Die Themen Selbstmanagement, Wissensmanagement und Papierloses Büro stehen in einem unmittelbaren, sich gegenseitig fördernden (und leider auch schadenden) Zusammenhang. Ein (annähernd) papierloses Büro kann nur mit der richtigen Methode und den dazu passenden Tools geschafft werden. Es kommt nicht (nur) auf den Scanner, Schredder und ein Tool wie Evernote an, sondern wie man sein Leben und Zeug im Allgemeinen im Griff hat.
Darum geht's - TL;DR
- Selbstmanagement, Wissensmanagement und papierloses Büro sind miteinander verbunden.
- Selbstmanagement hilft dabei, den Papierkram loszuwerden und die Informationen digital zu behalten.
- Wissensmanagement ermöglicht die Speicherung von Informationen als digitale Referenz und den Zugriff von überall.
- Die Umstellung auf ein papierloses Büro erfordert die richtige Ausrüstung und neue Gewohnheiten.
- Ein guter Scanner ist für ein papierloses Büro unerlässlich.
- Die Nutzung von iPad und Pencil kann traditionelles Papier und Stift ersetzen.
- Die digitale Buchführung ist ein wichtiger Aspekt des papierlosen Büros.
- Der Wandel zum papierlosen Büro ist ein Paradigmenwechsel hin zu einer digitalisierten und effizienteren Arbeitswelt.
Die Evolution des Büros: Von Papierbergen zur digitalen Ordnung
Die Vorstellung traditioneller Büros ist oft mit visuellen Eindrücken von Aktenschränken vollgestopft mit Papieren, Schreibtischen, die unter Stapeln von Dokumenten ächzen, und Bücherregalen, die bis zum Rand mit Ordnern gefüllt sind, verbunden. In einer solch materiellen Welt, wo das physische Dokument König ist, besteht die Herausforderung darin, nicht unter der Last der Informationsflut zu ersticken. Selbstmanagement und Wissensmanagement bieten hier Wege, den Papierkram hinter sich zu lassen und dennoch das wertvolle Wissen zu konservieren – diesmal jedoch in digitaler Form.
Selbstmanagement und Papierloses Büro
Wenn der Ausgangspunkt ein Büro voller Papiere ist, loser Blätter auf verschiedenen Flächen oder auch ordentlich in Leitzordnern abgelegt, können Selbst- und Wissensmanagement genutzt werden, um diese Papiere loszuwerden. Die darin enthaltene Information bleibt Ihnen dann in digitaler Form erhalten. 
Selbstmanagement mit Getting Things Done bringt Sie dazu, bei jedem Papier zu fragen:
- Was ist das?
- Ist damit eine Aktion verbunden?
- Was ist die Nächste Aktion?
Passende Artikel dazu:
Legen Sie die daraus entstandene Nächste Aktion in ein sinnvolles Listenmanagement ab -
Das Papier selbst kann danach wegsortiert oder weggeworfen werden.
Wissensmanagement und Papierloses Büro
Oftmals repräsentieren Papiere Informationen, die weniger auf eine direkte Aktion hindeuten, sondern vielmehr als Ressource dienen. In diesen Fällen stellen sich weitere Überlegungen:
- Kann dieses Material als digitale Referenz gespeichert und das physische Pendant entsorgt werden?
Digitalisierungswerkzeuge ermöglichen es uns, Papiere in digitale Formate zu konvertieren, die sie zukunftssicher und zugänglich machen. Persönliche Wissensmanagement-Tools wie Evernote verstärken diesen Ansatz und gestatten den Zugriff auf unser Wissen jederzeit an jedem Ort.
Wenn keine Aktion mit dem Papier verbunden ist, sondern das Papier als „ist interessant für mich“ identifiziert wurde.
Kann es weggeworfen oder wegsortiert (als Referenzmaterial) werden?
In den Fällen, dass das Papier wegsortiert werden kann, sollten Sie es immer vorrangig digitalisieren und dann das Papier selbst wegwerfen.
Nutzen Sie dann ein persönliches Wissensmanagement-Tool wie Evernote, um schnell und von allen Geräten aus auf Ihr Wissen zuzugreifen.
Papierloses Büro - Weitere Maßnahmen und Tools
Die Umstellung auf ein papierloses Büro erscheint vielen als große Herausforderung und erfordert den Willen zur Veränderung. Notwendig ist die richtige Ausrüstung, wie beispielsweise ein leistungsfähiger Scanner, um physische Dokumente effizient in die digitale Welt zu überführen.
Die künftige Vermeidung von Papier erfordert ebenso neue Gewohnheiten. Die Nutzung von iPad und Pencil für handschriftliche Notizen oder Skizzen ist ein kreativer und umweltfreundlicher Ersatz für traditionelles Papier und Stift. Auch die digitale Buchführung ist ein Kernaspekt des papierlosen Büros, der gewährleistet, dass der Papierfluss an seiner Quelle gestoppt wird.
Zusammengefasst ist der Wandel zu einem papierlosen Büro nicht nur ein technischer Umstellungsprozess; es ist ein Paradigmenwechsel, ein Schritt in Richtung einer digitalisierten, nachhaltigen und effizienteren Arbeitswelt. Es ist der philosophische Wandel von der Papierlastigkeit zur digitalen Freiheit.
Ein sehr guter Scanner ist für die Erreichung des papierlosen Büros unbedingt erforderlich.
Um auch kein neues Papier entstehen zu lassen, können Sie für handschriftliche Notizen oder Skizzen auf die Benutzung des iPad mit dem Pencil umsteigen. Auch handschriftliche Kommentare sind damit an Dokumenten sehr bequem möglich.
Abgesehen von o.g. Referenzmaterial spielt Papier vor allem im Zusammenhang mit der Buchführung eine Rolle. Sie können mit geeigneten Maßnahmen Ihr Buchführung komplett papierlos durchführen.
