Mail-Inbox immer noch zu voll? 4 Gründe, warum E-Mails in Ihrer Inbox hängen bleiben und Lösungsansätze dazu

Vielleicht sind Sie ja bereits (z.B. mit Hilfe der Getting Things Done Methode) auf einem sehr guten Wege, Ihre Mail-Inbox regelmäßig auf Null zu bekommen. Vielleicht aber auch nicht oder sie füllt sich viel zu schnell wieder auf? Dann gibt es ein paar nützliche Strategien, wie Sie Ihre Mail Inbox schneller regelmäßig auf Null bringen. Es hängt alles vom Typ der E-Mail ab.


Darum geht's - TL;DR

  • Die Inbox ist voll und es ist schwer, E-Mails zu sortieren?
  • Es gibt verschiedene Typen von E-Mails, die das Wegsortieren erschweren
  • Von diesen Typen hängt es ab, was Sie mit der E-Mail machen können
  • Es ist wichtig, regelmäßig die Inbox aufzuräumen und sich nicht von unerledigten Mails einschüchtern zu lassen.

Diese Typen von E-Mails machen Ihnen das Wegsortieren schwer

Nicht jede E-Mail ist gleich. Es können folgende Kategorien und Gründe unterschieden werden, warum E-Mails in Ihrer Inbox hängen bleiben.

  1. E-Mails, die eine Sache enthalten, auf die Sie reagieren müssen (antworten oder anrufen) - wann Sie dies machen, steht aber noch nicht fest - solange bleibt die E-Mail in der Inbox hängen.
  2. E-Mails, die einen oder mehrere Links zu Internet-Seiten enthalten, die Sie lesen wollen oder sollen (z.B. Newsletter oder Empfehlungen von anderen). Hier ist es oft so, dass Sie nur ein oder zwei Links interessieren und nur deswegen bleiben so viele solcher E-Mails in der Inbox kleben.
  3. E-Mails, die mehrere Dinge enthalten, auf die Sie reagieren müssen. Diese Dinge haben auch häufig noch ganz unterschiedliche Komplexitätsgrade. Dies ist die verschärfte Variante von 1.
  4. E-Mails, die Informationen enthalten, die Sie später gerne ergänzen würden. Weil Sie nicht wissen, wohin damit, bleibt das auch in der Inbox hängen.

Schritte der Verarbeitung dieser E-Mails

Um die o.g. Gründe des "In der Inbox Kleben-bleibens" zu umgehen, schlage ich die folgenden Strategien vor.

Für 1.: Mails, die eine Antwort erfordern, sollten Sie sofort beantworten, wenn dies sehr schnell erfolgen kann - also wenn es weniger als 2 Minuten dauert. Wenn Sie länger darüber nachdenken wollen, zunächst vielleicht auch einen Rohentwurf schreiben wollen, sollten Sie die Mail an Ihr Aufgabensystem (in meinem Fall OmniFocus) weiterleiten und die Antwort dort formulieren - die Originalmail kann dann wegsortiert werden.

Für 2.: Hier empfehle ich den Einsatz sog. und Read Later System (Instapaper oder Pocket) für den Wissensworkflow. Sie können damit direkt aus der E-Mail heraus nur die Artikel zum späteren Lesen speichern, die Sie wirklich interessieren. Die E-Mail selbst kann dann wegsortiert oder gelöscht werden.

Für 3.: Bei E-Mails die mehrere Aufgaben für Sie enthalten, sollten Sie sich bei jedem Teil fragen, was er für Sie bedeutet, welcher Nächste Schritt damit verbunden ist und ob dies zu einem Projekt für Sie gehört. Dann schreiben Sie dies so in Ihr Aufgabensystem hinein. Am Ende können Sie die E-Mail selbst wiederum wegsortieren.

Für 4.: Für Informationen, die längerfristig aufgehoben werden sollen oder bei denen Sie selbst noch Ergänzungen machen wollen, können Sie z.B. Evernote einsetzen. Sie leiten die E-Mail an Ihre Evernote Adresse weiter und können sie dann löschen oder websortieren.

 

Damit gibt es keinen Grund mehr für Sie, überhaupt eine E-Mail über einen längeren Zeitraum in Ihrer Inbox aufzubewahren.


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