07-14 Grundlagen Projektmanagement

Gestalten Sie Ihre Arbeit optimal mit Projektmanagement und Selbstmanagement - in Kombination oder separat

Selbstmanagement und Projektmanagement werden häufig in einen Topf geworfen, denn bei beidem geht es um das Abschließen einer Sache, die noch unerledigt ist. Es soll ein Ziel oder gewünschtes Ergebnis erreicht werden, mit dem man zufrieden ist. Das kann etwas Größeres wie ein Hausbau oder etwas Kleineres wie ein Wochenendtrip oder das Ausfüllen eines komplizierten Formulars sein. Für beides gibt es geeignete Methoden und Tools. Diese können zusammen arbeiten, aber auch komplett getrennt voneinander genutzt werden.

Darum geht's - TL;DR

  • Mac Business Coaching befasst sich mit dem Optimieren des Arbeitens mithilfe von Methode und Technik.
  • Projektmanagement und Selbstmanagement spielen dabei die wichtigsten Rollen, wobei das Wissensmanagement eine komplementäre Rolle einnimmt.
  • Im Projektmanagement werden Ressourcen, Termine und Budget geplant, während Selbstmanagement die feine Arbeitsjustierung des einzelnen Menschen beinhaltet.
  • Im Rahmen des Selbstmanagements können die Zwischenziele aus dem Projektmanagement in ein Tool wie OmniFocus übertragen und konkrete nächste Schritte festgelegt werden, um das Gesamtziel zu erreichen.
  • Diese Feinplanung ist im Gantt-Chart nur schwierig möglich.
  • Getting Things Done bietet dafür einen Ansatz, um nächste Schritte zu definieren, die dann in einem persönlichen Selbstmanagement-Tool verwendet werden.

Warum ist das eine Abgrenzungsfrage?

Bei Mac Business Coaching geht es um das Optimieren des Arbeitens mit Hilfe von Methode und Technik. Für das Erledigen von Dingen spielen Projektmanagement und Selbstmanagement die wichtigsten Rollen. Das Wissensmanagement nimmt dabei eine komplementäre Rolle ein.

Allein weil das Wort Projekt in „Projektmanagement“ vorkommt, wird häufig angenommen, dass ein sehr gutes Projektmanagement und eine Software dazu, die Lösung zum Erreichen von privaten und beruflichen Zielen sei. Hier muss aber genau unterschieden werden, auf welcher Ebene sich die konkrete Umsetzung zu dieser Zielerreichung abspielt. Hier kann ganz klar zwischen Projektmanagement und Selbstmanagement unterschieden werden.

Projektmanagement bringt Überblick über Ressourcen, Termine und Budget

In der Methode Getting Things Done wird das Konzept der Projekte als "gewünschtes Ergebnis" vorgestellt, das mit mehr als einem Aktionsschritt (einer Aufgabe) erreichbar ist.

Dies kann verwirrend sein, denn im Projektmanagement hat der Projekt-Begriff eine wesentlich umfangreichere Definition.

Das Management von Projekten befasst sich mit der effizienten Abwicklung einzelner Projekte. 
 
Nach dem PMI wird Projektmanagement definiert als
"... die Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Projektvorgänge, um die Projektanforderung zu erfüllen.”
 
Im Mittelpunkt steht die 

  • Projektorganisation, 
  • die Projektstrukturplanung, 
  • die Ablaufplanung – auch Terminplanung oder Terminmanagement und 
  • Kostenplanung – auch Kostenmanagement oder Kostencontrolling genannt.

Zusätzlich kommt noch die Ressourcenplanung hinzu.

Hier geht es also um eine Planung von Unter- und Zwischenzielen, die dabei helfen, ein Gesamtziel zu erreichen. Eine typische Darstellung ist ein Gantt-Chart, in dem auch die Abhängigkeiten zwischen den Unter- oder Zwischenzielen dargestellt werden.

Theoretisch lassen sich diese Unter- oder Zwischenziele auch immer weiter unterteilen, praktikabel ist das aber nicht. Die Projektmanagement-Übersicht kann aus verschiedenen Gründen nicht für das individuelle Selbstmanagement verwendet werden:

  • Die gezeigten Elemente sind zu grob, um sie gut zu bearbeiten
  • Man sieht immer alle Elemente, was von individuellen Arbeiten ablenken kann
  • Die Bezeichnungen der Elemente können zu „technisch“ sein, so dass sie als gewünschte Ergebnisse nicht motivieren
  • Es wird nicht deutlich, in welchem Kontext eine bestimmte Aufgabe erledigt werden kann

Da jedes Element im Projektmanagement auch einer Ressource (also einer oder mehrerer Personen) zugeordnet werden kann, springt die Arbeitsweise hier vom Projektmanagement zum Selbstmanagement.

Selbstmanagement ist die feine Arbeitsjustierung des einzelnen Menschen

Im Vergleich zum Projektmanagement hat Selbstmanagement die Aufgabe

  • auf einer sehr individuellen Ebene
  • eine detaillierte Feinplanung der eigenen Aufgaben 
  • für alle Bereiche des Lebens (beruflich und privat)
  • zielorientiert hinzubekommen 

Projektmanagement und Selbstmanagement können aber unmittelbar zusammenarbeiten

Größere Projektteile, die Sie im Rahmen eines Projektmanagements übernehmen, müssen Sie im Selbstmanagement so aufbrechen, dass sie in Ihrem Arbeitsalltag (mit allen anderen Aufgaben in Konkurrenz), zielgenau umgesetzt werden können.

Sie können die Unterziele, die Ihnen im Projektplan zugeordnet sind, direkt in Ihr eigenes Selbstmanagement, z.B. in OmniFocus übernehmen:

  • Titel des Zwischenziels im Projektmanagement ist dann ein Projekt in OmniFocus. Hier können Sie sowohl die (wahrscheinlich kurze) Bezeichnung aus dem Projektmanagement übernehmen als auch eine für Sie motivierendere Bezeichnung angeben.
  • Die Fälligkeit des Unterziels wird beim Projekt in OmniFocus angegeben. Damit haben auch alle nächsten Schritte in dem Projekt diese Fälligkeit.

Bitte vergleichen Sie die Projekte im Gantt-Chart mit den Projekten in OmniFocus in diesem Beispiel:

So können Sie für jedes Projekt in OmniFocus (das ein Unterziel im Projektmanagement ist), konkrete nächste Schritte festlegen, die das Ziel voran bringen. Diese Feinplanung wäre im Gantt-Chart nur sehr schwierig möglich.

Getting Things Done bietet genau dafür den Ansatz, um nächste Schritte zu definieren, die dann in Ihrem persönlichen Selbstmanagement Tool OmniFocus verwendet werden. Der letzte „nächste Schritt“ in OmniFocus ist dann meist das, was im Projektmanagement das Unterziel ist.

Selbstmanagement ist besser für das Tagesgeschäft (in Kombination mit größeren Projekten)

Ausserdem geht es im Selbstmanagement stark um Optimierung des Tagesgeschäfts, also nicht nur der größeren Projektaufgaben. Hierfür ist das Selbstmanagement mit GTD besonders gut geeignet, weil Dinge schnell aus dem Kopf in ein System kommen, dem Sie vertrauen. Ausserdem können Sie mit dem Zurückstellungsdatum und dem Einsatz von Aufgabe-Wiederholungen dieses Tagesgeschäft sehr spezifisch planen.

Wenn Sie nun diese „kleineren“ Aufgaben aus dem Tagesgeschäft in OmniFocus zusammen mit den aufgeteilten Nächsten Schritten aus Ihren größeren Projekten sehen, haben Sie eine viel bessere Übersicht, um genau die Aufgaben auszuwählen, die Sie sowohl im Tagesgeschäft als auch in den Projekten des Projektmanagements voranbringen wollen.

 

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