Der ScanSnap iX500 im Praxistest (aktueller Nachfolger ist iX1600)

Darum geht's - TL;DR

• Der ScanSnap iX500 ist ein beliebtes Modell für das papierlose Büro.
• Es wurde inzwischen ein Nachfolger, das Modell ScanSnap iX1600, herausgebracht. 
  Es können bis zu 50 Papiere in einem Schwung gescannt werden, es wird doppelseitig gescannt und es gibt eine OCR-Software für die Texterkennung.
• Kleine Papiere werden automatisch ausgerichtet und zugeschnitten, so dass eine Nachbearbeitung komplett wegfällt.
• Es gibt auch eine iOS App, die man für iPad und iPhone herunterladen kann.

Update zu diesem Artikel (2023)

Der ScanSnap iX500 ist für mich und viele meiner Kunden immer noch das Nonplusultra der Scanner für das papierlose Büro. ScanSnap hat inzwischen jedoch Nachfolgemodelle herausgebracht. Im Jahr 2023 ist es das Modell ScanSnap iX1600. 

Alle unten beschriebenen Vorteile und viele Funktionen sind gleich geblieben. Der größte Unterschied ist ein Display und auch die damit zusammenhängende Softwareaktualisierung.

• Siehe: <Fujitsu ScanSnap 64-Bit-Software-Update - Alles ganz neu>

Unboxing - Was wird alles geliefert?

Der Scanner wird in einer relativ kleinen Verpackung geliefert, zusammengeklappt nimmt er auch nicht sehr viel Platz ein.

In der Packung befinden sich:

• Scanner ScanSnap iX500
• Netzkabel (mit einer deutschen und einer UK Steckdosen-Variante)
• USB Kabel
• Installations CDs
• Diverse Informationsblätter (u.a. eine Kurzanleitung)
• Eine Träger-Folie für schwierige Fälle, z.B. unformatige oder zerknüllte Papiere oder auch für Klappbroschüren. (s.u. dazu mehr)

Es ist ausserdem viel Papier dabei, aber man blickt nicht sofort durch, was man davon braucht. 

Erster Eindruck

Leider wirkt die Plastikverschalung des Scanners nicht super hochwertig, aber da ist man von Apple Produkten einfach verwöhnt. Dafür wird des Scanner nicht durch irgendwelche weiteren Aufkleber oder ähnlichem verschandelt. 

Die obere Klappe hat eine Bremsfunktion beim Zuklappen, die leider quietscht (das Quietschen ist nach einigem Auf- und Zuklappen aber verschwunden).

Die untere Klappe hat diese Bremsfunktion nicht, daher rumst die mit Karacho nach unten, wenn man nicht aufpasst.

Wenn zugeklappt, nimmt der Scanner wenig Platz ein und passt gut direkt neben den Monitor. Er sollte auch immer in Reichweite sein, um seine Stärken auszunutzen.

Komplett zugeklappt: 

Obere Klappe auf (ganz oben lässt sich auch noch eine Verlängerung ausfahren): 

Obere und untere Klappe auf: 

Wie lief die Einrichtung (Hardware und Software)? 

Sowohl am Scanner selbst als auch auf der Kurzanleitung wird deutlich gemacht, dass man auf jeden Fall zuerst die Software auf dem Rechner installieren soll, bevor man den Scanner per USB an den Rechner anschließt. Hier kommt eine Sache zutage, die einem als Mac-User fast schon altmodisch vorkommt und letztendlich auch ärgerlich macht: Die Software liegt auf CDs bei, mein Mac hat aber gar kein CD Laufwerk mehr. Ein flüchtiger Blick über die Anleitung und die CDs offenbart mir nicht direkt einen Download-Link für die aktuelle Mac Version der ScanSnap Manager Software. Es wäre ein netter Service, hier einfach eine Kurz-URL oder einen QR Code (z.B. auf den CDs) anzugeben.

Damit Sie selbst nicht lange suchen müssen, hier ist der Link zur Mac Software des ScanSnap iX500. 

Wie läuft das Scannen? 

Kurz gesagt: Das Scan-Erlebnis ist genial! Sowohl auf Mac als auch auf iPad/iPhone (dazu unten mehr). Vorher habe ich immer mit einem Multifunktionsdrucker gescannt, aber der wird in Zukunft wohl nur noch selten zum Einsatz kommen.

Was der ScanSnap können soll, nämlich superschnelles, doppelseitiges Scannen aller möglichen Zettel, Visitenkarten, Mitschriften usw. macht er wirklich sehr gut. Man setzt das Papier oben hinein, muss dabei nicht sehr auf die Ausrichtung achten, und drückt den Scan-Button auf dem Gerät. Das Papier wird durchgejagt und es öffnet sich automatisch der Scan Manager auf dem Mac. 

Hier haben Sie schon einige Destinationen zur Auswahl, wo das Scanergebnis hin soll. Wenn Sie immer in das gleiche Ziel hineinscannen, können Sie dies auch in den Voreinstellungen angeben. Dann sparen Sie sich sogar noch mehrere Schritte. 

Das Besondere bei den Scans

• Ein Stapel von bis zu 50 Papieren kann eingelegt werden
• Es wird genau auf die Größe des Papiers hin gescannt, nicht auf eine Standardgröße wie z.B. A4
• Dadurch muss man nachträglich nichts abschneiden, es kann sofort gespeichert werden
• Es wird doppelseitig gescannt, in einem Schwung
• Es wird automatisch erkannt, ob die Rückseite etwas enthält oder nicht. Falls nicht, wird auch keine Rückseite gespeichert (wobei das manchmal schief geht, wenn die Rückseite dreckig ist oder ein Knick über das Papier geht)
• Wenn in ein PDF (z.B. in Evernote) gespeichert wird, wird auch sofort eine Texterkennung durchgeführt, so dass dieses PDF durchsuchbar wird.

Ein Beispielscan zum Herunterladen. Ich habe gerade einmal die Kurzanleitung gescannt.  

Zusatzsoftware

CardMinder™ für Windows und Mac

Mit CardMinder™ ist das Hinzufügen und Verwalten von Kontaktdaten sehr einfach möglich. Visitenkarte in den Scanner legen und die Scantaste drücken. CardMinder™ erfasst die Visitenkarte und liest die Informationen in editierbare Felder aus. Fremdsprachige Visitenkarte? Kein Problem. CardMinder™ erkennt acht verschiedenen Sprachen und kann die Daten in Outlook, Excel und andere Kontaktmanager exportieren. 

ABBYY FineReader for ScanSnap™ (Mac und Windows), ABBYY FineReader für Express Edition für Mac.

Diese beliebte OCR-Software (Optical Character Recognition) ermöglicht das Scannen von Dokumenten mit Maschinenschrift direkt in Microsoft® Word, Excel® und PowerPoint®.

Auch hierfür muss man erst umständlich im Internet nach der Treibersoftware suchen. Hier ist der Link zu den Software Downloads für den iX500. 

Was mir nicht so gut gefällt

Die o.g. Zusatzsoftware erhält man aber erst, nachdem man ein Formular mit der Seriennummer des Geräts ausgefüllt hat. Nicht sehr kundenfreundlich.

Der Dateidialog der Software ist nicht sehr Apple-like, daher geht einiges nicht, was die Produktivität unterstützen würde:

• Man kann nicht einfach die Enter Taste drücken, um den Scan zu speichern
• Keine Auswahl des Desktop durch Shortcut (cmd+D) möglich

Zusammenarbeit mit iPad und iPhone

Ihr Mac muss nicht angeschaltet sein, damit Sie schnell mal etwas scannen können, denn es gibt iOS Apps für iPad und iPhone, die direkt mit dem Scanner kommunizieren. Ist der ScanSnap angeschaltet und im gleichen WLAN Netzwerk, kann direkt in die App gescannt werden (nach einer kurzen, einmaligen Einrichtung).

• Zu Scannendes einlegen
• Den Scan Button in der iOS App drücken und der Scan wird sofort ausgeführt
• Die Geschwindigkeit ist der auf dem Mac gleichwertig
• Da man das gescannte Ergensi sofort "in den Händen" hält, ist das ein echter Aha Effekt, den ich so noch nicht hatte. Ausser vielleicht bei Foto Scan Apps, aber da ist die Qualität viel schlechter.

Sie können dann direkt entscheiden, was Sie mit dem Scan machen wollen: Per E-Mail verschicken, an eine andere App weiterleiten (z.B. iBooks, PDF Expert, Fax.de). Für mich schließt sich hier auch ein Kreis in Bezug auf das Faxen, denn ich kann den Scan direkt an die App von Fax.de weiter reichen und brauche damit zum Versenden eines Faxes kein weiteres Gerät mehr.

Nachteile des iOS Scans

Die Trägerfolie wird hier nicht akzeptiert

Kauf des iX1600 und App Downloads

Das im Artikel beschriebene Modell gibt es evtl. noch gebraucht (der Artikel ist ursprünglich von 2004). Sie erhalten aber das Nachfolgemodell iX1600 bei Amazon.