Automatisierungen bei (Kunden-)Prozessen: Warum Notizen in verschiedenen Programmen Ihre besten Freunde sind

Darum geht's - TL;DR

• Notizen in verschiedenen Programmen sind sehr hilfreich in Kundenprozessen. 
• Sei es Kalender, Kontakte, Aufgaben, Projekte, Evernote oder Verlinkungen. 
  
• Dies hilft, relevante Informationen im Gespräch mit Kunden schneller abrufen zu können.

Notizen und Wissenseinheiten

Das Hinzufügen von Notizen zu Wissenseinheiten kann auf vielfältige Weise hilfreich sein. Bei der Suche nach Wissenseinheiten werden Notizen berücksichtigt, um das Richtige zu finden. Notizen helfen uns, uns an wichtige Details zu erinnern, den Kontext einer Wissenseinheit zu verstehen und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Sie können auch dazu beitragen, Gedanken und Ideen zu reflektieren.

• Siehe: <Was sind Wissenseinheiten? Warum spielen Notizen als Wissenseinheiten eine so große Rolle?>

Notizfelder als wichtige Informationsbereiche

Zu fast jeder Informationseinheit (z.B. Termin, Aufgabe, Projekt-Teil), gibt es neben der Bezeichnung auch ein Notizfeld. Dieses sollten Sie umfangreich einsetzen, um Ihrem zukünftigen Ich einen Vorsprung zu geben.

Was kann dort eingefügt werden?

• Gesprächsthemen
• Grobgliederung für einen Ablauf
• Links zu E-Mails - Siehe: <Textlink zu einer E-Mail erzeugen mit TextExpander>
• Routen
• Zeitpläne
• Links zu Websites, die Sie regelmäßig benutzen müssen (damit Sie diese einfach anklicken können)
• Checklisten oder Teil-Aufgaben
• Ablageorte von Dateien
• Direkte Ablage von Dateien
• Links zu Evernote Notizen - Siehe: <Links zu anderen Notizen innerhalb einer Notiz> 

Wenn die Synchronisierung optimal eingerichtet ist, haben Sie diese Informationen auch immer auf allen Geräten zur Verfügung, bzw. können sie auf allen Geräten einfügen:

• Siehe: <07-04-01 iCloud für persönliche Kalenderdaten> 
• Siehe: <07-04-02 Google als Kalender-Synchronisierzentrale> 
• Siehe: <07-05-01 iCloud für persönliche Kontaktdaten> 
• Siehe: <Einrichtung der Synchronisierung von OmniFocus mit dem Omni Sync Server>  

Beispiele in verschiedenen Programmen

Bei fast allen Programmen, die Informationseinheiten enthalten, gibt es auch dazugehörige Notizfelder.

Kalender

Das Notizfeld in den Terminen des Mac Kalenders kann sehr zur Steigerung der Produktivität beitragen, denn hier können Sie Ihrem zukünftigen Ich Informationen mitgeben, die Ihnen beim Erstellen des Termins bereits bekannt waren oder im Laufe der Zeit vor dem Termin noch bekannt werden. Dadurch können Sie sich darauf verlassen, dass Sie zum Start des Termins (oder auch vorher für z.B. Anreise) sehr gut vorbereitet sind. Diese Notizinformationen können dann auch eingeladene Teilnehmer sehen, um sich damit auf einen Termin vorzubereiten.

• Siehe: <Verwendung des Notizfelds in Terminen> 

Kontakte

Jeder Adressbucheintrag hat ein Notizfeld, das Sie mit beliebigen Informationen füllen können. Im Prinzip mit allem, was Sie nicht in die Standardfelder bekommen. Das Gute: auch die Notizen werden durchsucht, wenn Sie eine Adresse über die Suche finden wollen.

• Siehe: <Hinzufügen oder Verändern von Notizen> 

OmniFocus

Notizen sind eine großartige Möglichkeit, die Aktionen und Projekte, an denen Sie arbeiten, zu bereichern. Anstatt einen Aktions-Titel mit einer Liste von Anweisungen oder Informationen zu überschütten, können Sie diese Inhalte stattdessen in das Notizfeld einfügen - der Notiztext ist vollständig durchsuchbar, so dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass die Details in einem versteckten Feld verloren gehen.

• Siehe: <Verwendung von Notizen bei Aufgaben und Projekten> 

1Password

Es gibt in 1Password ein eigenes Daten-Format „Sichere Notiz“, in das Sie ganz einfach wichtige, geheime, sensible Texte einfügen können. Aber: Auch jeder andere Eintrag besitzt ein Notizfeld, das auch bei der Suche berücksichtigt wird. Dort können Sie dann zusätzliche Informationen reinschreiben, die für dieses Login wichtig ist. Ausserdem können Sie bei jedem Eintrag zusätzlich Dateien anhängen.

• Siehe: <Verwendung des Notizfelds in 1Password-Einträgen> 

Automatische Erstellung von Notizinhalten

Sobald man sich weitergehend mit Automatisierung, z.B. mit Hilfe von Zapier, beschäftigt, spielen die Notizfelder noch eine größere Rolle. Denn in diesem Fall werden die Inhalte in den Notizfeldern sogar automatisch und dynamisch erzeugt. Beispielsweise können Sie, wenn Sie einen Blogbeitrag erstellt haben, automatisch eine Aufgabe in OmniFocus erstellen, in der im Notizfeld der Link, der Titel, der Introtext und weitere Informationen stehen.

Wenn Sie sich nun diese Einträge mit Hilfe einer Automatisierung wie Zapier erstellen lassen, können Sie automatisch wichtige Informationen für die weitere Benutzung der Aufgabe, des Termins o.Ä. direkt in der Notiz speichern lassen.