Mac Business Blog

Eine absolute Notwendigkeit für die optimale Arbeit mit Wissen ist eine konsequente Vorgehensweise bei Bezeichnungen. Denn nur, wenn Sie Ihrem zukünftigen Ich (dem Sucher) einen Vorsprung geben, haben Sie eine Chance, die Informationsflut zu bändigen. Was heisst das konkret? Es geht darum, bei der Eingabe Ihres Wissens (z.B. Dateinamen, Evernote Notizen-Titel, Terminbezeichnungen oder auch 1Password-Einträgen) Regeln einzuhalten. Hier können Textersetzungen sehr nützlich sein.

Worum geht es?

Beim Persönlichen Wissensmanagement geht es nicht nur darum, eine riesige Sammlung an Informationen aufzubauen, sondern Sie auch so aufzubereiten, dass sie für die verschiedenen Ziele des Wissensworkflows sehr gut nutzbar sind.

Dabei spielen Bezeichnungen für Wissen eine wichtige Rolle.

Was sind die Regeln für Bezeichnungen:

Denken Sie dabei immer an Ihr zukünftig suchendes Ich:

  • Struktur: Werden Sie sich klar darüber, was die einzelne Wissenseinheiten für Sie sind und finden Sie eine Struktur in der Bezeichnung, die Sie immer wieder einsetzen.
  • Einheitlichkeit: Gerade für die spätere Nutzung des Wissens (siehe Beispiele unten), ist eine Einheitlichkeit entscheidend. So bringt es überhaupt nichts, wenn Sie für ähnliche Dinge immer wieder neue Bezeichnungen verwenden.
  • Umfänglichkeit: Schreiben Sie so viel in eine Bezeichnung wie nötig, um später bei der Suche nicht lange überlegen zu müssen, welchen Begriff Sie nun bei der Bezeichnung gewählt hatten.

Einheitlichkeit mit Hilfe von Textersetzungen

Wenn Sie Ihre spezifischen Bezeichnungen für verschiedene Wissenselemente identifiziert haben, erfolgt die einfachste und schnellste Eingabeoption über Textersetzungen.

Damit vermeiden Sie konsequent kleine Unterschiede oder Fehler bei der Eingabe der Bezeichnungen.

Beispiel Kalender

Am Beispiel von Kalenderterminen wird dies besonders deutlich. Jeder hat bestimmte Termine, die immer den gleichen Hintergrund haben. Es sind z.B. bestimmte Meetings oder Kundentermine. Es geht dabei nicht um Wiederholungen, sondern individuell neu eingetragene Termine.

Bestimmte Terminarten sollten zum Teil immer gleich lauten. z.B. „Coaching Termin mit Thomas Müller“ wenn Sie einen neuen Termin im Kalender eingeben

Legen Sie den ersten Teil als Textersetzungen an, schreiben Sie dann nur das Textkürzel:

  • ct = „Coaching Termin mit“

Ergänzen Sie es dann um eine spezifische Information, in diesem Fall den Namen des Kunden.

In der Suche ist es dann ein Leichtes, eine schnelle Übersicht all dieser Termine zu erhalten, bei denen „Coaching Termin mit“ steht.

Beispiel Dateinamen

Automatisieren Sie auch die Benennung bei Dateinamen, um eine hohe Konsistenz zu erreichen. Auch das hilft sehr bei der späteren Suche, aber auch beim Sortieren der Dateien.

TextExpander bietet nicht nur die Möglichkeit, Standards für Dateinamen zu definieren (wie bei den Kalendereinträgen), sondern Sie können auch die Datumseingabe im Dateinamen automatisieren. Sie können eine TextExpander-Ersetzung so einrichten, dass Sie anstelle des Datums eine Abkürzung eingeben; TextExpander ersetzt die Abkürzung durch das Datum im Format YYYY-MM-DD. Ich habe TextExpander so eingerichtet, dass bei jeder Eingabe von "edte" das aktuelle Datum eingefügt wird.

Mit diesen Textkürzel halten Sie die o.g. Regeln ein und die Dateinamenerstellung geht sehr schnell.

  • edte = 2019-07-22
  • mp = „Marketing Projekt“

wird zu

  • „2019-07-22 Marketing Projekt.docx“

wenn Sie den Dateinamen ändern.

Hierbei ist es wichtig, dass das Datum vorne im Dateinamen steht, damit eine Sortierung nach Name in der Listendarstellung nach dieser Datumsbezeichnung erfolgt.

Wenn Sie intelligente Suche benutzen, ist eine einheitliche Dateibezeichnung erst recht wichtig:

Ähnlich wie bei den Terminen, finden Sie so zuverlässiger die entsprechenden Dateien.

TextExpander gehört für Mac Business Coaching zu den absoluten Favoriten, wenn es um die Steigerung der eigenen Arbeitsproduktivität geht. TextExpander erweitert Textausschnitte auf längere Textblöcke, Ihre Signatur, Datum/Uhrzeit oder auch Adressen, die Sie immer wieder eingeben. Sie können auch Variablen oder Dinge aus der Zwischenablage in Textersetzungen verwenden, aktuelles Datum und Uhrzeit einfügen uvm.

Lesen Sie hier, warum wir TextExpander für das beste Text-Ersetzungstool halten  (und wie Sie als ClubMitglied sparen) 


Ihr Vorteil als Mac Business Coaching ClubMitglied

Beispiel Evernote

Auch wenn Evernote eine Volltextsuche durchführt, ist eine sehr gute Bezeichnung von Notizen und Notizbüchern sehr sinnvoll für die spätere Suche.

Vor allem, wenn Sie die schnelle Live-Suche mit cmd + J verwenden, bei der sofort die passenden Treffer schon beim Eintippen gezeigt werden.

Aber auch hier ist es für die intelligente Suchabspeicherung sehr wichtig, konsistente Bezeichnungen zu finden.

Beispiel OmniFocus

Auch in OmniFocus ist manchmal eine Suche über alle Inhalte sinnvoll, wenn Sie eine Aufgabe oder ein Projekt schnell aufrufen wollen.

In einem solchen Fall könnten Sie für häufig wiederkehrende, ähnliche Aufgaben, eine einheitliche Bezeichnung definieren und diese in TextExpander speichern.

Beispiel:

ap = „Arbeit prüfen von“

Dahinter kommt dann der Name des Kunden. In der Suche werden Sie dann zuverlässig alle aktuellen Aufgaben für diesen Aufgabentyp finden.

Beispiel 1Password

Bei der richtigen Bezeichnung von 1Password-Einträgen kommt es nicht unbedingt auf eine Einheitlichkeit an. Hier ist es wichtiger, dass Sie möglichst viele Begriffe in den Titel schreiben, der für diesen Eintrag wichtig ist.

Über die Suche finden Sie dann den Eintrag auch dann, wenn Ihnen nicht genau der Name der Website einfällt.

Beispiele:

  • Statt „Durstexpress“
  • Besser „Durstexpress Getränke Flaschen Pfand Lieferung“

So kann man in der 1Password-Suche schnell den Treffer finden, auch wenn einem der Name des Getränkelieferdienstes gerade nicht einfällt.

Auch ist dies besser für die Such-Kombination von 1Password und LaunchBar.

Andere Beispiele

Die Regeln gelten natürlich auch in vielen anderen Themenfeldern und Dateneingabe-Situationen.

  • CRM/ERP/Kundenmanagementsystem, z.B. für Wiedervorlagen
  • E-Mail-Betreff
  • Elemente im Projektmanagement

Überall, wo es darum geht, zu einem späteren Zeitpunkt eine bessere Suche nach diesen Wissens-Elementen zu ermöglichen.

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