Mac Business Blog

Schreiben Sie sich Dinge auf, um die Basis für Konzepte zu erhalten, Checklisten zu erstellen oder Übersichten in Tabellen zu haben? Für die eigene Wissensverarbeitung ist eine Notizen-basierte Funktion auf allen Endgeräten eine wichtige Voraussetzung. Evernote ist natürlich die primäre Notizenverwaltung, die Mac Business Coaching empfiehlt. Allerdings habe ich bisher auch in Dropbox einzelne Dateien gespeichert, um z.B. eine Übersicht in einem Dokument zu haben, direkt bei den dazugehörigen Dokumenten. Häufig wird dafür Word oder Excel verwendet, aber Dropbox selbst hat mit Paper eine hervorragende Notizenlösung geschaffen.

Word, Google Docs oder Evernote für Notizen

Word Dokumente und Google Docs sind seit langem sehr beliebt, um Notizen zu schreiben. Für die meisten Anwendungen solcher Notizen sind diese Programme mit bei weitem zu umfangreichen Funktionen ausgestattet. Die Anforderungen an Notizen sind andere, so sind Sie auch nicht an ausdruckbare A4-Seiten gebunden, wenn Sie mit Notizen arbeiten.

Technisch gesehen können Sie in einem Word oder Google Doc Notizen schreiben. Da deren grundlegende Annahme ist, dass Sie Ihre Arbeit auf der gedruckten Seite präsentieren werden, hat es immer einen Hauch von "Desktop Publishing" bewahrt.

Google Docs ist für viele die erste Adresse, um Dokumente zu schreiben. Es hat viele Vorteile, und da es für die Ausführung in einem Browser entwickelt wurde, fühlt es sich viel moderner und nützlicher als das behäbige Word an. Ausserdem ist die gleichzeitige Zusammenarbeit in einem Google Doc eine der besten Erfahrungen moderner Computer-Arbeit.

Aber die gleiche Einschränkung bleibt: die gedruckte Seite. Es ist immer noch in erster Linie für das Layout von A4-großen Dokumenten gedacht. Auch sind Word und Google Docs nicht so designt, dass man mit Spaß darin arbeitet. Schöne, große Schrift, direkt beim Start des Schreibens, ist eine gute Voraussetzung, um gerne Notizen zu erstellen und täglich damit zu arbeiten.

Evernote Notizen sind bereits stark auf diese Art des Arbeitens ausgerichtet. 

Aber was ist, wenn Sie ähnliche Notizen in Ihrer Dropbox nutzen wollen. Das geht mit Dropbox Paper nun auch.

Dropbox Paper

Dropbox hat mit Paper eine hervorragende Möglichkeit für die Einbindung einzelner Notizen in Ihre Drobox-Struktur geschaffen. Das Ergebnis ist eine Einfachheit für den Einstieg und die tägliche Nutzung, die hinter einem tiefen und reichhaltigen Funktionsumfang steckt.

Das Design ist sehr ansprechend und Sie können in einem Paper sehr viele Funktionen integrieren, werden aber nicht dazu gedrängt.

Einfach Losschreiben und Inhalte erstellen - mit Markdown

Sie können ein neues Paper in jedem Ordner in Dropbox erstellen - allerdings nur in der Dropbox App oder in der Online-Version von Dropbox.

Vergeben Sie einen Titel und schreiben einfach los.

 

Paper gibt Ihnen direkt beim Einfügen des Cursors verschiedene Funktionen.

 

Sie können aber auch in der vereinfachten Skriptsprache Markdown schreiben. Es setzt voraus, dass Sie mit dem Schreiben in Markdown zurechtkommen, was heutzutage häufig vorkommt, selbst wenn Sie sich nicht bewusst sind, dass Sie es verwenden.

Sie müssen sich die Markdown-Befehle nicht alle sofort merken, es gibt ein Cheat-Sheet, das von jedem Paper-Dokument aus aufgerufen werden kann.

Klicken Sie auf das Tastatur-Symbol:

An der Seite erscheint eine Übersicht der Shortcuts und Markdown-Befehle, die Sie verwenden können.

Andere Informations-Typen direkt in einem Paper einbetten

Ein Paper ist sehr einbettungs- und Drag-and-Drop-freundlich.

Sie können :

  • Bilder einfügen
  • PDF Dokumente einfügen (diese werden Seite für Seite angezeigt)
  • Papers miteinander verbinden
  • Links zu Dokumenten einfügen
  • Links zu Websites ausserhalb von Dropbox erstellen

Medien und eingebettete Inhalte werden gut gehandhabt. Wenn Sie mehrere Bilder nacheinander einfügen, bilden sie eine Galerie. Wenn Sie auf ein Bild klicken, wird es bildschirmfüllend angezeigt, und Sie können schnell durch alle Bilder blättern. Kommentare funktionieren gut bei Bildern und geben Ihnen die Möglichkeit, einen oder mehrere bestimmte Bereiche eines Bildes oder das Bild insgesamt zu kommentieren.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Ähnlich wie bei Konkurrenzprodukten können Sie Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten, und es funktioniert auf allen Geräten. Das ist in der heutigen Zeit eine Selbstverständlichkeit, aber Paper macht das sehr gut. Sie können benachrichtigt werden, wenn jemand Ihr Dokument liest, wer es sich ansieht, während Sie es lesen, und natürlich, an welchem Teil des Dokuments er gerade arbeitet.

Ausserdem erhalten Sie E-Mails mit Änderungen an dem jeweiligen Paper.

Aufgaben und ToDos, zugewiesen, diskutiert und sortierbar

Eine ähnliche Funktion ist das Verknüpfen mit Ihren anderen Dokumenten mit einem +-Präfix.

Wenn Sie anfangen zu tippen, werden bestehende Papers angezeigt und Sie können einen auswählen. Wenn es noch keinen gibt, können Sie direkt ein neues erstellen.

Eine weitere Lieblingsfunktion ist, dass es intelligent mit Listen umgehen kann und Ihnen erlaubt, diese zu sortieren. Wenn Sie also eine Reihe aufgezählter oder nummerierter Elemente oder eine Reihe von Aufgaben-Kontrollkästchen haben, können Sie diese einfach verschieben und es wird aktualisiert. Es versteht auch die üblichen Tastaturbefehle TAB und Shift-TAB, um Listenelemente ein- und auszurücken, was es sehr gut für das schnelle Notieren von Ideen macht. Dies funktioniert auch mit Kontrollkästchen.

Papers überall und mit vielen Inhaltsfunktionen

Anfangs waren Papers in einer ganz eigenen Struktur, komplett separat von Ihren anderen Inhalten in Dropbox. Sie konnten unter paper.dropbox.com aufgerufen werden. Das war sehr vergleichbar mit einer Art Evernote-Datenbank. 

Viel sinnvoller ist aber die Nutzung von Papers innerhalb von Ordnern, direkt dort, wo Sie Ihre Dokumente abgelegt haben.

In Ihrer Dropbox sollte es ein Dokument „Die ersten Schritte mit Dropbox Paper“ geben, das die verschiedenen Möglichkeiten von Paper erklärt.

Die einzelnen Dropbox Paper Dokumente sind sowohl aus dem Finder heraus als auch in der Online- und App-Version von Dropbox erreichbar. Neue Paper können Sie aber nicht aus dem Finder heraus, nur aus der Online- und App-Version von Dropbox erstellen.

 

Über Mac Business Coaching

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