenommen werden, bei dem kaum Begrenzungen bei der Datenmenge vorherrscht. Hier wird All inkl empfohlen.
• Vorteil: Firma startet gerade, d.h. es gibt noch keine riesigen Maildatenberge, die umgezogen werden müssen (bis auf alte Bestände, s.u.). 
• Einrichten IMAP auf allen Geräten (Mac, iPhone, später iPad); Bisherige Mail Adresse ist schon als IMAP auf dem Mac eingerichtet, aber bisher kaum Ordnerstruktur vorhanden.
• Ordnerstruktur auf IMAP einrichten und Inbox leeren (Ziel: Inbox Zero und Vorgehensweise etablieren - siehe Getting Things Done Methode und Tools)

Adressen und Kalender: 

• Firmenkalender einrichten; Gemeinsamer Kalender für Familie
• CRM System ist Collmexx - Einrichtung und Workflows über anderen Dienstleister

Sicherheitsthemen:

• Passwort Management - bisher keine sinnvolle Vorgehensweise implementiert.
• Backups Time Machine, hat Time Capsule. Auf der TC sollten zu Hause sein MacBook Pro und Air darauf backuppen. Im Büro dann zusätzlich: Mac einrichten für neue externe HDD Time Machine - diese HDD immer am Mac angesteckt haben, damit Time Machine seine Wirkung entfachen kann.
• iCloud Backup für iPhone hat er eingeschaltet. Hat auch 25 GB iCloud Konto, so dass es auf jeden Fall ausreicht.

Legacy Daten konsolidieren:

• NAS WLAN Festplatte; externe Festplatten. Da liegen einige alte Sachen drauf (Dateien, Mails, Adressen)
• Alte Daten, v.a. Mail von versch. Exteren Platten. PST Dateien
• Windows auf dem Mac: VMWARE einrichten. Grund: Legacy Daten auf Festplatten sollen konsolidiert werden; Mails verschieben aus PST Dateien, dann den Rest verschieben in All INkl Mailadressen; evtl. später Windows für Software nötig, die auf Mac nicht läuft.
• Office Dateien von externen Festplatten in eine Ordnerstruktur auf dem Mac / in der Cloud
• Ablage Dokus Company in Cloud, damit alle Mitarbeiter darauf zugreifen können

 Hardware / Perepherie:

• Apple TV zu Hause und für Sales Maßnamen einrichten
• Scanner - es gibt ein Multifunktionsgerät, aber evtl. sollte ein Schreibtischscanner zusätzlich angeschafft werden, um Arbeitsabläufe in Richtung Papierloses Büro zu optimieren. - unser Scanner vom Multifunktionsgerät anschließen
• Beamer soll angeschafft werden - Beratung dazu.
• Digitalstift

Bis hierher geht es also hauptsächlich um

1. Aufräumen von technischen Setups und Daten
2. Einrichtung von Tools, Mail Konten und Datensilos

Im zweiten Schritt wird die langfristige Perspektive behandelt, nämlich wie geht man optimal mit Daten und Arbeitsabläufen um.

2. Schritt: Methoden und Tools einrichten und schulen, so dass ein flüssiges Arbeiten, ohne Geräte- / oder Medienbruch passiert. Daten sollen immer greifbar sein.

• Evernote für das Wissensmanagement
• Getting Things Done: Methode und Umsetzung mit Apps (Kalender, OmniFocus und Evernote)
• Wissensworkflow einrichten und reinkommen: RSS, Instapaper, Hootsuite
• Ordnerstruktur lokal und in der Cloud

Als Ergebnis des Erstgesprächs wird auch immer eine Mindmap angelegt, die dann im Zuge des Projekts ergänzt wird.

Sollten Sie diese oder ähnliche Themen bearbeiten wollen, stehen wir gerne unter 030-74694998 oder Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. oder über unser Kontaktformular für die Verabredung eines kostenlosen Probecoachings zur Verfügung.

V. Beitrag von Nicolai Wirth (Mac Business Coaching):

• 1.Schritt Bedarfsanalyse
• 2.Schritt Arbeitspakete definiert
• 3.Schritt Meilensteinplan erstellt

• Online-Beratung
• Beratung vor Ort beim Kunden
• Zielsetzung von Mac Business Coaching ist es, den Kunden dazu zu befähigen, nach dem Coaching selbst Lösungen zu erarbeiten
• Kunde macht die Schritte immer selbst